Расходы на автопарк растут: что делать – ездить меньше или экономить больше?
В свете событий последних лет задача экономии денежных средств становится всё более важной.
Причём, это актуально для предприятий самого разного масштаба и сфер деятельности. На фоне падения цен на нефть, роста курса валют, введения взимания платы с грузовых автомобилей с планируемым ростом тарифов и перехода на топливо класса Евро-4– самое время подробно остановиться на динамике топливных цен, вспомнить историю нескольких последних лет и рассмотреть прогнозы экспертов топливного рынка на ближайшую перспективу.
Транспортные расходы влияют на общую стоимость почти любого продукта, закладываются в его итоговую стоимость, а значит, кроме всего прочего, влияют на конкурентоспособность товаров (услуг), которые компания производит. Таким образом, рациональное расходование средств на заправку автопарка кроме прямой экономии влияет на общий успех компании в конкурентной борьбе за своего потребителя.
Давайте проследим рост цен на топливо за последние два года. Так, по данным индекса топливных цен «Петрол Плюс», литр бензина марки АИ-95 в октябре 2014 года стоил в среднем 35,15 рублей, а в октябре 2016 года составил 37,79 руб. что составляет рост на 7,5%. Похожая ситуация складывается с бензином АИ-92 и дизельным топливом: АИ-92 в 2014 году – 32,41 руб., в октябре 2016 – 34,5 (увеличение стоимости на 6,4% за два года). Дизельное топливо: октябрь 2014 года – 33,02 руб., октябрь 2016 – 34,76, что составляет рост в размере 5,2% в течение 2 лет.
Как видим, приведённые цифры свидетельствуют не только о значительном росте цен на топливо разных марок, но и о стремительной динамике этого подорожания.
Прогнозы экспертов на конец 2016 - начало 2017 года тоже неутешительные: большинство специалистов сходятся во мнении, что из-за роста налоговой нагрузки на нефтяников, нас ждёт увеличение стоимости топлива, которое может составить до 2 рублей за литр горючего.
Итак, цены на топливо будут только расти – как же действовать в такой ситуации управляющим автопарком и административным менеджерам? Ответ очевиден – всеми способами сокращать затраты и попытаться организовать работу автопарка максимально разумно и рационально.
С этой точки зрения топливные карты становятся инструментом в борьбе за экономию. Что это такое профессионалам объяснять не нужно, десятки тысяч компаний давно и успешно пользуются всеми преимуществами безналичного расчёта за топливо. Но, кроме очевидных плюсов: возможности возврата НДС 18% и исключения бумажной волокиты, топливные карты могут дать гораздо больше возможностей для оптимизации и сокращения расходов на топливо.
Так крупнейший независимый оператор топливных карт для юридических лиц в России компания «Передовые Платежные Решения» предлагает множество уникальных сервисов для контроля затрат и экономии: личный кабинет с аналитикой, предупреждения о подозрительных операциях, SMS-уведомления, интеграция с системами спутникового мониторинга транспорта, мониторинг штрафов ГИБДД. Некоторые из них появились недавно, но уже показали свой потенциал в деле оптимизации расходов на топливо автопарка.
Аналитика – понятно, наглядно и доступно
Первым и важным шагом на пути к экономии является понимание, где и почему происходит перерасход, утечка средств, нерациональное использование ресурсов. Этот универсальный подход для любой сферы деятельности реализован для топливных карт ППР Ultra с помощью функции «Управление затратами» в личном кабинете.
Как учитывать затраты по топливным картам? Теперь администратору автопарка нет необходимости блуждать в огромном море цифр: цен, литров, операций по картам – всю рутинную работу личный кабинет берёт на себя. Пользователь видит итоговую картину в виде наглядного графика, где информация о динамике потребления топлива за разные периоды времени, в рублях или в литрах, сведена воедино и представлена в простой и удобной визуальной форме. Вести учет по топливным картам стало значительно проще.
На базе информации о прошедших транзакциях по картам происходит сравнение средней цены на топливо в регионе с ценой обслуживания по картам компании. Если средняя цена топлива за литр по карте не выше средней цены по региону, то система автоматически выведет уведомление «Вы правильно заправляетесь». Если цена выше, это означает, что водители заправляются на дорогих заправках и это нужно исправить. И здесь личный кабинет снова приходит на помощь, узнать на каких заправках самое дорогое топливо поможет график ранжирования АЗС по ценам на топливо в зависимости от марки. Помимо этого, на отдельном графике можно отследить, кто из водителей заправлялся на дорогих АЗС, а кто на экономичных.
Очень важно, что можно получить в своё распоряжение детализированную отчетность по затратам в любое удобное время, а не раз в месяц или за отчётный период – в этом и заключено одно из основных преимуществ такого подхода.
Экономия невозможна без строгого контроля
«Передовые Платежные Решения» разрабатывает и постоянно совершенствует алгоритмы предотвращения несанкционированных операций с топливом.
Какие бы идеальные схемы экономии мы ни придумывали – они полностью лишены смысла, если отсутствует контроль за их воплощением. Как бы мы ни оптимизировали расходы, конечной стадией в цепочке всё равно остаётся сотрудник, заправляющий машину на АЗС. К большому сожалению, некоторые водители больше думают о личной выгоде, чем об интересах компании – такова реальность. Операции с бензином – это практически манипуляции с деньгами, так как одно легко конвертируется в другое, это прекрасно понимают водители и постоянно проявляют чудеса смекалки, даже не имея наличных средств.
