Функционал систем управления проектами: нужен ли большой инструментарий
Нужно ли большое количество инструментов управления проектом небольшой компании? Какие есть альтернативы онлайн-системам управления?
Обширный инструментарий. А оно нам надо?
Когда есть любой нужный инструмент, это шикарно. Хочу – воспользуюсь отверткой, хочу – возьму шуруповерт. Но вся прелесть обладания обширным набором пропадает, если вы не нуждаетесь в профессиональном инструменте или попросту не можете найти его в таком хаосе:
Обширный инструментарий, конечно, помогает в сложных проектах. При исполнении простой задачи лишний функционал только помешает
То же самое происходит в виртуальном пространстве. Давайте вместе посмотрим, как оптимально решить задачу управления проектами в малом и среднем бизнесе.
Вариант 1. Давайте внедрим большую систему: лишний инструмент не помешает!
Лишний инструмент на то и лишний, что он будет мешать. Как показывает практика, компании малого и среднего бизнеса просто не пользуются всем функционалом системы управления, если он предусматривает слишком много возможностей. Если у вас небольшое предприятие, вы столкнетесь с двумя проблемами больших «серьезных» систем:
- их очень сложно внедрять. Сотрудников, незнакомых с виртуальными инструментами, точно напугает их обилие, и пользоваться ими будут крайне неохотно;
- они банально дороже простых – с ограниченным функционалом.
Вариант 2. Тогда, может, обойдемся блокнотиком?
В одном блокноте «заблудиться», конечно, сложно. Правда, и обойтись им можно только тогда, когда в компании работают максимум 2 человека: если есть более сложная иерархия подчинения и более сложная система делегирования задач, чем «сделай это», исписанным листком не обойдешься. Почти в любом проекте есть этапы, и их исполнение следует контролировать в режиме онлайн.
А потом, ну как вы прикрепите к блокноту нужный электронный файл или установите «напоминалку»?.. Назревает другое решение.
Вариант 3. Можно «собрать» систему самому: из электронной почты, пакета MS Office и общего жесткого диска
На каком-то этапе в начале своего развития любая фирма, которая еще не определилась с тем, какой функционал ей нужен от системы управления, поступает именно так. И хорошо, если она использует облачную, а не обычную телефонию устаревшего типа.
Кстати, часто именно удобство использования SaaS-технологий подсказывает руководителям, что и остальные данные (а не только номера и записи разговоров) можно перенести в облако.
Достоинство у такой манеры работать, несомненно, есть: вы сами «затачиваете» ее под себя – подбираете мессенджер, раскладываете файлы по папкам так, как вам понравится… Но недостатков у нее все же больше.
- Найти нужное письмо частенько довольно сложно: где это вы переписывались с клиентом? В Skype или по электронной почте? И как теперь найти это сообщение?
Файл Excel, если в нем содержится большой объем информации и работает много пользователей, сворачивается и не хочет работать. Вот так:
Если в работу с Excel вовлечено сразу несколько сотрудников, он будет «тормозить» и делать дубли
- Общий жесткий диск не решает задачу единого информационного поля: с его помощью сотрудники могут обмениваться файлами, а вот комментарии к ним придется делать устно или с помощью мессенджера.
Хорошее решение для некрупных компаний – простая и доступная по цене система онлайн-планирования: недорогая, несложная в отношении функционала и с приятным интерфейсом – такая, как TeamBridge. В пробный период вы не платите ничего за ее использование: просто смотрите, подойдет ли она вам и вашим сотрудникам.
