«Замедлим распространение этой хрени»: как и зачем российский бизнес переходит на удаленку

Как вы понимаете, никто не отменил необходимость работать. У нас большие цели в этом году по росту бизнеса и прибыли! Здесь важен вклад каждого!

Спасибо большое за ваше понимание. Давайте замедлим распространение этой хрени!»

В тренде и малый бизнес, который в срочном порядке осваивает онлайн-инструменты работы и готовится к перерасходу бюджета. Удаленка действительно не дешевое удовольствие: по оценке интернет-рекрутера HeadHunter, переезд на хоум-офис обойдется в сумму от 200 000 рублей для небольших компаний до 100 сотрудников, в 1-3 млн рублей для средних компаний (100-500 сотрудников) и как минимум в 5 млн рублей для крупного бизнеса. «Деньги понадобятся для закупки дополнительных лицензий на ПО и системы безопасности, бесплатное такси для тех, кто не может резко перейти на полностью дистанционный режим, закупку ноутбуков для сотрудников, у которых нет ноутбуков, например», — перечисляет руководитель пресс-службы HeadHunter Александр Джабаров.

Но непредвиденные расходы на такси и ноутбуки не самая большая проблема в эпоху карантина. Перед предпринимателями более глобальная задача — сделать так, чтобы самоизоляция не застопорила бизнес-процессы, а сотрудники не воспринимали удаленку как внеочередной отпуск. Forbes спросил у бизнесменов, руководителей, эйчаров и психологов, как сохранить контроль над ситуацией в компании и настроить себя на эффективную работу без присмотра начальства.

«Шанс заболеть все равно был»

Мария Бородецкая, соосновательница лектория «Синхронизация»

«Синхронизация» перешла на удаленную работу с 18 марта. Мы не сделали этого раньше, потому что вплоть до 15 марта проводили лекции. Нам казалось нечестным работать из дома самим и в то же время собирать слушателей в лекториях. 16 марта мы приняли очень сложное для нас решение отменить все офлайн-мероприятия как минимум до 10 апреля, потому что хотим показать, что карантин — это правильно.

Конечно, мэрия запретила мероприятия свыше 50 человек, а наши лекции в среднем набирают 30, и мы могли бы ограничить продажу билетов «сверху». Но решили, что это число — формальность. 30 человек сидит в аудитории или 50 — разница невелика, шанс заболеть все равно есть. Поэтому мы решили не рисковать.

«Мы решили, что это число — формальность»

Работать из дома для нас непривычно: обычно 90% команды работает в офисе. Я верю, что так быстрее решаются вопросы, ребята знают друг друга в лицо, общаются и чувствуют себя командой. Но выбора у нас нет, поэтому мы стараемся наладить работу так, чтобы каждый четко знал свои цели и задачи. Опыт показывает: если грамотно расставить все метрики и KPI, не нужно стоять над душой ни в офисе, ни дома. Вся работа отражается в цифрах.

Главное, сохранять рабочую атмосферу. В офисе у нас есть правило: с 12 до 18 часов вся команда на месте. Можете приходить раньше или уходить позже, но у нас есть общие шесть часов, когда мы решаем важные вопросы. Эти часы мы сохраняем и при переходе на удаленку, команда оперативно отвечает на сообщения и звонки.

Помимо этого, мы ввели ежедневный утренний созвон с каждым членом команды. Такое общение помогает собраться и войти в рабочий поток из дома. Оно дисциплинирует и меня саму: я знаю, что в 10 утра у меня начинаются звонки и нет соблазна начать работать на час позже.

Наверное, если у вас есть внутренние программы, с которыми нельзя работать из дома, перейти на удаленку сложнее. Но мы технически готовы к переходу: все рабочие вопросы решаем в мессенджере Slack, там же у нас есть возможность проводить видеозвонки и конференции. С текстами и таблицами мы и в офисе работаем онлайн в Google Docs.

Теоретически из-за отмены лекций мы можем потерять больше половины выручки, но у нас есть шанс этого избежать с помощью онлайн-направления. Нам повезло: в отличие от многих других площадок в Москве, мы запустили онлайн-курсы и вебинары больше года назад, и сейчас нам спокойнее.

