Виды учета и контроля на предприятии индустрии красоты

Контроль в салоне просто необходим и не только контроль мастера, который может украсть расходный материал или несколько грамм косметики.

В первую очередь необходимо наладить систему учета и контроля, которая бы исключала, или, по крайней мере, уменьшала возможность возникновения случаев, когда владелец салона красоты может и не догадываться, что его обкрадывают. Ведь можно украсть не только материалы, можно своровать клиента, время, идею или часть прибыли. Для того чтобы избежать подобной участи в салоне красоты, необходимо вести жесткий учет и контроль во всех  сферах деятельности предприятия. Ведение учета и строгого контроля является одной из самых важных задач управления салоном красоты. В этой статье мы рассмотрим основные из них.

1. Учет расходных материалов

В каждом салоне красоты должен вестись обязательный и ежедневный учет расходных материалов, используемых при оказании услуг. Для этого стоит разработать и внедрить систему документооборота, которая поможет вести учет не только расходных материалов, но и учет текущих расходов и доходов салона красоты.  При расчете каждого клиента, после каждой процедуры, мастер должен отразить документально на специальном бланке так называемый наряд работ все расходные материалы, которые были использованы при оказании услуги клиенту. Таким образом, вы сможете контролировать расход материалов в салоне. Есть несколько методов учета расходных материалов.

• Учет расходования средств на процедуру на основании разработанных норм.

- нормы от поставщика

Нормативы расходования материалов на каждую процедуру могут предоставляться компанией-поставщиком. На основе клинических исследований производители некоторых косметических марок определяют расход материалов на каждую процедуру. Такие нормативы, как правило, предоставляются салонам вместе с регламентом проведения процедур, и является рекомендованными к применению. Как правило, нормы, которые предоставляют поставщики, являются среднестатистическими и несколько завышенными, но так как при составлении прейскуранта услуг в себестоимость процедур закладываются именно эти нормы, то основываться на такие нормативы вполне допустимо.    

- нормы разработанные самостоятельно

Нормы расходования можно получить и самостоятельно путем разработки норм на практике в процессе работы. Процесс разработки таких норм отличается высокой трудоемкостью и длительностью. Однако сформированные нормативы впоследствии существенно упрощают всю экономическую работу в салоне. Такие нормативы также могут использоваться не только для внутреннего контроля, но и при составлении прейскуранта услуг. Методика учета расходных материалов на основании разработанных на практике норм является более точной чем принятые от поставщика, но при этом требует дополнительных первоначальных затрат времени и тестируемого расходного материала. Однако при применении такой системы возникает вопрос, что делать при несоответствии фактического расхода нормативному? Ведь в нашем бизнесе перерасход достаточно частое явление.

• Анализ фактического расходования материала

Другие салоны красоты, напротив, производят списание материалов по факту без использования нормативов. В таком случае фактический расход материалов определяется как разница между поступлением товара от поставщика за период и выходного фактического остатка по результатам инвентаризации. Но при таком подходе, если не сравнивать фактический расход с нормативом, то под списание попадают и недостачи и перерасход. Так же возникает вопрос, насколько правильно происходит списание и расходование материалов? Ведь ни у одного руководителя салона красоты нет сто процентной уверенности, что указанный специалистом расходный материал действительно был использован на заявленную процедуру. 

• Метод процентного списания

Все предыдущие методы учета расходных материалов основываются на количественном методе, то есть расходный материал, который используется в работе можно каким-то образом посчитать, то есть привести в расчетную единицу – граммы, штуки, литры и т.д.. Однако, в салонном бизнесе также используется расходный материал, который невозможно взвесить или рассчитать, например стайлинговые (укладочные) средства, лаки для ногтей и т.д.  В таком случае используют метод процентного списания. Расходный материал списывается в определенных процентах к выручке за услугу.

2. Наличие компьютерной программы

Для облегчения работы по контролю и учету в салоне себе и своим администраторам воспользуйтесь компьютерными программами. Компьютерная программа имеет массу преимуществ перед бумажным документооборотом, например, программа позволяет вести складской учет; пробивать чек, регистрируя дату, имя мастера и вид услуги; выводить кассовые отчеты за любые промежутки времени; составлять рейтинги мастеров или услуг; ведет полную базу данных клиентов и напоминает об их днях рождения; автоматически информирует о необходимости заказа расходных материалов и др. а самое главное, что таким образом вы сможете контролировать работу всего персонала, даже не выходя из своего кабинета.  При выборе программы главное – удобство и понятность, как для вас, так и для ваших администраторов, ну и, конечно же, адаптация именно под ваш салон красоты с его особенностями и вашими требованиями.

