Помещение под бизнес

Выбираем офис для бизнеса: памятка для начинающего бизнесмена

Предпринимателю с небольшим опытом бывает трудно найти помещение для аренды офиса. Тому виной посредники, монополизировавшие рынок коммерческой недвижимости, арендаторы, не желающие снижать цены даже в условиях кризиса, дорогие квадратные метры новопостроенных бизнес-центров и банальная нехватка мест для всех желающих (особенно в столице). Рассмотрим все возможности, которые есть у предпринимателя для поиска офиса, и подводные камни, подстерегающие начинающего бизнесмена.

Офис в квартире?

Скажем сразу: размещать офис в жилой квартире незаконно – это прямо запрещено статьей 288 Гражданского Кодекса Помещение может находиться в многоквартирном доме, но должно иметь статус нежилого.  

Даже если у кого-то возникнет мысль разместить 2-3-х сотрудников в собственной или арендованной квартире, это может обернуться чередой неприятностей:

а) с соседями – наверняка будут жалобы на шум, припаркованные во дворе автомобили;

б) с клиентами – вряд ли кому-нибудь понравится размещение конторы в таком месте;

в) с имуществом – придется брать квартиру под специализированную охрану.

Да и рабочая обстановка в таком месте оставляет желать лучшего. Поэтому остановимся на том, что поиск следует начинать в нежилом фонде.

7 правил выбора офисного помещения

Чтобы выбрать формат, удобный для всех сотрудников, необходимо учесть несколько факторов:

1. площадь,
2. расположение,
3. инженерные коммуникации (наличие горячей и холодной воды, санузла, вывоз мусора, освещение),
4. удаленность от остановок общественного транспорта, наличие стоянки для личных автомобилей и транспорта клиентов,
5. возможность рекламы,
6. наличие конкурентов,
7. вопросы охраны, режим работы.

Остановимся подробнее на перечисленных аспектах.

Формула расчета площади

Чтобы клиентам и сотрудникам было одинаково комфортно, следует правильно рассчитать требуемую площадь. По существующему СанПину на 1 работника предусмотрено не менее 4,5 кв. метров. Также придется учесть количество мебели, оргтехники, оборудования, количество отдельных кабинетов. Какова должна быть зона для приема клиентов? Где будут обедать сотрудники? Нужен ли конференц-зал? На эти вопросы нужно ответить самостоятельно или посмотреть, как организована работа лидера в родственных фирмах. В целом, в просторных кабинетах работается комфортнее, но слишком большая площадь тоже ни к чему - выше арендная плата, затраты на уборку и коммунальные услуги.

Существуют даже специальные калькуляторы, с помощью которых можно рассчитать оптимальную площадь для вашего бизнеса с учетом количества людей, техники, посетителей. Но можно пользоваться и рабочей формулой, считая, что на одного сотрудника должно приходиться около 6 кв. метров.

Совет! Если специфика бизнеса такова, что сотрудники больше времени проводят «на выезде», этот фактор следует учесть и организовать временные места для тех, кто появляется в конторе периодически.

Окраина или центр?

В центре города обычно располагаются престижные офисы и стоят они в 2-3 раза дороже, чем в спальном районе. Иногда такие траты оправданы, так как месторасположение – один из главных факторов успеха, это вопрос престижности и доверия клиентов.

Но все зависит от специфики бизнеса. Располагать контору в центре в то время, как фабрика или производственный цех находятся на периферии, вряд ли разумно – за предприятием нужен присмотр. В то же время туристические фирмы, торговые компании и другие структуры, нацеленные на работу с многочисленными клиентами, игнорируют спальные районы и стремятся в центральные районы.

Помимо дилеммы окраина/центр, имеет значение окружение. Адвокатские и нотариальные конторы стараются располагать вблизи органов судебной власти, языковые курсы – рядом со студенческими городками и т.д. Частные дошкольные учреждения вряд ли будут стремиться в центральную часть города – ведь родителям удобно отводить ребенка в сад рядом с домом. Оцените, кто будет пользоваться вашими услугами, это поможет сделать выбор.

Нюансы расположения офиса

Хорошо, если офис находится на первом этаже, имеет отдельный вход, и вывеска видна потенциальным клиентам издалека. Идеально, если на вопрос «Как вас найти?», клиент получит короткий и ясный ответ, а рядом есть приметный ориентир. Отлично, если остановка общественного транспорта (или станция метро) находится в 10-ти минутах ходьбы, при этом на парковке будет свободное место для машины. Если в здании много других организаций, значит, маркировка вашего офиса должна быть броской и яркой, а клиент должен без труда найти вашу дверь.

