Свежесть, размер и форма: 5 принципов правильных закупок в ресторане

 

Закупки продуктов питания определяют чуть ли не половину ежемесячных расходов ресторанного бизнеса. Это сложный комплекс, от свода технических характеристик продуктов под закупку, нормирования и логистики, до внедрения современных программных сервисов. 

 

Имея подробную закупочную спецификацию, поставщик точно знает, что требуется покупателю. Так, в спецификации овощей и фруктов указывают желаемую свежесть, размеры и форму. Известно, что плоды меньшего размера обычно более насыщены по вкусу, тогда как крупные лучше для оформления. Для консервированных фруктов указывают минимальный вес сухого продукта, для сиропов – значение сахара, для яиц – их размер. В описании каждого товара присутствует процент выхода, который показывает, сколько готового блюда можно получить из данного сырья. Соответствие веса размеру, отсутствие пятен и механических повреждений, яркость цвета и другие параметры также отражаются в требованиях к закупке.  

 

Как часто закупать продукты, каждый раз решается индивидуально. «Необходимо делать правильный расчет и прогнозировать закупки, прогнозировать товарооборот и исходя из этого нормативы для сотрудников, – рассказывает Сергей Миронов, ресторатор, владелец сети ресторанов Мeat&Fish. – Кроме этого, какие-то продукты можно купить заранее, подержать в морозилке. Если хорошие отношения с поставщиками, то можно зарезервировать для себя продукцию или выкупить». 

 

«Используя системы автоматизации, владелец ресторана, управляющий или шеф-повар может видеть, насколько популярны те или иные блюда, какие остатки продуктов на складе, что лучше докупить в ближайшее время и как минимизировать излишки», - говорит Родион Ерошек, соучредитель компании по автоматизации кафе, ресторанов и магазинов POSTER. – Кроме того, вы будете видеть отличия в поведении посетителей по дням недели, по праздничным дням и легче планировать закупки на будущие праздники». 

 

«Мы делаем закупки два раза в неделю: перед выходными и в начале недели. Поскольку постоянно проводим анализ продаж, у нас ничего не остается к следующей закупке. Расходу всех закупленных продуктов также способствуют бизнес-ланчи, которые у нас каждый день разные», – делится Роман Саядов, учредитель крафтового бара в Москве «Рэд Код Бар».  

 

«Главный способ оптимизировать расходы ресторана – составить правильное меню. Ведь если пристальнее «вглядеться» в него, то можно заметить, что большинство продуктов из разных блюд друг с другом перекликаются. Правильно распределив ингредиенты (иными словами, минимизировав их «разброс»), ресторан может весьма значительно сэкономить», – рассказывает Василий Ломия, соучредитель грузинского ресторана «Бахтриони» (г. Москва). 

 

Меньше, да лучше: именно такой подход к выбору поставщиков создаст устойчивые доверительные отношения. Продолжительность сделки и умение вести переговоры позволят управляющему добиться существенных скидок, быть всегда в курсе акций и специальных предложений. Чаще всего для каждой группы товаров подбирается не более трех поставщиков. 

 

Существенно сократить затраты помогает закупка продукции напрямую у производителя. «Мы работаем в основном с российскими продуктами и не делаем закупок за рубежом. Закупаем продукцию напрямую у производителя, избегая посредников. Иногда отправляемся закупать рыбу прямиком на Камчатку», — делится Сергей Миронов. Благодаря правильному расчету и сбалансированному меню в заведениях Мeat&Fish не бывает больших продуктовых излишек.

 

Найти хороших поставщиков крайне важно, считает Василий Ломия. «Ведь порой мяса, рассчитанного на 50 порций, хватает только на 45, поскольку при разделке мясо оказывается слишком жилистым, перерасход очевиден. Мы товар закупаем практически каждый день, но небольшими порциями», — подчеркивает эксперт.  

 

 

Каждому сезону – свои продукты. Используя сезонные продукты для меню, можно существенно выиграть в цене, заинтересовать новую публику, проработать качество готового решения и оптимизировать экономику. 