Кризис — время для развития, и для нас это отличная возможность поработать в распределенной команде, расширить аудиторию в онлайне и начать готовить с лекторами новые темы, до которых раньше не доходили руки из-за большой загрузки в офлайне. Возможно, в будущем эти недели карантина помогут нам открыть офисы в других городах или даже странах.

«Озаботьтесь юридическим оформлением удаленки»

Евгения Тудалецкая, эксперт по созданию дистанционной команды и удаленному контролю, основатель проекта и автор одноименной книги «Нет офиса — нет проблем»

При введении режима удаленной работы работодателю первым делом нужно определить, как юридически переоформить трудовые отношения с сотрудниками. Нужно понимать, что в нашем законодательстве идеальной схемы перевода сотрудников на удаленку не существует. Но так как ситуация требует быстрых решений, рекомендую рассмотреть два варианта: подписание с сотрудником дополнительного соглашения к трудовому договору или переоформление на особый трудовой договор о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ).

Важно прописать в допсоглашении или в договоре следующее:

• правила использования оборудования, несмотря на то, что сотрудник будет работать со своего личного ПК;

• фразу о том, что работа происходит дистанционно и работник осуществляет выполнение трудовой функции вне места расположения работодателя;

• перечислить мессенджеры, CPM-системы, средства связи и названия отчетов, которые сотрудник будет использовать в своей работе.

• прописать режим работы. При этом необязательно указывать, когда именно у сотрудника обеденное время. Лучше всего использовать фразу «работник должен быть доступен на связи с работодателем в конкретных мессенджерах, по будням в определенное время». Этот момент важен, когда будут возникать дисциплинарные вопросы к сотруднику.

• порядок и сроки предоставления отчетов о проделанной работе.

В условиях карантина никто никаких новых юридических правил не придумал. Государство вряд ли в курсе, что соблюдение текущих требований является некой проблемой для бизнеса.

Видео при созвонах, бой пижамам и слоты недоступности

Илья Молтянинов, руководитель направлений мобильных продуктов рекрутингового сервиса HeadHunter

HeadHunter перевел на удаленный режим работы сотрудников офисов в Москве и Санкт-Петербурге. При этом в Москве около 20 сотрудников, непосредственно отвечающих за непрерывность бизнес-процессов, сохраняют офисный режим. Все остальные региональные филиалы работают в обычном режиме. При неблагоприятном развитии ситуации с распространением СOVID-19 в России они также будут оперативно переведены в формат хоум-офис.

Мой личный чек-лист для тех, кому пришлось в экспресс-режиме переключаться на удаленку, выглядит так.

• оборудуйте выделенное рабочее место — это ваш переключатель контекста;

• наушники с шумоподавлением — ваши друзья в доме, где много лишних шумов;

• соблюдайте график приема еды и физической активности (например, включайте в него прогулки). Хорошо помогает ставить себе слоты недоступности прямо в рабочий календарь. Также помогает техника pomodoro: таймер на 25 минут — рабочий блок, 5 минут — перерыв, каждые четыре блока перерыв — 15 минут. Интервалы можно подстроить под себя;

«Государство вряд ли в курсе, что соблюдение текущих требований является некой проблемой для бизнеса»

• согласуйте график с домочадцами, чтобы в рабочие часы вас не беспокоили. Иначе это грозит постоянным вываливанием из рабочих вопросов. Но будьте готовы к тому, что подстройка займет время — спокойно возвращайте себя и близких к соблюдению договоренностей;

• важно переключать контекст работа/отдых. Для этого подойдет любой ритуал. Например, переодеться в «рабочую» одежду, снять ее по окончании дня. Или выйти на прогулку на 10-15 минут, а вернувшись, заняться рабочими вопросами;

• включайте видеокамеру на созвонах. Это передает гораздо больше информации и позволяет лучше концентрироваться даже на групповых созвонах;

• если не можете в переписке решить вопрос за 10 минут, написав 30-50 сообщений, лучше договориться о созвоне;

• фиксируйте результаты договоренностей в чате/письме;

• договоритесь о времени общего пересечения команды. К времени ежедневных рабочих созвонов добавьте 5-10 минут на small talk (небольшая светская беседа на отвлеченные темы — прим. Forbes);

• начните пользоваться календарями, назначать друг другу встречи и появляться на них вовремя;

• убедитесь в наличии хорошего микрофона/наушников. Встроенные микрофоны не всегда хорошо работают;

• убедитесь в доступности всех необходимых вам удаленных ресурсов заранее;

• не пренебрегайте регулярными созвонами один-на-один между руководителем и членами команды — это инструмент для измерения «температуры» и реагирования на состояние команды. Если удаленный режим вводится больше, чем на месяц, то нужен инструмент кросс-командной синхронизации. Например, регулярные Q&A-сессии с между командами и топ-менеджерами, на которых будут обсуждаться итоги месяца/квартала.