Важно! Перед подписанием договора аренды сразу договаривайтесь о рекламе. Если вам не разрешают повесить вывеску (растяжку), поставить щит, указатели, обеспечить клиента доступной информацией, возможно, стоит поискать вариант в другом месте.

Для бизнесмена, ориентированного на поток клиентов, нежелательно размещение в цокольных и полуподвальных этажах, производственных зданиях, школах, институтах. Если же офис создается для обслуживания текущих задач и не связан с привлечением требовательной клиентуры, можно быть поскромнее и выбрать помещение класса С.

Классификация офисных помещений

Аренда у собственника или в бизнес-центре?

Проблема малого бизнеса в том, что он нуждается в помещении до 50 кв. м. за небольшую плату. В БЦ найти такой вариант сложно, так как средний размер офисной площади 100-200 кв. м – начинающему предпринимателю трудно освоить и оплачивать такое количество квадратных метров. Хорошим выходом в таком случае может стать съем нежилой площади от собственника или субаренда, когда несколько компаний делят офисное помещение между собой (владелец должен дать на это разрешение).

Все, что следует знать об аренде офиса от собственника

Найти подходящее помещение – половина дела. Вторая половина – правильно оформить договор аренды. Обойтись без квалифицированного юриста здесь довольно трудно. Остановимся на ключевых моментах.

1. Размер арендной платы

Договариваясь о ежемесячных платежах, уточните, что входит в эту сумму. Иногда размер арендной платы указывают без учета НДС, который должен платить собственник, но после подписания соглашения оказывается, что налоговые платежи (18%) должен оплачивать арендатор.

Важно! Закон не разрешает изменение арендной платы чаще 1-го раза в год.

2. Оплата коммунальных платежей.

В идеальном варианте стоимость услуг включена в арендную плату, однако и этот момент следует уточнить. По закону ответственность за оплату коммунальных услуг лежит на владельце недвижимости – именно у него заключен договор с соответствующими службами. Но на практике собственник старается переложить подобную обязанность на бизнесмена. Этот вопрос должен быть сразу урегулирован.

Совет! Не поленитесь уточнить у коммунальных служб, не числится ли долг по такому-то адресу, внесите в договор показания счетчиков на момент вашего вселения.

3. Опись имущества/порядок передачи помещения

При передаче офиса из «рук в руки» составляется перечень имущества и фиксируются недочеты, которые должны быть устранены владельцем. Опытные бизнесмены советуют даже сделать фотографии, чтобы зафиксировать, в каком виде кабинеты попали в ваши руки. В соглашении должен быть указана последовательность действий по передаче помещения с указанием конкретных дат, составлен акт приема/передачи, оговорено право пользоваться им для третьих лиц.

Многие арендодатели считают естественным перекладывать все расходы по обеспечению жизнедеятельности помещения на плечи арендатора. Однако, согласно Гражданскому кодексу, арендодатель должен передать помещение готовым к использованию: с исправными замками, дверями, окнами, коммуникациями.

Важная информация. Если одной из сторон аренды является юридическое лицо, соглашение заключается в письменной форме. При заключении договора сроком на 1 год и больше, он должен пройти процедуру государственной регистрации (ст. 651 ГК). Поэтому большинство арендодателей предпочитает заключать соглашение на 11 месяцев. Если вы хотите «закрепиться» в выбранном месте надолго, внесите в договор примечание, чтобы после окончания срока аренды вы имели преимущественное право на продление договора. Это право гарантировано бизнесмену Гражданским Кодексом (ст. 621), однако так часто нарушается, что лучше внести этот пункт в договор.

Кто оплачивает ремонт

В бизнес-центре класса А вы получите помещение по системе «все включено». В других случаях придется думать о том, кто будет приводить его в порядок и за чей счет.

Обычная практика, когда стенам и потолку требуется недорогая косметическая отделка. Если же речь идет о капитальном ремонте, то соглашаться на него следует только в том случае, если удастся договориться об очень выгодных условиях, заключить договор на длительный срок, зафиксировав как неизменную сумму оплаты на несколько лет вперед. Также настаивайте на том, чтобы стоимость ремонта была включена в арендную плату.

Однако есть нюанс. Если стоимость ремонта слишком высока, она может «поглотить» арендную плату за несколько лет. Понравится ли это собственнику? Сможете ли вы заплатить такую сумму? Скорее всего, нет. А если сможете, то стоит ли, ведь помещение останется чужим? В таком случае лучше внести первоначальный взнос и приобрести помещение в кредит, но это уже будет ваша собственность.

