Лайфхаки, как сэкономить при переходе на онлайн-кассы
Чего ждать по онлайн-кассам в 2018 году? Читайте наш обзор: с советами, как работать с онлайн-кассами с наименьшими потерями денег и нервов.
И еще расскажем, как выбрать аппарат, получить за покупку вычет и не ошибиться с кассовым софтом.
Этот обзор мы сделали совместно с нашими партнерами из LiteBox.
Смелый законопроект по онлайн-кассам
На днях всех шокировала новость по новый проект по изменению закона № 54-ФЗ.
Если вкратце, то при безналичных выплатах надо будет применять ККТ.
Поправки заставят не только применять ККТ при получении безналичного платежа от физлица, но еще и обяжут применять кассовую технику при выплатах. И при зарплате на карту тоже.
Этот законопроект, скорее всего, примут. Его разработчики — группа депутатов во главе с Андреем Макаровым (председателем Комитета по бюджету и налогам).
Кто в итоге получил отсрочку
Один из самых частых вопросов, который задают у нас на форуме и в комментариях на сайте: должен ли в 2018-м году ИП применять онлайн-кассу. Об отсрочке заговорили еще летом. Ее обещал Президент.
Отсрочку в итоге действительно дали.
До 1 июля 2019 года могут не применять ККТ:
- организации при осуществлении видов деятельности, облагающихся ЕНВД (кроме розничной торговли и общественного питания);
- ИП на вмененке или ПСН (кроме розничной торговли и общественного питания);
- ИП без наёмных работников, применяющим ЕНВД и ПСН по рознице и общепиту. Если такой ИП заключит трудовой договор с работником, он обязан в течение 30 календарных дней после этого зарегистрировать ККТ;
- ИП, торгующие с использованием торговых автоматов, если они не имеют работников;
- организации и ИП, оказывающие услуги населению и применяющие бланки строгой отчетности (БСО). Однако организации и ИП, имеющие работников и оказывающих услуги общественного питания, могут не применять ККТ только до 1 июля 2018 года.
Как предпринимателям сэкономить на покупке онлайн-касс
Сделайте три продуманных шага:
1. Купите «железо», подходящее вашему бизнесу;
2. Получите за ККТ вычет;
3. Выберите недорогой, но функциональный софт.
Давайте по пунктам.
Шаг 1. Выбираем «железо»
Сейчас в реестре ФНС России 112 моделей ККТ.
Как выбрать из них нужную вам?
Есть несколько важных критериев:
- Пропускная способность: количество чеков, выдаваемых ККТ в минуту.
- Стационарный или мобильный режим использования. Мобильная касса удобна при выездной торговле.
- Объем памяти: ограничение по количеству наименований товаров и обработки платежей.
- УТМ-модуль. Для организаций, торгующих алкоголем, необходимо устанавливать дополнительный модуль, поддерживающий ЕГАИС, либо приобретать кассы уже со встроенным модулем. Также касса должна поддерживать работу 2D сканера для считывания акцизных марок.
- Способ подключения к интернету: Ethternet кабель, Wi-Fi или встроенный модем, USB.
- Удобство управления: сенсорные или «кнопочные» кассы.
Если нужны минимальные функции, можно купить аппарат тысяч за 10. «Полный фарш» обойдется в районе 80 000 рублей.
И еще стали продавать готовые комплекты «железа», где уже все установлено.
Шаг 2. Получаем вычет за онлайн-ККТ
С 1 января 2018 года предприниматели смогут получить .
Вычет — 18 000 руб. за приобретение кассы. В них входят затраты на покупку кассы, фискального накопителя, необходимого ПО, выполнение сопутствующих работ и оказание услуг (например, услуг по настройке ККТ).
Условия:
- могут воспользоваться ИП на вмененке и ПСН;
- купленная ККТ должна быть в реестре ФНС;
- касса должна быть зарегистрирована в период с 01.02.2017 по 01.07.2019 (для ИП, занимающихся розничной торговлей и оказанием услуг общепита и имеющих наемных работников, в период с 01.02.2017 по 01.07.2018).
Шаг 3. Выбираем программу для онлайн-кассы
А как выбрать правильный софт?
Вот самые важные моменты:
- сравните функциональные возможности и интеграцию с кассовым оборудованием;
- оцените возможность взаимодействия с внешними бухгалтерскими и учетными системами;
- проверьте наличие систематического обновления программы в соответствии с 54-ФЗ, 171-ФЗ (ЕГАИС) и другими законами, регулирующими торговую деятельность;
- протестируйте службу технической поддержки;
- учитывайте стоимость. Хорошо, если базовый функционал софта предоставляют бесплатно.
