Проверки в кадровой службе: кого ждать «в гости» в 2012 году?
В каком случае работодатель может попасть под проверку ФСС?
Например, если он часто корректирует расчеты по страховым взносам.
Будет ли ГИТ проверять аттестацию каждого рабочего места?
Да, будет.
Обратит ли ПФР внимание на кадровые документы, проверяя факт уплаты страховых взносов?
Да, обратит (например на трудовой договор работника, приказ о выплате премии и т. д.).
Чего ждать от проверок в 2012 году?
В 2012 году работодателей ждет несколько нововведений, касающихся проверок. Например, Пенсионный фонд РФ и Фонд социального страхования РФ в первую очередь проверят те организации, численность работников которых не меняется при снижающихся страховых взносах.
С 1 июля 2012 года1 Государственная инспекция труда будет проверять не только, провели вы аттестацию рабочих мест или нет, но и насколько качественно вы это сделали. Для этого проверяющий может запросить у вас трудовые договоры с работниками, локальные акты организации о гарантиях безопасных условий труда, поименные списки сотрудников, которым положены те или иные компенсации, а также карты аттестации рабочих мест по условиям труда и т. д.
Это также касается и ФСС, поскольку размер скидок и надбавок по взносам будет зависеть в том числе и от аттестации. Поэтому фонд может даже выступить инициатором такой проверки со стороны ГИТ (подробнее о том, кто и что может проверить, в таблице на стр. 44).
Кто и что проверяет?
|
Кто проверяет |
Что проверяет |
Какие документы проверят |
| Пенсионный фонд РФ |
– Правильно ли работодатель исчисляет страховые взносы; – своевременно ли работодатель уплачивает взносы; – достоверно ли работодатель представляет сведения о стаже и заработке работников для целей персонифицированного учета и др. |
– Устав организации; – трудовые и гражданско-правовые договоры; – коллективные договоры; – личные карточки работников; – приказы (например о выплате премии); – акты выполненных работ, платежные поручения; – информацию о страховых свидетельствах государственного пенсионного страхования; – поименные списки работников, имеющих право на досрочную пенсию; – расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам; – индивидуальные лицевые счета работников и др. |
|
Фонд социального страхования РФ |
– Правильно ли заполнены листки нетрудоспособности, по которым работникам начислили пособия; – правильно ли рассчитан страховой стаж сотрудников; – совпадает ли время отсутствия сотрудника, указанное в табеле учета рабочего времени, с периодом нетрудоспособности; – соответствуют ли поданные сведения результатам аттестации рабочих мест и проведенным обязательным медосмотрам работников |
– Устав; – коллективный договор; – штатное расписание; – положение об оплате труда; – приказы о выплате заработной платы и других вознаграждений; – трудовые договоры с работниками; – расчетные ведомости; – копии платежных документов, подтверждающих уплату в фонд страховых взносов; – заверенные копии документов, подтверждающих правильное расходование денежных средств (например, листки нетрудоспособности) и др. |
|
Государственная инспекция труда |
– Соблюдает ли работодатель требования трудового законодательства в отношении своих сотрудников; – правильно ли работодатель расследует и учитывает несчастные случаи на производстве; – соблюдает ли работодатель требования по охране труда |
– Устав организации; – коллективный договор; – штатное расписание; – положение об оплате труда; – правила внутреннего трудового распорядка; – правила и инструкции по охране труда; – положение о порядке обработки персональных данных; – ведомости выплаты заработной платы; – расчетные листки; – приказы и основания к ним; – график отпусков; – трудовые договоры; – трудовые книжки; – приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них; – личные карточки работников; – табели учета рабочего времени и др. |
|
Федеральная миграционная служба РФ |
– Соблюдает ли работодатель требования миграционного учета; – соблюдает ли организация ограничения на допустимую долю иностранных работников; – уведомил ли работодатель уполномоченные органы власти о приеме на работу иностранцев |
– Устав организации; – трудовые и гражданско-правовые договоры; – разрешение на работу; – документ, подтверждающий уведомление ФМС о привлечении к работе иностранных граждан; – документ, подтверждающий право работников на законное пребывание на территории России и др. |
|
Прокуратура |
– Не нарушает ли организация трудовые права сотрудников; – соблюдает ли работодатель требования о работе с персональными данными; – не нарушает ли работодатель права несовершеннолетних сотрудников |
– Устав организации; – трудовые и гражданско-правовые договоры; – должностные инструкции; – приказы (например о назначении на должность); – положение об оплате труда; – правила внутреннего трудового распорядка; – правила и инструкции по охране труда; – положение о порядке обработки персональных данных и др. |
Документы в тему кадровых проверок 2012 - таблица
Чтобы подготовиться к проверке, нужно сначала разобраться, на чем же будут акцентировать свое внимание проверяющие органы.