«Вы можете почувствовать тягостное одиночество»

Валерий Марцинович, старший партнер консалтинговой компании Korn Ferry в России

В России весь офис Korn Ferry (около 40 человек) перешел на удаленку. Никаких дополнительных инвестиций в моменте это не потребовало. Все наши системы управления находятся в «облаках» и доступны с любого места. Консультанты работают друг с другом и с клиентами по всем каналам — Teams, Skype, Slack, WhatsApp, Zoom и т. д. Клиент выбирает, как ему удобнее общаться.

Удаленная работа выглядит как мечта: участие в телеконференциях в пижаме. Обеды на собственной кухне. И вокруг нет коллег, которые отвлекали бы вас от выполнения текущих задач. Казалось бы, что может быть лучше? Однако при этом вы можете чувствовать тягостное одиночество.

Так, по данным Global Workplace Analytics, одновременно с ростом на 115% количества американцев, работающих на удаленке, в период с 2007-го по 2017 год (почти в 10 раз быстрее, чем в других странах) стремительно вырос и уровень одиночества. Согласно тому же исследованию, в настоящее время каждый пятый сотрудник жалуется на одиночество и даже изоляцию.

Чтобы избежать такого эффекта, мы предлагаем созваниваться с коллегами, чтобы побеседовать на не связанные с работой темы — можно поинтересоваться самочувствием друг друга, обменяться шутками насчет домашних занятий. Главное — не стесняйтесь. Вашим коллегам, скорее всего, тоже нужен такой перерыв.

«Холодильник — вот он, я потолстею в четыре раза за месяц»

Ценна любая возможность личного общения, даже посредством компьютера и камеры. По данным исследования Edinger Consulting Group, каждый четвертый респондент уверяет, что руководители, которые настаивают на личном общении с удаленным работником, более успешны, чем те, кто этого не делает. Однако сотрудники на удаленной работе часто избегают видеочатов, считая, что они неудобны и только провоцируют стресс. Предлагая видеочат, пошутите о том, что вам тоже претит мысль, что коллега будет лицезреть вас с небритой щетиной или в любимой растянутой футболке. Это поможет разрядить атмосферу и включить камеры с более легким сердцем.

Еще один риск работы из дома заключается в том, что границы между работой и личной жизнью превращаются в ничто. По данным исследования Korn Ferry, 84% респондентов утверждают, что дома работают дольше, чем в офисе. Оказавшись запертым дома перед компьютером на длительное время, постарайтесь вместе со своей командой установить реалистичный план-график работы онлайн. За исключением экстренных обстоятельств, отвечайте на полученные в неурочный час сообщения только в официальное рабочее время, иначе у вас будет стойкое ощущение, что вы все время на связи без перерыва на отдых.

В то же время постарайтесь договориться с семьей насчет правил, объяснив близким, что в рабочие часы ваш офис (или спальня, или зал) является «тихой зоной». При всем при том, если вашему коллеге нужна дополнительная минутка, чтобы открыть документ, потому что ребенок тянет его за рубашку, проявите терпение и по возможности чувство юмора.

«Через два месяца удаленки потеряем до 20% выручки»

Василий Лебедев, основатель и гендиректор креативного агентства ИКРА

Нас 30 человек. Всех вчера перевели на удаленный график. Планируем работать так минимум три недели.

Это был стресс. Наши продукты заточены под B2B-офлайн мероприятия: стратегические сессии, деловые игры, креативные воркшопы. Мы запустили специальный проект и готовы помочь компаниям провести любую сессию в онлайне. Инструменты, которые нам помогли: Miro (доска для онлайн-работы), Zoom и Google Hangouts (в зависимости от количества человек), Activecollab (для управления удаленными проектами), Webinar.ru.

