Соцстрах наводит ревизию. Проверки Фонда социального страхования

Не реже одного раза в три года любую организацию должны проверять контролеры из ФСС. Они отслеживают, насколько правильно фирмы расходуют средства фонда. Для этого ревизоры уделяют особое внимание табелям учета рабочего времени, расчётным ведомостям, больничным листам и т. д.

Как и проверочные мероприятия прочих государственных служб, действия инспекторов Фонда социального страхования строго регламентированы. В своей работе сотрудники соцстраха руководствуются Методическими указаниями, утверждёнными постановлением ФСС от 17 марта 2004 г. № 24.

Срок ревизии исчисляется в календарных днях и не может превышать двух месяцев. Если у фирмы есть филиал или представительство, мероприятие по контролю может увеличиться еще на месяц для каждого подразделения. При этом деятельность организации проверяется только за три предшествующих проверке года.

Во время ревизии контролеры могут проверить даже каждый листок нетрудоспособности, поскольку эти документы являются обоснованием использования денег соцстраха. Следовательно, бухгалтеру важно знать, какие претензии проверяющие могут предъявить к той или иной бумаге.

«Придирки» к оформлению больничного листа

Каждый больничный лист должен быть правильно оформлен. Если поверяющие найдут какие-либо погрешности в его заполнении – фирме могут отказать в возмещении средств. Такое правило оговорено в пункте 18 Положения о ФСС, утвержденного постановлением правительства от 12 февраля 1994 г. № 101. При этом ревизорам неважно, кто допустил ошибку в листке нетрудоспособности – лечащий врач или бухгалтер. Но в любом случае именно на плечи последнего ложится бремя проверки каждого листка на правильность заполнения. Ведь если обнаружить и исправить недочеты до прихода контролеров, многих негативных последствий можно избежать.

О том, как правильно должен быть оформлен больничный лист, рассказано в инструкции о порядке выдачи документов, подтверждающих нетрудоспособность сотрудника (утверждена приказом Минздравмедпрома от 19 октября 1994 г. № 206 и постановлением ФСС от 19 октября 1994 г. № 21). В соответствии с этим нормативным актом лист нетрудоспособности должен содержать:

• Ф.И.О. сотрудника;
• вид болезни;
• место работы;
• разборчивые записи медицинских работников (в том числе, их подпись и Ф.И.О.);
• четкие печати, название или штамп учреждения, выдавшего документ.

Если больничный выписал врач-«частник», то он обязан кроме своей фамилии указать номер лицензии на право давать заключения о временной нетрудоспособности.

Зачастую врачи не соблюдают сроки выдачи больничных листов: оформляют их не на десять дней с последующим продлением, а сразу на больший период. Это является серьезным нарушением. Кроме того, больничный не может быть продлен на срок более 30 дней без решения клинико-экспертной комиссии.

По итогам проверки Фонда социального страхования…

После окончания проверки контролер из ФСС составляет справку, в которой фиксирует предмет проверки и сроки ее проведения. Акт о ревизии составляется не позднее двух месяцев после оформления справки (п. 13 Методических указаний).

Не исключено, что так или иначе, но недочеты обнаружатся в результате проверки. Если ошибку найдет бухгалтер, то документ возвращается сотруднику для исправления у врача. Правки медицинского работника обязательно должны быть подкреплены словами «исправленному верить», подписью и печатью. После устранения недоточетов инспектор не имеет права считать недействительными начисленные по такому больничному пособия. А вот если первым ошибки нашел проверяющий соцстраха, то выплаченные фирмой суммы придется вернуть ФСС.

Как правило, такие «дополнительные» расходы появляются у фирмы каждый раз после завершения проверки. Следовательно, для бухгалтера важен вопрос о том, как такие результаты контрольного мероприятия отразить в учете. Разрешить эту проблемы взялись эксперты журнала «Практическая бухгалтерия».

В первую очередь бухгалтер должен произвести корректировку расходов на социальное страхование на сумму не принятых к зачету выплат в бухгалтерском учете и доплатить взносы в ФСС. К тому же придется рассчитать и уплатить пени (подп. 1 ст. 75 НК). Также необходимо подать уточненную декларацию по ЕСН (п. 28 Методических указаний).

Во-вторых, бухгалтеру необходимо выяснить, можно ли удержать с сотрудника излишне выплаченные суммы. По законодательству, это можно осуществить в двух случаях. Во-первых, если переплата произошла в результате арифметической (счетной) ошибки. Во-вторых, вследствие злоупотребления со стороны получателя. Об этом говорится в пункте 120 Положения о порядке обеспечения по государственному социальному страхованию, утвержденного постановлением Президиума ВЦСПС от 12 ноября 1984 г. № 13-6. Кроме того, из нормы статьи 137 Трудового кодекса следует, что переплату, возникшую в результате счетной ошибки, можно удержать.

Те суммы, которые взыскать с работника нельзя (например, если переплата возникла из-за бухгалтера), следует отнести на внереализационные расходы организации. Поскольку эти выплаты не являются экономически обоснованными, их невозможно учесть при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК).

Значит, такие суммы пособий не нужно включать и в базу по ЕСН (п. 3 ст. 236 НК).