Свести к минимуму несанкционированные манипуляции при заправке автотранспорта призвана система оповещения о подозрительных заправках и интеграция топливных карт с системами спутникового мониторинга транспорта. Теперь управляющему автопарком не нужно самому отслеживать каждое движение средств по картам, чтобы выявить попытку обмана – система всё сделает сама.
Суть нововведения заключается в следующем: при совершении подозрительной заправки (или серии заправок) руководителю автопарка придёт автоматическое сообщение в виде SMS, а также информация отобразится в личном кабинете. Такой подход работает только в случае учёта специфики работы каждой компании. Поэтому, оповещения зависят от выбранных критериев и гибко настраиваются под нужды предприятия. Пользователь в личном кабинете сам выбирает и настраивает признаки транзакций, которые с его точки зрения выглядят подозрительными. Например, превышение лимита суммы заправки, обслуживание в нерабочее время или не в своём регионе, заправка дорогим топливом или рост потребления топлива за месяц – любые подозрительные действия не останутся незамеченными, а значит, можно своевременно принять меры и полностью предотвратить такие ситуации.
Рассмотрим типичный случай: была проанализирована статистика использования карт компаний в регионах за 3 месяца. Часть карт имела заправки за пределами своих регионов обслуживания. Оказалось, что 40% из них сотрудники совершали в командировках, а 60% – использовали карты в личных целях (поездка по своим делам, на дачу и так далее).
Если топливные карты клиента привязаны к транспортным средствам, на которых установлена система мониторинга транспорта, то в личном кабинете будет отображаться сводный отчет, а также сравнительная аналитика данных о заправках по топливным картам и данных по количеству фактически залитого/израсходованного топлива на основе показателей датчиков, установленных на автомобиле. Клиенты получают точный анализ, благодаря автоматизации сверки данных по топливным картам и данных с оборудования операторов телематических услуг: сравнение затрат по всем топливным картам относительно количества топлива, залитого в топливные баки автомобилей; анализ нецелевого потребления топлива в разрезе карт; вывод в отчет топ-10 карт с максимальным нецелевым использованием топлива относительно всех карт компании.
Для клиентов, использующих системы спутникового мониторинга транспорта, предусмотрены дополнительные предупреждения: об операциях по карте в момент отсутствия транспортного средства на АЗС - например, сотрудник мог передать карту другому лицу или заправить не служебный автомобиль.И в случае, если в топливный бак транспортного средства залито меньше топлива, чем снято с карты - например, сотрудник «слил» часть топлива в канистру или не в служебный автомобиль.
На основе данных и проведенного расследования внутри компании, можно не только получить ценную информацию о неправомерном использовании денежных средств компании,но и предпринять ряд мер, позволяющих предотвратить данные ситуации. Ведь известно - когда нет лазеек для нарушений, то нет и соблазна. Как показывает практика, за достаточно короткий период времени водители понимают и принимают новые «правила игры» и моральный климат в компании только улучшается.
Своевременный мониторинг и оплата штрафов ГИБДД
Компания фокусируется не только на контроле и оптимизации топливных расходов, но и возможности предоставить клиентам удобные сопутствующие сервисы для оптимизации расходов всего автопарка. Так, недавно была запущена услуга мониторинга штрафов ГИБДД в личном кабинете, благодаря которой клиенты могут отслеживать штрафы по всему автопарку, даже по тем машинам, которые не привязаны к топливным картам.
Такая функция будет особенно полезна компаниям с большим количеством транспортных средств. Компании нет необходимости ждать постановление ГИБДД по Почте России или мониторить штрафы по каждой машине в отдельности на разных ресурсах. Данные о штрафах загружаются в систему непосредственно из первоисточника – ГИС ГМП в течение одного дня с момента постановления. А это повышает возможность не только оплатить штрафы вовремя с 50% скидкой, но и помогает не «запустить» ситуацию до вынесения судебного постановления за просрочку штрафа.
Стоит также отметить, что сервис мониторинга штрафов будет полезен даже тем компаниям, где оплата штрафов является обязанностью самого сотрудника, нарушившего ПДД, а машины при этом находятся на балансе компании. В случае просрочки штрафа, судебное постановление будет вынесено на имя компании, а значит в ее же интересах вовремя отследить и проконтролировать оплату сотрудниками.
Для дополнительного удобства сервиса, в скором времени будет реализована возможность оплаты штрафов с единого счета по топливным картам и с помощью автоплатежа.
Не нужно бояться нововведений – сесть и разобраться в них займёт считанные минуты
Основной принцип, которому следуют специалисты «Передовые Платежные Решения» при разработке новых продуктов – максимальная простота и интуитивность использования. В конечном счёте, работа ведется не с литрами, рублями или километрами, а с людьми – пользователями топливных карт.
Тем не менее, постоянно получая и анализируя отзывы о работе сервисов, порой наблюдается парадоксальная ситуация: пользователь в курсе всех возможностей системы, однако не пользуется ими в полной мере. Особенно часто срабатывает стереотип: «все это сложно, долго и запутанно». Все функции системы разработаны так, чтобы в них мог разобраться буквально каждый – и если раньше можно было оставить внедрение новшеств «на потом», в условиях кризиса сама жизнь заставляет нас преодолеть этот (в большей степени психологический, чем реальный) барьер.
Тем более что специалисты компании всегда готовы прийти на помощь в любой ситуации, подсказать правильные решения, проконсультировать по всем аспектам работы с топливными картами и сопутствующими сервисами.
