Пожиратели времени. Классификация и как бороться

1. Отключить видимые и слышымые сигналы о приходе e-mail’а. Мой компьютер не звенит и не вибрирует при поступлении нового письма. У меня не появляется самораскрывающиеся окошки, словом, если я работаю над документом или веду деловые переговоры, я не знаю о приходе новой почты, и она меня не отвлекает. 

2. Планировать работу с почтой.  Обычно на работу с почтой у меня запланированы определенные временные промежутки (15-20 минут) в конце каждого второго часа. Однако, иногда работа с почтой планируется на другое время, если, например, часть рабочего времени приходится на встречи в городе. 

3. Определять и планировать неоходимость действий по итогам прочтения письма.  Иногда действие при прочтении письма можно назвать «принять во внимание», чаще нужно ответить и предоставить ту или иную информацию или просто высказать свое мнение, иногда же ответ на письмо будет связан с дополнительной затратой времени. Тогда я планирую задачу на определенное время, помечаю проектной категорией и сообщаю отправителю, когда именно я смогу заняться этой проблемой. 

4. Категоризировать, использовать правила сортировки почты.  Outlook (или Entourage, в моем случае) позволяет присваивать письмам категории и применять те или иные правила, например автоматически перемещать письма, по тому или иному критерию в специальные папки. Например, я получаю анонсы книжных новинок ряда интернет-магазинов по интересующей меня тематике. Эти анонсы автоматически перемещаются в папку «Анонсы книг» и я их просматриваю дважды в месяц. Так же организована работа с рассылками некоторых сайтов по менеджменту и маркетингу, на которые я подписан. Нежелательных отправителей, которые шлют мне что-то постоянно против моей воли я сразу помечаю как junk и их почта падает в «мусорную» папку. Если переписка с определенным человеком касается только одного проекта, я создаю правило, согласно которому, все его письма помечаются проектной категорией и становятся, соответственно, доступными для мгновенного просмотра через проектный вид. Иногда я создаю специальную папку «От такого-то» и создаю правило для переноса всех писем от этого человека в эту папку, чтобы они были доступны одним кликом. 

5. Договориться о правилах написания subject'ов.  Если вы уже сделали «проектные» папки, вы можете договориться с вашими коллегами о том, чтобы они указывали название проекта в subject'е. Тогда вы могли бы настроить правило таким образом, чтобы письмо, касающиеся какого либо проекта автоматически попадало в определенную папку и помечалось определенным проектом. 

Кроме того, полезно было бы договориться о сокращениях, удобных для работы с почтой. Например, если письмо не требует ответа, его нужно просто принять к сведению, в subject'е может стоять сокращение БО «без ответа». Если же письмо требует немедленного действия, об этом также можно сказать в subject'е, например ТНД -- «требуется немедленное действие». 

6. Работа с вложениями.  Если я буду возвращаться и работать с вложением, я обычно сохраняю его себе на компьютер, файл переименовываю согласно моей системе наименования файлов (см. Главу «Организация файлов», при необходимости я открываю информацию о файле («Сведения») и ввожу краткое резюме – о чем этот файл. Это помогает мне мгновенно находить нужные файлы, даже если я точно и не помню, куда я сохранил тот или иной файл или как он называется. Признаться, добавлять резюме к файлу требуется крайне редко, так как свойства файла а также его название и месторасположения обычно дают мне достаточно информации о нем. И конечно, же, если у меня возникает задача «поработать с таким-то файлом», я вношу ее в Outlook. 

7. CC.  Ваш адрес в СС озаначает, что вы письмо адресовано не вам, от вас ожидают всего лишь ознакомиться. Для этого можно сделать папку «СС» и знакомиться с этими мейлами, например, один раз в день. 

8. Подпись по вашим мейлом.  Деловым стандартом считается сообщать свой телефон, адрес офиса, т.е. подпись предстваляет собой микровизитку. Если у вас есть персональный или корпоративный сайт – его адрес тоже будет уместен. 

9. Когда вы не можете отвечать на e-mail’ы.  Например, вы в командировке или в отпуске. Обязательно установите автоответчик, в котором сообщите время вашего отсутствия и конктактное лицо, к которому можно обращаться в ваше отстутствие. Если вы этого не сделаете, многие из тех, кто не получит от вас ответа, заподозрят вас в невнимательности или невежливости. 

В последнее время человечество страдает от электронной почты. Речь идет даже не о спаме, а о «нужном» или «мотивированном» мейлинге. Многие становятся заложниками, психологически зависимыми от почты, не могут жить без нее, проверяют бесконечно свежие письма на мобильных телефонах и PDA (слава Богу, в нашей стране эти технологии пока не так развиты, как, скажем в Северной Америке или Юго-Восточной Азии). Американские корпорации уже начали активных поиск и внедрение инструментов, альтернативных и, в идеале, более эффективных, чем электронная почта. 

Хотя, наверное, не стоит забывать – электронная почта – всего лишь инструмент, эффективность использования которого, -- вопрос вашей культуры, ваших бизнес-процессов и процедур, ваших привычек и наклонностей.