3. Контроль работы персонала

• контроль расходования средств согласно норм

 В салоне необходимо вести ежедневный учет продукции, необходимой для выполнения каждой из процедур. В каждом салоне следует разработать нормы расхода средств, необходимых для выполнения стандартных процедур. И с помощью таких норм контролировать по нарядам работ, о которых мы говорили ранее степень расходования материалов на каждую процедуру. Если мастера будут знать, что их контролируют и в этом салоне украсть очень тяжело, то и попыток это сделать станет намного меньше.

• контроль воровства клиентов

Салон красоты инвестирует большие средства в привлечение клиентов (реклама, промоакции, обучение мастеров), клиенты приходят, а парикмахер предлагает им сэкономить — прийти стричься к нему домой. Таких специалистов называют надомниками, и они немало попортили крови владельцам салонов красоты. Во-первых, жаль потерять клиента, для привлечения которого мы потратили столько сил, времени и средств. Во-вторых, жаль потерять специалиста, на обучение и повышение квалификации которого мы потратили столько сил, времени и средств. Но реалии бизнеса таковы, что такие специалисты-надомники встречаются в каждом салоне вне зависимости от его уровня и места расположения. Если полностью избавить салон от таких специалистов мы не в силе, то хотя бы постараться снизить риск увода клиента мы можем. Для этого следует пользоваться услугой «анонимный покупатель». Суть услуги в том, что клиент, который направлен вами для обслуживания в салоне, сам задает специалисту наводящие вопросы и  провоцирует его на обслуживание на дому. И если специалист соглашается, то стоит задуматься над его невинностью. Таким образом, Вы можете проверить всех специалистов и узнать кто способен на такие действия. А, как известно, предупрежден – значит вооружен.  

Но и это еще не все. Кроме всего прочего, существует еще опасность увода клиентов в другие салоны красоты. Это происходит, когда мастер переходит работать в салон-конкурент или открывает свой бизнес. Те клиенты, которые привязаны к мастеру, а не к салону естественно пойдут за мастером на новое место, для них не важен сам салон, сервис или дизайн, они слепо следуют за мастером, не смотря на другие условия. Исходя из этого, стоит сделать вывод, что владельцам салонов красоты не следует гнаться и переманивать на работу в свой салон специалистов с клиентами. Безусловно, на начальном этапе открытия любого предприятия индустрии красоты руководитель стремится нанять на работу персонал со своими клиентами, дабы избежать болезненного периода наработки клиентуры, который иногда длиться около года, но впоследствии оказывается, что именно этот шаг сработает не в вашу пользу. Ведь специалист как пришел со своими клиентами, так и уйдет с ними, а Вы останетесь ни с чем. Чтобы не было так больно в будущем уже на этапе открытия старайтесь приучать клиентов к салону, а не к мастеру. 

4. Документооборот на предприятии как метод контроля

Одним из важных элементов учета и контроля в салоне красоты является правильное оформление  и ведение внутренней документации. Документооборот должен охватывать все сферы деятельности предприятия индустрии красоты:

• приход и расход
  
• розничные продажи
  
• оказанные услуги
  
• норматив расхода материалов на процедуры
  
• движение и списание расходных материалов (склады, нормы списания, наряды работ, журнал инвентаризации и т.д.)
  
• база данных клиентов (карточки клиентов, журнал дисконтных карточек клиентов, учет абонементов и подарочных сертификатов и т.д.)
  
• анализ и эффективность рекламных акций

Правильное ведение документооборота даст вам возможность тщательно вести учетную политику в салоне красоты.

5. Инвентаризация

Контроль над использованием расходных материалов производится ежедневно, но окончательные заключения можно сделать только по результатам инвентаризации. Инвентаризация должна проводиться ежемесячно и по всем складам совместно со специалистами, ответственными за склад, администратором и директором. В ходе инвентаризации анализируется фактический существующий объем расходных материалов на складах с документированными данными. В случае если эти данные не сходятся и выявляется недостача, то на сумму недостачи материально отвечают сотрудники ответственные за этот товар.

Деятельность любого предприятия индустрии красоты зависит от многих факторов и одним из них, и, на мой взгляд, одним из самых главных является организация учета и контроля. Чтобы салон красоты стал успешным не достаточно просто вложить деньги, купить оборудование и нанять квалифицированных мастеров, еще необходимо наладить работу таким образом, чтобы ни у кого не возникло даже мысли о проблемах с учетом в этом салоне. Кроме того, правильно организованный учет существенно облегчает работу руководителя в салоне. И чем грамотней руководитель, тем тщательней осуществляется контроль на его предприятии. Ведь как говориться доверяй, но проверяй!

Хайновская Ольга

(руководитель направления

DUSO-Консалтинг)

02.04.2010