В свою очередь владелец бизнеса обязуется:

• содержать офис в надлежащем состоянии,
• не допускать нецелевого использования помещения,
• не передавать третьим лицам (если иное не предусмотрено договором),
• не проводить перепланировку и другие улучшения без согласия владельца.

Следует знать! За текущий ремонт платит арендатор, капитальный – на совести арендодателя. Пожарно-охранную сигнализацию также по закону устанавливает собственник.

«Подводные камни» аренды в бизнес-центре

Офис в БЦ – это престижно и удобно. Такое здание изначально проектировалось под нужды коммерческих структур. Оно обеспечено хорошей вентиляцией, системами отопления и кондиционирования, имеет на территории кафе, закусочные и даже фитнес-центр, большую парковку, охрану. Однако многие из этих благ могут оказаться не бесплатными.

Что следует уточнить арендатору ДО подписания договора:

1). Оплата за стационарные телефонные сети и пользование Интернетом. Как правило, подобные центры обслуживает 1 провайдер, и цены не обсуждаются. В итоге заплатить за связь придется кругленькую сумму.

2). Площадь. Договор подписан на 200 кв. метров, но потом выясняется, что в этот метраж включена часть холла и лестница. Следует заранее ознакомиться с планом.

3). Обязанности по уборке общей территории. Общедоступные комнаты личной гигиены, обслуживание лифтов, ремонт общей крыши и мытье «ничьих» окон – уточните, входит ли все это в арендную плату, и если нет, то в какую сумму вам это обойдется.

4). Парковка. Большая стоянка перед БЦ также может оказаться платной. Уточните вопросы оплаты и охраны парковочных мест.

5). Охранные мероприятия. Безопасность также часто оплачивается отдельно от договора – по тем расценкам, которые «приняты» в данном учреждении. Обязательно уточните, как именно будет охраняться ваш офис, кто понесет ответственность в случае порчи или кражи имущества.

6). Пропускной режим. Этот пункт может быть плюсом и минусом в зависимости от того, какие задачи ставит перед собой владелец бизнеса, с какими клиентами придется иметь дело, насколько ценное имущество (документы) будут храниться в его офисе.

7). Соседи-конкуренты. Конкурирующая фирма в этом же здании – не всегда «минус». Для молодой малоизвестной фирмы этот нюанс может даже обернуться плюсом, если любопытные клиенты, привлеченные рекламой другого учреждения, захотят заглянуть к вам в поисках более выгодных условий.

Это интересно! В последние годы наблюдается миграция престижных фирм в хорошие бизнес-центры в спальных районах, где условия у бизнеса лучше, а оплата – меньше.

Аренда в бизнес-инкубаторе: плюсы и минусы

Практически во всех регионах России работают государственные бизнес-инкубаторы, в которых молодая коммерческая структура может снять хорошо оборудованный офис по льготным тарифам. Помещение сдается на срок не более 3-х лет – претендовать на него могут только начинающие предприниматели. Первый год они вносят за аренду 40% рыночной цены, второй год – 60, третий – 80%. Условия довольно выгодны. Кроме того, подкупает инфраструктурное наполнение бизнес-центра – арендодатели могут занимать свободные конференц-залы, посещать бесплатные семинары, пользоваться Интернетом.  

Многих останавливает то, что от бизнесмена потребуют внушительный пакет документов, справки от налоговых органов об отсутствии задолженности по платежам и т. п. Также расхолаживает тот факт, что помещения представляются на конкурсной основе – многие просто не верят в благополучный исход. Следует сказать, что ситуация отличается по регионам: многое зависит от действий местной власти. Есть города, в которых такая аренда для начинающего бизнеса вполне реальна.

Подведем итоги

К сожалению, владельцы коммерческой недвижимости редко ориентированы на потребности малого бизнеса. К тому же, далеко не все арендодатели склонны следовать букве закона. В мегаполисах острая нехватка хороших недорогих помещений, поэтому приходится искать несколько месяцев, пока «подвернется» подходящий вариант.

Спешить в этом деле не стоит. Аренда – одна из самых затратных статей бизнеса, «съедающая» до половины дохода. Если же выбрать территорию неудачно, без учета окружения и клиентской базы, деньги будут израсходованы впустую. Внимательно изучайте условия, ориентируйтесь на опыт своих конкурентов, избегайте серых схем, ищите единомышленников и порядочных людей – подходящее помещение для вашего офиса обязательно найдется.