Электронные трудовые книжки: сроки перехода и требования к работодателям

Одним из законопроектов предусмотрена возможность ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде (сведения о работнике, выполняемой работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении, основаниях прекращения трудового договора). Эти данные работодатели будут отправлять в информационную систему ПФР.

Работникам обеспечат несколько возможностей для получения информации о свой трудовой деятельности на бумаге или в электронном виде:

• по последнему месту работы;
• в МФЦ;
• в ПФР;
• на портале госуслуг.

Сроки перехода на электронные трудовые книжки

С 1 января 2021 года бумажные трудовые книжки нужно будет вести только для работников, которые успеют до конца 2020 года подать соответствующее письменное заявление. Всех остальных сотрудников переведут на электронный формат ведения трудовых, работодатель выдаст им бумажный документ на руки, так как будет освобожден от ответственности за его хранение.

Сотрудникам, поступающим на работу впервые, трудовую книжку оформлять не придется — все сведения будут вноситься в электронном виде.

Обязанность представления сведений в ПФР и сроки

С 1 января 2020 года для работодателя будет действовать обязанность представлять сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц в информационную систему ПФР. В связи с этим индивидуальный лицевой счет пополнится разделом «Сведения о трудовой деятельности», где предусмотрены данные о месте работы, должности, периоде работы и т.д.

Сведения о трудовой деятельности работодателю придется представлять ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. С 1 января 2021 года такая информация в случаях приема на работу или увольнения должна отправляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема или увольнения.

Ответственность за непредставление сведений в ПФР

Законопроект предлагает наделить ПФР полномочием по передаче информации о правонарушениях в Роструд через единую систему межведомственного электронного взаимодействия. Под правонарушением подразумевается несоблюдение сроков по представлению сведений, передача неполной или недостоверной информации о трудовой деятельности работника.

За неоднократное нарушение сроков (два и более раза в течение года) работодателю грозит административная ответственность в виде предупреждения. Соответствующие изменения будут внесены в КоАП.

Зачем нужен переход на электронные трудовые?

Идея поэтапного введения электронных трудовых книжек в России была одобрена Кабинетом министров 28 июня 2018 года на заседании правительства. Тогда отмечалось, что введение электронной трудовой книжки подразумевает не просто перевод документа из бумажного в электронный формат, а создание базы данных, где будет храниться информация обо всей трудовой деятельности человека.

У бумажной трудовой есть ряд недостатков: ее можно потерять или подделать, восстанавливать трудовой стаж с такой книжкой очень сложно. В то же время электронная трудовая обеспечит сохранность персональных данных в Пенсионном фонде, сократит издержки работодателя и работника при трудоустройстве за счет удобства и скорости получения информации, а также упростит процедуру трудоустройства удаленных работников.

Читайте также: Начинается официальный переход на электронные трудовые книжки

Созданная база данных исключит необходимость предоставления сведений о трудовой деятельности и стаже при обращении за госуслугами. Чиновники обещают, что затраты работодателей на кадровое делопроизводство благодаря реализации проекта уменьшатся.

Подготовка законопроекта об электронной трудовой книжке была включена в первый этап проработки темы электронного кадрового документооборота в России.