Тем не менее, потери от несостоявшихся офлайн-программ на весенний сезон мы оцениваем примерно в 50 млн рублей в B2B-секторе. Компенсировать их придется B2C-форматами, на которых, по нашим прогнозам, мы сможем заработать только около 25 млн рублей.

Думаю, эффект влияния на выручку начнется через два месяца удаленки, когда начнется отток кадров и потеря сплоченных команд. Это придется наверстывать инвестициями в рекрутинг, командообразование, коучинг. Думаю, процентов 20 выручки точно мы потеряем.

Самодисциплина — самая трудная из дисциплин. Очень важно не терять фокус, особенно когда всей команде требуется очное и быстрое реагирование, совместная работа. Поэтому перед началом удаленной работы разработайте кодекс вашей команды.

В момент созвона просите всех включать камеру, чтобы был полный эффект присутствия и чтобы человек стремился выглядеть хорошо, по-рабочему. Создайте ритуалы начала и окончания рабочего дня. Например, договоритесь, что в 11 все проводят статус в начале дня, а в 18 — статус окончания дня. Ну и банальный совет: организуйте свое рабочее пространство дома максимально похожим на рабочее. Пока не объявили карантин — захватите с работы все необходимые визуальные атрибуты, которые напоминали бы вам о рабочем настроении, а не домашнем.

«Большинство людей не со зла, но не могут себя контролировать вне стен офиса»

Алексей Захаров, основатель рекрутингового сервиса Superjob

У нас около 300 человек в штате, примерно 100 из них постоянно на удаленной работе. Остальных 200 в прошлую пятницу мы тестово отправили работать домой. Репетиция выявила много всего интересного: например, мы увидели, что производительность труда программистов при удаленной работе упала в два раза. Были технические моменты, связанные, например, с нагрузкой на корпоративный VPN, и мы настраивали для сотрудников личный.

Так что перед уходом на удаленку надо провести обязательно учения. Они должны быть максимально приближены к боевым, то есть если мы отправим людей на полдня или отправим не всех, а отделами, это ничего не даст. Тогда мы не поймем ни нагрузки на ресурсы корпоративные, ни реально узких мест. Будет средняя температура по больнице. А надо замерять каждого конкретного человека: вот у этого получается, а у этого не получается.

Еще интересное наблюдение: когда на удаленке абсолютно все сотрудники — это лучше, чем когда часть народа в офисе, часть на удаленке, и им приходится координироваться. Ведь когда, например, пять человек сидят рядом друг с другом, а пять удаленно, все они по-разному воспринимают информацию, видят разное на экранах, начинают задавать сильно больше вопросов.

«Вы экономите деньги на проезде, бензине, дорогих бизнес-ланчах»

Нужно готовиться к тому, что придется вложиться дополнительно в технологическую инфраструктуру. В нашем случае мы просто перестроили то, что уже было. Но у компаний, которые не работают в IT-бизнесе, как правило, нет развитых систем коммуникации, электронной постановки задач и отслеживания. И им придется потратиться на лицензии и внедрение таких систем — по моим оценкам, нужно закладывать $100 на человека. Если у сотрудников дома нет компьютеров, придется потратиться и на них. В таком случае потребуется как минимум $2000 на рабочее место с учетом внедрения систем коммуникации.

Дальше нужно продумать, как вы будете контролировать сотрудников при удаленной работе. Потому что в принципе большинство людей не со зла, но не могут себя контролировать вне стен офиса. Это большая проблема, которую наши сотрудники озвучивали еще в процессе подготовки к учениям. Потому что холодильник — вот он, и я потолстею чуть не в два раза, а за месяц, наверное, в четыре. И особенно девушки были не в восторге от того, что надо будет сидеть дома.

У каждого должны быть уже должностные инструкции, где все размечено. У большинства нет такого тайминга. Значит, сейчас огромному количеству бизнесов придется-таки проделать домашнюю работу: измерить, сколько сотрудник должен тратить времени на каждую конкретную задачу, и прописать, какие за это время он должен достигать результаты.