 

«Оптимизировать расходы ресторана можно и за счет правильного распределения ингредиентов. Для наглядности: шашлык мы непременно готовим из шейки, а в салат добавляем иной сорт мяса. Он дешевле, но вкусовые качества блюда от этого не проигрывают», – добавляет Василий Ломия.

 

Праздники и выходные – также повод пересмотреть меню и увеличить закупку. «В декабре, естественно, приток гостей больше, чем в другие месяцы. В связи с этим, к выходным объем закупки увеличивается. Для корпоративных мероприятий мы закупаемся дополнительно, исходя из пожеланий гостей», — рассказывает Роман Саядов.

 

 

В целях оптимизации качества и снижения фудкоста происходит постепенная переориентация на использование местных продуктов.

 

Например, на кухне «Рэд Код Бара» не используют импортных продуктов по вполне понятным причинам. «Отечественные производители способны поставлять качественные продукты. Поставки очень стабильные как по качеству, так и по срокам поставки», – объясняет Роман Саядов. К числу наиболее дорогостоящих позиций в закупке «Рэд Код Бара» относят мясо, рыбу, молочные продукты, а также большинство крафта и кофе. 

 

Мясо премиальных отрубов – самая дорогая позиция в закупке для Мeat&Fish. По словам Сергея Миронова, во многом благодаря переходу на российскую продукцию, процентное соотношение закупочных расходов, стоимости блюд и выручки осталось на том же уровне, что и в прошлом году.

 

Ответственные за закупки – самое слабое звено в ресторане, всегда есть соблазн дополнительно «навариться» вместе со «своим» поставщиком. Поэтому одним человеком здесь не обойтись.

 

Для отлаженной работы необходимо как минимум трое ответственных за закупки. Это шеф-повар, который определяет перечень требований к качеству и количеству необходимых продуктов. Управляющий, который занимается непосредственно поисками поставщиков и ведет переговоры.  И ответственный за приемку – кладовщик, принимающий и проверяющий товар.  

 

В ресторанном бизнесе существует несколько схем работы с поставщиками. Первая – тендерная: ресторан размещает предложение на закупку с перечнем требований и минимальной ценой. Второй вариант – традиционный, когда ответственный тщательно изучает прайсы нескольких претендентов и по результатам мониторинга выбирает партнеров. Ну и вариант – «по ситуации», когда список на закупку формируется исходя из текущих потребностей, при этом никакой оптимизации не производится.  Свои особенности имеют закупки для ресторанных сетей. 

 

Первый вариант предполагает управление из головного офиса: контракты на поставку продуктов по всей сети заключаются и реализуется через центр. Как правило, заказ поступает на склад-распределитель, а оттуда развозится по всем точкам. Однако это система работает тогда, когда рестораны находятся в пределах одного города или расположены относительно недалеко друг от друга. Если речь идет о сети федерального масштаба, используется децентрализованная схема управления или симбиоз обоих схем. 

Когда личный тотальный контроль невозможен, за дело берутся программные комплексы. Автоматизированные системы представляют собой мощные инструменты, которые объединяют множество функций: от взаимодействия официанта с клиентом до складского и финансового учета. Для закупок это означает бесперебойное снабжение складов продуктами по самым выгодным ценам и возможность свести к минимуму возможность подкупа. 

 

Интерес к программным комплексам, которые бы позволили оптимизировать бизнес-процессы, возник в кризис 2015 года, когда обороты во многих ресторанах стали падать, а себестоимость продуктов начала расти. 

 

«Хорошая система может автоматизировать весь цикл закупки ресторана или сети. Освободить время дорогостоящего персонала, занятого закупками, не допустить перерасхода продуктов, коррупционных схем сговора персонала с поставщиками, – говорит Родион Ерошек из POSTER – По итогам можно сократить издержки за счет уменьшения излишков на 20%, и освободить время персонала до 40%».