Например, проводя выездные проверки, ПФР обратит внимание на:
- факт уплаты работодателем страховых взносов;
- поименные перечни и списки сотрудников в тех организациях, работа в которых дает право на назначение досрочной пенсии по старости2;
- адрес регистрации работника (чтобы убедиться, что извещение о состоянии индивидуального лицевого счета направили надлежащему лицу).
Совет
Перед проверкой ПФР постарайтесь уточнить, все ли данные за отчетный период отражены на индивидуальных лицевых счетах работников.
ФСС в первую очередь сосредоточит свое внимание на проверке больничных листов. Например, фонд будет проверять у работодателей:
- листки нетрудоспособности, выписанные на длительный срок (свыше 15 дней);
- указанный в больничном период нетрудоспособности (соответствует ли он периоду, обозначенному в табеле учета рабочего времени);
- правильно ли рассчитано пособие по временной нетрудоспособности.
А вот ГИТ, явившись с проверкой к работодателю, прежде всего обратит внимание, есть ли у организации нарушения, связанные с:
- оплатой труда работников;
- обеспечением безопасности и условий труда сотрудников организации;
- предоставлением гарантий и компенсаций беременным женщинам, работникам в возрасте до 18 лет, инвалидам и иным категориям работников.
Таким образом, перед визитом ГИТ проверьте, соблюдает ли ваша компания условие о МРОТ (по Москве он составляет с 1 января 2012 года 11 300 руб., а с 1 июля 2012 года – 11 700 руб.3), проведена ли аттестация рабочих мест (каждое рабочее место нужно аттестовать не реже одного раза в пять лет4). И не забывайте, что любое нарушение трудового права со стороны работодателя – это в некотором роде «приглашение» для инспектора.
А ФМС, как и прежде, будут интересовать наличие и подлинность документов, касающихся иностранных работников. Кроме того, миграционная служба обязательно проверит, есть ли у организации разрешение на привлечение и использование таких сотрудников.
Теперь остановимся на общих рекомендациях, соблюдая которые можно снизить риск неблагоприятного результата проверок.
Внимание!
Не забывайте о том, что вы имеете право обжаловать предписание, если не согласны с ним
Во-вторых, приведите их в соответствие с требованиями закона и исправьте в них ошибки (если они есть).
В-третьих, вспомните основные права и обязанности проверяющих (таблица на стр. 47). Это позволит вам пресечь возможные нарушения с их стороны, а также защитить интересы своей компании.
Основные права и обязанности проверяющих - смотреть
Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:
Татьяна БАНДЮК,
заместитель начальника Главного управления Пенсионного фонда по г. Москве и Московской области № 3 (Москва):
– Перед проверкой ПФР вам обязательно нужно уточнить, все ли документы составлены правильно. Например, посмотреть, какие данные отражены на индивидуальных лицевых счетах работников, какой адрес регистрации они указали и сообщили ли в срок о том, что их анкетные данные изменились, правильно ли составлены поименные перечни и списки сотрудников, имеющих право на досрочную пенсию, и т. д.
Екатерина БРЕЕВА,
заместитель начальника правового отдела Московского регионального отделения ФСС России (Москва):
– Готовясь к визиту ФСС, посмотрите еще раз, правильно ли оформлены листки нетрудоспособности сотрудников. Если вы нашли ошибку, больничный лучше заменить еще до начала проверки. Но листки нетрудоспособности нового образца, имеющие только технические недочеты, менять не следует (письмо ФСС от 30 сентября 2011 г. № 14-03-11/15-11575).
Ирина АКШОНОВА,
государственный инспектор труда по правовым вопросам Государственной инспекции труда в г. Москве (Москва):
– До того как к вам пожалует инспектор из ГИТ, проверьте, не нарушает ли ваша компания трудовые права работников. Соблюдается ли условие о минимальной оплате труда, проведена ли аттестация рабочих мест, предоставлены ли беременным сотрудницам соответствующие гарантии и компенсации и др.