Рабочий график абсолютно един для офисной и удаленной работы. И если у вас рабочий день с 9 до 18 часов и час перерыва на обед, то так и должно быть при работе из дома. Но будьте готовы, что сотрудники могут быть недовольны и высказывать вам претензии. По закону мы как работодатели не можем перевести на удаленку просто так. Это сейчас форс-мажор и все с пониманием относятся, но даже в этом форс-мажоре, поскольку он не регламентирован, человек, которого отправили на удаленку, может написать заявление в трудовую инспекцию и потребовать каких-то компенсаций.

В целом переход на удаленку экономически выгоден для компании. Для нас, например, это будет экономия на аренде в 20 раз. Вместо 2000 метров нам будет достаточно 100 метров штабного офиса, а то и 50. Вычитаем и эксплуатацию офиса: уборка, коммуналка, чай, кофе, туалетная бумага, текущий ремонт и прочее. К тому же можно расширить географию найма сотрудников и нанимать больше высококвалифицированных кадров в режиме неполной занятости.

«Сотрудник может просто пойти проспать полдня»

Юрий Кондратьев, директор кадрового агентства Lightman Solutions

Главная проблема удаленки — проблема контроля и чисто человеческий фактор. Ну не может «усредненный сотрудник» эффективно работать из дома. Много отвлекающих факторов.

Я вижу несколько способов хотя бы как-то контролировать процесс:

— Регулярный обмен сообщениями по работе. Не в почте, а именно в чатах. Это позволит избежать откровенных случаев, когда сотрудник может просто пойти проспать полдня.

— Ежечасная отчетность в короткой форме, которая не напряжет сотрудника. На крайний случай, две отчетности в день: первая — до обеда, вторая — до завершения рабочего дня. Два правила: отчетность должна быть настолько простой, чтобы ее можно было составить за 30-60 секунд. Второе правило: должна четко отражать реальный объем задач. То есть, например, мало сказать, что ты сделал 15 звонков, важнее — каких, куда.

— Просмотр рабочего экрана сотрудника через специальные программы. Тут уже нужно согласие самого сотрудника, если это его личный ноутбук. Зато эффективно.

«Если нет отдельной комнаты, можно отгородиться от домочадцев крупной мебелью«

— Изменение системы мотивации с процесса на результат. Это подходит только для случаев, когда дистанционка надолго. Необходимо всем сотрудникам прописать некоторые нормы производительности, к которым и привязать зарплату. Нормы нельзя устанавливать больше, чем те, которые были в офисной работе. Сотрудников следует замотивировать к работе, а не к приходу на в офис в определенное время.

Адекватный комплекс мер — лучше всего. Обычно используются первые два метода, четвертый хорош в долгосрочной перспективе. Относительно третьего каждый решает сам, насколько глобальным должен быть контроль.

Если вы не руководитель, а сотрудник, то:

— Желательно иметь свободную комнату, в которую никто не входит. При невозможности — отгородиться крупной мебелью: в комнате сделать относительно изолированный внешне участок для глаз. Это еще и для базовой звукоизоляции подойдет.

— Сформировать для себя график работы и график питания. Гибкий график на фрилансе — это первый шаг к снижению эффективности, для тех, кому это особенно в новинку.

— Ввести для самого себя обязательные отчеты. Предложить их ближайшему руководству. Это лучшая мера самоконтроля.

«Дома в любой момент могут прийти соседи или разораться кот»

— Предложить руководству мотивировать себя хотя бы минимальными премиями или бонусами за превосходящий план результат.

— На время работы отключать личный телефон и все фоновые программы. Даже ставить на них системный запрет, если это не является частью работы.

— Искреннее радоваться тому, что теперь вы получаете такие же деньги за такой же объем работы, но экономите икс минут жизни в день, который раньше тратили на дорогу, а можете потратить на что угодно. Например, чтобы поработать больше и больше заработать, или получать образование, или лучше высыпаться. Помимо этого, вы экономите деньги на проезде, бензине, дорогих бизнес-ланчах.

Читайте также: Массовые мероприятия в России переводят в «видеоформат» из-за коронавируса

«Самостоятельных сотрудников жесткие инструкции ломают и демотивируют»

Дмитрий Малин, клинический психолог и психотерапевт

Работа на дому хороша, в первую очередь, тем, что не нужно никуда ехать. В день это помогает экономить в среднем от двух до четырех часов. А время сейчас — очень крепкая валюта.

