Как перестроиться на новый порядок работы с НДС
Что предпринять в первую очередь для успешной сдачи декларации.
Подготовку к сдаче новой декларации по НДС стоит начать заранее. В ней есть сведения о каждом счете-фактуре. Это значит, что она будет гораздо объемнее. Инспекторы автоматически будут находить расхождения между данными продавцов и покупателей. Чтобы этого избежать, надо завершить несколько важных дел.
Обновить бухгалтерскую программу. Подготовить вручную приложения к декларации не получится из-за огромного объема. Поэтому до апреля надо обновить программу, в которой компания ведет учет. Если фирма все же заполняет файлы в Excel, то потребуется специальный конвертор, который переводит информацию в нужный формат. Такие конверторы есть у операторов связи (например, у «СКБ-Контур»), через которых фирма отправляет отчетность в налоговую инспекцию.
Проверить ресурсы компьютера. В новой форме декларации надо заполнить сведения о каждом исходящем и входящем счете-фактуре: номер, дату, сумму покупок (продаж) и налога, ИНН/КПП продавца (покупателя) и т.д. У крупных компаний это миллионы записей. Из-за этого файл со всеми приложениями может быть огромным, примерно как фильм в хорошем качестве. Перед тем как попасть в инспекцию, отчет проходит сначала до сервера оператора, а затем от оператора до сервера налоговиков. За первый этап отвечает компания. Чтобы не было накладок, интернет-канал самой компании должен обладать достаточной пропускной способностью. Этот вопрос стоит решить с системным администратором, чтобы он заранее проверил скорость, попробовал загрузить файл большого объема (2–8 Gb). Проверить скорость Интернета можно и самостоятельно на сайте: 2ip.ru/speed/. Надо нажать на кнопку запуска теста и подождать несколько минут. Сайт сделает подсчет и выдаст данные о скорости связи. Например, при скорости 1 Mbs файл объемом 1 Gb будет отправляться несколько часов.
Избавиться от дублей в программе. Как правило, справочники контрагентов в компаниях достигают тысячи наименований. И по некоторым поставщикам могут быть продублированы сведения. Например, когда названия контрагентов одинаковые, а по ошибке заполнены разные ИНН. Может случиться, что в компанию поступает счет-фактура без ошибок, а бухгалтер при вводе документа выберет контрагента с таким же названием, но с неверным ИНН. Если сведения с ошибкой попадут в инспекцию, то контролеры потребуют пояснения, ведь такой фирмы не будет в их базе. Чтобы в декларации верно отразить сведения, нужно проверить все записи и удалить дубли. Кроме того, стоит проверить, правильно ли у всех других контрагентов заполнены реквизиты: названия, ИНН и КПП. При любых нестыковках фискалы начнут требовать пояснения.
Проверить статус контрагентов на сайте ФНС. На сайте npchk.nalog.ru помещен сервис, который позволяет проверить, был ли контрагент зарегистрирован в ЕГРЮЛ на момент сделки. Этим же ресурсом воспользуются чиновники при проверке декларации. Если делового партнера не будет в реестре, то вычет снимут.
Поэтому компаниям стоит самим проверить контрагентов. Для этого достаточно знать ИНН – обязательное поле в сервисе. Можно заполнить также КПП и дату счета-фактуры (в формате ДД.ММ.ГГГГ). Тогда компания получит сведения о том, существовал ли контрагент в интервале 6 дней до и после сделки. В сервисе можно проверить одновременно сразу нескольких контрагентов, но не более 10 тысяч. Причем проверить можно как компании, так и предпринимателей. Для этого надо нажать ссылку «Проверить список контрагентов». А затем ввести сведения через пробел или запятую: ИНН, КПП (для компаний) и дату сделки.
Организовать сверку. В декларации инспекторы будут сравнивать вычеты НДС с базой поставщиков по каждому счету-фактуре. Программа покажет счета-фактуры, по которым вычеты заявлены, однако поставщик не исчислил НДС. Но возможна ситуация, когда поставщик выставил счет-фактуру компании с одним номером, а потом у себя его ошибочно поменял. Не исключена и случайность, когда поставщик неверно отразил отгрузку у себя в учете. Поэтому по итогам квартала стоит организовать сверку с поставщиками. Основная ее цель – выверить номера документов и суммы по ним. Сверка позволит выявить и те операции, по которым компания еще не заявила вычеты. Ведь теперь кодекс прямо разрешает перенести старые вычеты, если с даты постановки товара на учет не прошло 3 года (п. 1 ст. 171 НК РФ).
Разработать сводную справку. Фирма вправе не составлять счета-фактуры в адрес освобожденных от НДС контрагентов, для чего достаточно включить это условие в соглашение сторон. Чтобы сократить объем будущей декларации, ФНС РФ разрешила составлять по таким операциям за месяц сводную бухгалтерскую справку-расчет и регистрировать ее в книге продаж (письмо от 29.01.2015 № ЕД-4-15/1066). Унифицированной формы нет, так что компания может разработать ее сама. В документе стоит записать даты отгрузки, наименование покупателей, товара, его стоимость, сумму без НДС, налог и итоговую цену. Тогда в декларацию попадут только итоговые цифры, а вместо наименования покупателей можно поставить прочерки (информацию подтвердили в ФНС РФ).
В заключение приведем ответ Евгения Артемьева, советника государственной гражданской службы РФ 3-го класса на вопрос, как заполнить раздел 7 новой декларации по НДС.
Дело в том, что в обновленной книге продаж отсутствуют данные о не облагаемых НДС операциях (такие, как в гр. 9 прежней формы книги). Значит, заполнять раздел 7 надо на основании сведений бухучета или отдельного регистра. Тот факт, что этих данных нет в книге продаж, не освобождает предприятие от раздельного учета облагаемых и необлагаемых операций.
При этом оштрафовать компанию за незаполнение указанного раздела контролеры не вправе, например, если компания начисляет проценты по выданному займу. Ведь сведения в нем не влияют на сумму исчисленного налога. Но здесь нарушается порядок заполнения декларации, и инспекторы могут потребовать пояснения, почему доходы по налогу на прибыль не сходятся с выручкой в декларации по НДС.
Людмила Хроколо, эксперт «УНП»
Источник: «Учет. Налоги. Право» № 6, 10–16.02.2015