Подготовка к инвентаризации: пошаговая инструкция

Руководителем организации принято решение о проведении инвентаризации. Начинается подготовка к ней. Разберемся, какие обязательные действия необходимо провести до начала проверочных мероприятий.

С чего начинается подготовка к инвентаризации?

Подготовительный этап инвентаризации состоит из нескольких шагов:

• Создание инвентаризационной комиссии.
• Издание приказа об инвентаризации.
• Получение расписок от материально-ответственных лиц.

Рассмотрим каждый шаг подробнее.

Создание инвентаризационной комиссии

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая комиссия (п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации имущества…» (утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49). Если объем работы большой — создается несколько рабочих комиссий.

В небольших организациях проведением инвентаризации может заниматься ревизионная комиссия.

В состав комиссии включаются:

• представители администрации;
• бухгалтеры;
• другие специалисты (инженеры, юристы, техники и т. д.);
• представители службы внутреннего аудита, независимых аудиторских организаций (по желанию).

Максимальное и минимальное количество членов инвентаризационной комиссии закон не устанавливает, но желательно, чтобы в нее входило не менее 3 человек.

Материально-ответственное лицо должно присутствовать при проведении проверки, но входить в состав комиссии оно не может.

Состав инвентаризационной комиссии, с указанием должностей и ФИО ее членов, прописывается в приказе о проведении инвентаризации. Отсутствие на инвентаризации хотя бы одного из членов комиссии может повлечь признание ее результатов недействительными.

Издание приказа о проведении инвентаризации

Составить приказ о проведении инвентаризации можно как по утвержденной форме, так и в произвольном виде, с указанием следующих сведений:

• наименования организации;
• даты и номера приказа;
• состава инвентаризационной комиссии (ФИО председателя и ее членов, должностей сотрудников);
• перечня проверяемых объектов (имущество, финансовые обязательства и т. д.);
• причины проведения инвентаризации (смена материально-ответственного лица, переоценка, поверка и т. д.);
• сроков проведения проверки и сдачи материалов в бухгалтерию;
• ФИО руководителя и его подписи.

Типовая форма приказа о проведении инвентаризации (ИНВ-22) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

После подписания приказа всеми лицами, указанными в нем, его нужно зарегистрировать в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма ИНВ-23).

Журнал учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации можно составить и в произвольной форме, но удобнее использовать типовую форму этого документа.

Получение расписок от материально ответственных лиц

Перед проведение инвентаризация комиссия собирает последние приходно-расходные ордера и отчеты о движении материальных ценностей (денежных средств).

Все полученные ордера председатель комиссии визирует с указанием “до инвентаризации на “__________” (дата)”.

Материально-ответственные лица дают расписки о том, что:

• приходно-расходные документы сданы ими в бухгалтерию или переданы комиссии;
• ценности, находившиеся в их ответственности — оприходованы;
• выбывшие ценности — списаны в расход.

На подготовительном этапе также осуществляется проверка весового и измерительного оборудования, а помещения, где проводится инвентаризация, опечатываются.

После завершения этих мероприятий начинается основной этап инвентаризации.

Подводим итоги

• Подготовка к инвентаризации начинается с создания инвентаризационной комиссии и издания приказа об инвентаризации.
• Перед началом основных проверочных мероприятий комиссия получает от материально-ответственных лиц расписки о том, что ценности, находившиеся в их ответственности, оприходованы, выбывшие ценности списаны, а приходно-расходные ордера переданы в бухгалтерию или комиссии.
• Комиссия должна состоять минимум из 3 человек, среди которых должны присутствовать представители администрации и бухгалтерии.
• Материально-ответственные лица не могут входит в состав комиссии.