Но в то же время факт переключения с рабочего режима на домашний начинает давать сбой: дорога на работу автоматически настраивает на производственный процесс. А дома в любой момент могут прийти соседи или разораться кот. И тогда приходится отвлекаться от работы и решать актуальную домашнюю проблему.

А после того, как произошло спонтанное переключение, есть вероятность, что в поле внимания удаленного работника попадется еще какой-то аспект быта, которым ему немедленно стоит заняться. Чтобы внимание не утекало на побочные явления, важно осознавать субъективную важность выполняемой работы. То есть человек должен быть искренне заинтересован в том, чтобы дело, в которое он вносит вклад, продвигалось.

«Удаленка помогает экономить в среднем 2-4 часа в день на дорогу. А время сейчас — очень крепкая валюта«

Несомненным плюсом является возможность самостоятельно регулировать рабочий график. Наряду со сэкономленным временем количество дел, сделанных в течении дня, может стремительно вырасти. Но для этого нужно обладать развитым навыком самомотивации.

Есть тип людей, которые прекрасно справляются с поставленной задачей, будучи предоставленными самим себе, и терпеть не могут, когда их кто-то подгоняет и контролирует. Такие люди прекрасно понимают свои слабые и сильные стороны и умеют находить к самому себе подход, а жесткие инструкции их ломают и демотивируют. Как правило, это люди более творческого склада ума, любящие применять свою голову для решения не всегда плановых задач. Такие сотрудники могут стать бесценным даром для работодателя, если тот грамотно организует их рабочий процесс. Но могут стать и шилом в одном месте, если пытаться их постоянно контролировать и загонять в жесткие рамки.

Есть и люди, которые не научились находить подход к самим себе и в силу этого прекрасно работают по чужой инструкции. Для такого работника эффективнее быть под постоянным присмотром и контролем — причем ему самому это может нравиться. Такие сотрудники не любят проявлять самодеятельность и ценят предсказуемость. Для них прекрасно подходит работа по графику, причем рабочего распорядка они могут придерживаться и при удаленном формате работы. Главное, чтобы были средства контроля их рабочего процесса.

Главная задача работодателя — выявить способности сотрудника работать удаленно. Для этого в компании должен быть свой психолог или специалист по кадровой работе.

«Надевали гарнитуру и вели переговоры в одном кабинете»

Сергей Шедов, основатель и директор Московской школы программистов

Мы начали готовиться к переходу в новый формат еще в январе, до распространения вируса за границы Китая, поэтому было предпринято множество мер. Под новый формат были специально адаптированы планы занятий и методические материалы, все технические доработки, необходимые для этого формата, были внесены в EduApp (наша собственная система для обучения), а преподаватели прошли специальное обучение, чтобы в виртуальном классе работать так же эффективно, как в обычном. Мы опирались на мировые практики, а также на наш предыдущий опыт работы в режиме карантина в 2015 году из-за эпидемии гриппа.

«Хорошо помогает ставить себе слоты недоступности прямо в рабочий календарь»

Раньше любые регулярные совещания проводились в центральном офисе полным составом, на них приезжали даже сотрудники, которые работали в другом территориальном подразделении. Фактически совещание съедало у людей рабочий день — уходило больше времени на дорогу из одного конца Москвы в другой, плюс они выбивались из привычной среды и офисного окружения. В январе мы ввели антикризисный план для минимизации рисков компании в связи с возможным распространением коронавируса. Частью этого плана — переход всех совещаний и коммуникация на удаленный режим.

До этого у нас не было культуры удаленных совещаний и мы стали тренироваться. Вначале это выглядело очень странно: сотрудники сидят в одном и том же кабинете, но не идут в переговорку на совещание, а надевают гарнитуру и общаются онлайн в Zoom. Но эти тренировки прошли не зря: теперь, когда мы не можем «пойти в переговорку», все совещания проходят естественно и просто: за два месяца команда привыкла к взаимодействию в новом формате.

Думаю, просадка по выручке составит 10-15%, так как мы заранее подготовились к удаленному формату работы: всем сотрудникам предоставили доступ к Zoom без ограничений (поддерживаем корпоративный аккаунт с расширенными возможностями), наладили работу корпоративной почты из дома, инвестировали в платный аккаунт Miro (приложение для совместной работы, $50 ежемесячно) для обеспечения перехода на удаленку и ClickMeeting (платформа для проведения вебинаров онлайн, $2000 в месяц). Вложили несколько десятков тысяч долларов в нашу собственную LMS-платформу EduApp, подготовившись к переходу на дистанционный режим проведения занятий в школе.