Мы прошерстили предложения, чтобы узнать, кто так делает. Например, кассовое приложение LiteBox — бесплатно, товароучетная система за 500 рублей в месяц. Это самая низкая цена на рынке. В нее входит круглосуточная поддержка и большой функционал. И даже менее функциональные аналоги стоят дороже.
Какой функционал программы для онлайн-кассы — передовой и действительно нужный:
— специальные возможности при продаже и оплате товара;
Отлично, если в софте реализованы функции по продажам со свободной ценой, смешанные и отложенные чеки, работа с заказами, избранным и весовым товаром.
— возможность скачать приложение на гаджеты (хорошо, если скачать можно бесплатно);
— работа на разных операционных системах;
— работа без фискального регистратора (демо-режим);
— временная блокировка кассы;
— обмен данными с 1С и онлайн-бухгалтериями;
— поддержка ЕГАИС;
— работа с дополнительным оборудованием;
— интеграция с «Ecwid», «Эвотор», «Дримкасс» и «UDS Game»
— аналитика продаж, кассовых операций и функции по ценообразованию;
— реализация программ лояльности для покупателей;
— складской учет и проведение инвентаризации.
Недорого софта на рынке немало. Важно понимать, что именно предлагают.
Просто дешево купить — мало. Надо, чтобы после покупки поставщик софта предоставлял адекватную техподдержку.
И еще. Кто-то техподдержку предлагает за отдельную плату или только с 9 до 18-ти. Есть варианты, когда за 500 руб. в месяц можно получить не только софт, но и круглосуточную техподдержку.
Сбои в работе онлайн-касс
Нельзя обойти тему массового сбоя в работе онлайн-касс. 20 декабря в стране произошел . Начали отключаться фискальные регистраторы при полностью исправном оборудовании.
Неполадку быстро ликвидировали. А налоговики в тот же день экстренно :
«В таких обстоятельствах пользователи ККТ не привлекаются к административной ответственности, так как в соответствии частями 1 и 4 статьи 1.5 КоАП РФ вины пользователей за неприменение контрольно-кассовой техники, в том числе при реализации алкоголя, нет».
До того, как налоговики выступили с этим заявлением, владельцы касс успели изрядно попаниковать. Вот почему так важно иметь нормальную техподдержку.
Мы взяли комментарий у генерального директора LiteBox Романа Арифуллина:
«Мы уверены в том, что от таких ситуаций сегодня, к сожалению, не застрахован никто.
Техника и программное обеспечение могут дать сбой по разным причинам. И очень важно то, как быстро проблемы можно устранить.
Чтобы минимизировать негативные последствия от подобных форс-мажоров, уделите внимание тому, как работает техподдержка компании, в которой вы купили и обслуживаете кассовую технику. То, насколько быстро специалисты устранят сбой в системе, отразится на объемах ваших убытков. Поэтому внимательно обсудите с поставщиком стоимость поддержки, быстроту обработки самой жалобы и сроки устранения неполадок».
Неважно, дело в «железе» или в кассовом программном обеспечении, в LiteBox нам пообещали, что всегда расскажут о последствиях и успокоят, подсказав, как действовать.
И никак не защититься от сбоев?
Полностью от неполадок не застрахован никто. Но если выбрать правильный софт, можно себя обезопасить.
Сергей Музыкантов, CTO, сo-Founder облачного решения для онлайн-касс LiteBox рассказывает:
«При сбое те, кто торговал без выдачи чека, вряд ли смогут восстановить историю продаж, так как чеки не регистрировались и не печатались из-за ошибки фискального регистратора. При этом даже после разъяснения ФНС, разрешившего торговлю без выдачи чеков, во многих сетях покупатели не смогли расплатиться при помощи пластиковых карт. Дело в том, что большая часть кассового ПО блокирует проведение безналичных платежей, если не напечатан чек.
Если у клиентов Litebox происходят проблемы с кассами, аналогичные произошедшим, проблем с продажами не возникнет».
Мы спросили, почему. Оказывается, еще на этапе проектирования архитектуры в LiteBox учли подобные риски.
«В нашей программе есть возможность работать без использования фискального регистратора и печати чеков. При настройке администратором системы соответствующих прав у касс, можно разрешить торговать без печати чеков на ККМ. Такую настройку может сделать полномочный на то сотрудник из центрального офиса или любой точки с доступом в Интернет. При этом чеки формируются в штатном режиме, а безналичные платежи проводятся без ограничений, но фискальный регистратор при этом не используется. Обычно это режим включается для тестирования оборудования и ПО, а также может использоваться компаниями и частными предпринимателями, которым согласно законодательству необязательно использовать фискальный регистратор в своей работе», — добавил Сергей Музыкантов.