Как ликвидировать последствия затопления или пожара в офисе

Надеемся, вероятность того, что вам пригодится информация, представленная в этой статье, ничтожна. Но, тем не менее, рекомендуем прочитать ее, ибо предупрежденный человек – вооружен. Итак, сегодня будем говорить о том, как ликвидировать последствия затопления или пожара в офисе.

Шаг №1 Составление акта о произошедшем

Как только вы узнали о произошедшей неприятности, первое, что необходимо сделать – это пригласить представителей коммунальной службы (в случае затопления) для составления акта о произошедшем заливе помещения. В этом документе должны быть указаны: причина, ФИО виноватых, описание повреждений помещения и находящихся в нем предметов. При составлении документа было бы не лишним присутствие организации, которая ответственна за этот инцидент, а также арендодателя, если не вы собственник помещения.

Если же речь идет о пожаре, то необходимо представить следующие данные: адрес, дата и время пожара, сведения о пострадавших людях, ФИО виновных лиц, причиненный ущерб. После ликвидации пожара сотрудник МЧС также выдаст вам справку.

Шаг №2 Фиксация на фото/видео последствий, вызов независимой оценки

Отпустив коммунальщиков/пожарников, берите в руки фотоаппарат и скрупулезно фиксируйте на камеру все, что видите сами касаемо нанесенному помещению и всему его содержимому предметов вреда. Это пригодится при последующих попытках взыскания, ведь, возможно, придется решать этот вопрос в служебном порядке. По этой же причине не следует приступать незамедлительно к ремонту помещения, пока вы не взыскали с виновных лиц компенсацию причиненного вреда.

Шаг №3 Создание комиссии, расследующей причины произошедшего, и инвентаризационной комиссии

Есть целый ряд документов, обеспечить сохранность которых вы просто обязаны. В случае наступления форс-мажора необходимо составить комиссию минимум из 3 сотрудников компании, которая проведет внутреннее расследование, объясняющее, почему пострадали или оказались уничтожены важные документы. По результатам должен быть составлен акт о расследовании причин утраты документов.

Параллельно должна работать инвентаризационная комиссия, состоящая из специалистов компании, сотрудников бухгалтерии и администрации. Туда же можно включить представителей независимых аудиторских компаний. На основании проведенной инвентаризации бухгалтерия потом будет считать убытки.

Шаг №4 Попытка восстановить потерянные данные и документы

Если произошла утрата документов, то их необходимо восстановить. Обратитесь в налоговую, возьмите у них копии учредительных документов, свидетельство о регистрации. Возьмите из ЕГРЮЛ выписку. Обратитесь в банк, чтобы они предоставили вам копии платежек и выписки по счетам. И обратитесь к своим партнерам по бизнесу, чтобы они предоставили вам копии всех имеющихся у них двухсторонних договоров, накладных, актов и пр.

Важно! Постарайтесь все свои обращения облекать в письменную форму и храните все запросы в указанные выше структуры, чтобы в случае, если они вам не выслали, у вас было на руках подтверждение того, что вы сделали все от вас зависящее.

Шаг №5 Информирование проверяющих структур

Вам стоит помнить, что вы не виноваты в том, что не можете предоставить те или иные документы по требованию проверяющих структур, если утрата произошла не по вашей вине. Важно лишь вовремя это сообщить, подкрепив документально. А именно нужно отправить в налоговую акт, составленный коммунальной службой или МЧС, акт о проведенном расследовании, ваши письменные запросы в банк и партнерам, акты описи и инвентаризации. Все это необходимо сразу после подготовки направить в инспекцию ФНС.

Шаг №6 Информирование деловых партнеров

Если произошедший несчастный случай привел к невозможности временно исполнять свои обязательства перед партнерами по бизнесу, необходимо донести это до их сведения. У вас наверняка в договоре прописаны обстоятельства непреодолимой силы, так что вы при своевременном извещении не понесете ответственности за невыполнение обязательств по договору.

Неважно, застрахована ваша организация или нет, ЧП выбьет ее рабочего строя на определенный промежуток времени и приведет к неприятным последствиям. Повторимся еще раз: очень надеемся, что вам никогда не пригодятся советы из этой статьи. Но знать, как ликвидировать последствия затопления или пожара в офисе, должен каждый бизнесмен.