«Прежде чем довериться, нужно переговорить с глазу на глаз»

Павел Гагарин, председатель совета директоров аудиторско-консалтинговой компании «Градиент Альфа»

Выживает не сильнейший, а наиболее приспособленный. А бизнес — это всегда естественный отбор и выживание, не только в период коронавируса. Чтобы быть конкурентоспособными, мы предусмотрели возможность удаленной работы много лет назад. У наших аудиторов и консультантов как минимум три рабочих места — у нас в офисе, на территории клиента в период проведения проверки, а также дома, когда в разгар аудиторского сезона (это как раз февраль-апрель) нагрузка на экспертов настолько высока, что время, которое тратится на дорогу до офиса, нужно использовать на подготовку отчета клиентам.

«Аудиторов часто сравнивают с врачами — прежде чем довериться, клиенту нужно переговорить лично«

Поэтому сейчас, когда я распорядился перевести почти всех сотрудников на удаленку, для меня не было неожиданностью, что на 80% такая возможность уже реализована и инвестиций в IT и сопутствующую инфраструктуру практически не потребовалось. Просто раньше многим сотрудникам было удобнее работать в офисе — когда тебя не отвлекают домочадцы, ты сосредоточен и сконцентрирован, настроен на высокий рабочий ритм и более продуктивен.

Есть небольшие сложности, связанные с переносом на более поздние сроки офлайн-переговоров. Аудиторов и консультантов часто сравнивают с врачами — прежде чем довериться, клиенту нужно тебе поверить, переговорить лично с глазу на глаз, убедиться в твоей компетентности, в том, что его понимают и ему помогут. Скайп-конференции, видеозвонки и телефонные переговоры не всегда могут заменить офлайн-общение, когда нужно посмотреть друг другу в глаза и невербально считать с клиента все его боли и истинные потребности. Часто клиенты приходят к нам с одним запросом, а во время переговоров он трансформируется совсем в другой.

Существенного влияния от перехода на удаленку на выручку и прибыль не ожидаю. Отсрочка в заключении новых контрактов компенсируется ростом проектов с действующими клиентами. Например, те, кого мы раньше консультировали только по налогам, сегодня запрашивают еще и другой консалтинг — как застраховаться от колебаний курсов валют, как обезопасить бизнес при экспортно-импортных операциях, как перестроить логистические цепочки, как добиться пересмотра условий при работе с банком.

«Помогаем не отвлекаться на бытовую рутину»

Дмитрий Смыслов, вице-президент по HR корпорации Mail.ru Group

Большинство наших сотрудников перешло на удаленку с 17 марта и вернется в офис не раньше 1 апреля. Чтобы помочь коллегам не отвлекаться на бытовую рутину, мы выдали каждому индивидуальные промокоды на Delivery Club.

В офис сейчас приходят только те, чьи рабочие задачи невозможно решать удаленно. При этом столовая, ресторан, спортивный зал, салон красоты, кофейни, химчистка, фреш-бар, а также кабинеты массажиста и психолога, которые обычно работают, закрыты. Сотрудников, которым необходимо ездить на работу, бесплатно привозит и отвозит сервис такси «Ситимобил». При этом в офисе усилены меры безопасности — всех входящих проверяет тепловизор, на каждом этаже установлены санитайзеры. Везде есть индивидуальные кожные антисептики для рук, мы постоянно пополняем аптечки противовирусными препаратами, антибактериальными гелями и масками, а тачскрины лифтов и все дверные ручки регулярно обрабатываются дезинфицирующим раствором.

Мы технологическая компания, и перевести работу в дистанционный режим нам было легче. Внутри Mail.ru Group много сильных коммуникационных продуктов, включая две ведущие российские соцсети. Мы и раньше многие вопросы решали в мессенджерах, почте и по видео. Сейчас просто перенесли в онлайн все коммуникации, в том числе, встречи с партнерами.

Мы создали внутренний штаб по работе в ситуации с коронавирусом и наладили ежедневную коммуникацию между командами на всех уровнях. Все сотрудники смогли взять домой необходимую для работы технику, а также получили памятки с основными техническими и бытовыми советами и удаленный доступ к внутренним ресурсам — теперь они делятся в интранете собственным опытом и рекомендациями по эффективной работе из дома.

Ольга Филатова, исполнительный вице-президент по управлению персоналом, организационному развитию и поддержке «Билайн»

В компании «Билайн» с 2016 года действует программа BeeFREE, которая дает возможность сотрудникам компании несколько дней в неделю работать вне офиса. До введения мер, связанных с коронавирусом, такой возможностью пользовались 65% сотрудников административных офисов из разных подразделений: финансы, маркетинг, HR, IT и другие. Для минимизации рисков, связанных с распространением коронавируса, любой сотрудник может полностью перейти на режим удаленной работы до конца марта по согласованию с руководством, если сможет обеспечить выполнение поставленных целей.

Для участия в программе BeeFREE нужно согласовать это с руководством и подписать дополнительное соглашение к трудовому договору, которое регулирует основные аспекты удаленной работы с юридической точки зрения. Каждую неделю нужно заранее составлять и согласовывать с руководителем график удаленной работы, а также формировать to-do list (список дел — прим. Forbes) на каждый день. Сотрудник на удаленке должен быть на связи в течение рабочего дня. Для проведения рабочих встреч и совещаний можно использовать аудио- и видеоконференцсвязь — при этом опаздывать на такие «виртуальные» встречи тоже не стоит.

Программа BeeFREE позволяет компании снизить затраты на аренду административных офисов — в 2019 году за счет реализации проекта они сократились на 25%, а площадь административных офисов уменьшилась на 24%. По результатам внутренних опросов, 97% руководителей отметили, что сотрудники работают вне стен офиса так же эффективно, как и с традиционного рабочего места. Также выросла вовлеченность в рабочие задачи: на 12 процентных пунктов по показателю «Условия для успеха» и на 10 — по показателю «Самостоятельность».

«Опыт для тех, кто выживет»

Александр Шумский, президент Национальной палаты моды и Mercedes-Benz Fashion Week Russia

Еще в прошлом году мы подготовились к частичной удаленке: ввели свободное посещение офиса по средам — по сути, приняли четырехдневную рабочую неделю, закупили мощные ноутбуки, установили новые серверы, настроили удаленный доступ. У всех сотрудников корпоративные «айфоны» с полным набором функций. В новое техническое обеспечение мы инвестировали несколько миллионов рублей.

В связи с коронавирусом еще на прошлой неделе мы ввели сокращенный рабочий день — с 12 до 17 часов, чтобы избегать часа пик. С этой недели, ввиду того, что мы отменили проведение Mercedes-Benz Fashion Week, мы вводим свободное посещение офиса. Если сотруднику очень нужно приехать, он может пользоваться корпоративным аккаунтом «Яндекс.Такси», чтобы минимизировать пользование общественным транспортом.

«Надо всего лишь ввести жесткий карантин на пару месяцев, и наступит принудительная диджитализация у всех без исключения»

Сегодня на удаленку перешло 20 сотрудников из 34. Мы планируем, что большая часть команды будет работать удаленно на протяжении всего кризиса из-за коронавируса. А сколько он продлится, я не знаю.

Главное правило для удаленки — мобильность сотрудников. Страна на самом высоком уровне обсуждает цифровизацию и инновации, запускает нацпроекты, стимулирует компании. А надо всего лишь ввести жесткий карантин на пару месяцев, и наступит принудительная диджитализация у всех без исключения — от малых предприятий до госкомпаний. Шутка, конечно, но не без крошки правды.

Я уверен, что из текущей ситуации можно получить больше, чем мы ожидаем. Все говорят об убытках и падении бизнеса, кризисе. Все верно, но, как известно, кризис — это появление новых возможностей, может, и не таких шоколадных, но возможностей. Одной из них может стать как раз опыт удаленной работы для тех, кто выживет. Может оказаться, что многим компаниям не нужен дорогостоящий офис, а нужна хорошая CRM-система по управлению рабочим процессом, хотя для большинства хватит и групповых чатов.

Авторы: Ксения Мельникова,  Ильмира Гайсина, Валерия Житкова