Электронный документооборот: за и против

Хозяйственные операции компании надо оформлять оправдательными документами, за которыми, как известно, нужно глядеть в оба, причем довольно продолжительное время. Страшно представить, сколько бумаг может накопиться за пару-тройку лет. Вместе с тем у организаций есть неплохая возможность оптимизировать документооборот.

Электронные средства связи развиваются в настоящее время семимильными шагами. Преимущества данного способа коммуникации сложно переоценить, ведь с его помощью сотрудники компании могут получать необходимую им информацию не покидая своего рабочего места. Да и обмен электронными документами с контрагентом значительно упрощается – не надо тратить время на поездку в офис партнера или отправлять бумаги по почте. А ведь зачастую фирмы, которые сотрудничают друг с другом, находятся в разных городах или даже в разных странах. Однако можно ли использовать электронные документы в целях организации учета и налогообложения? Разобраться в данном вопросе попытались специалисты Минфина в письме от 30 сентября 2008 года № 03-02-07/1-383.

Электронный документ

В опубликованном письме финансисты напоминают, что право составлять первичные и сводные учетные документы как в бумажном, так и в электронном виде предоставлено налогоплательщикам статьей 9 Закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Однако решив пользоваться электронными документами, компания должна будет изготовить за свой счет их бумажные копии для своих партнеров, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с российским законодательством, суда и прокуратуры.

Напомним также, что статьей 17 упомянутого закона предусмотрена обязанность организации хранить всю свою бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет. Причем в случае утери документов или каких-либо их повреждений вся тяжесть ответственности ляжет на плечи руководителя организации.

Что касается налогового законодательства, то оно также разрешает вести регистры налогового учета в электронном виде. Правда, с оговоркой, что в случае «электронного хранения» таких документов должна быть обеспечена их защита от несанкционированных исправлений.

Хранение первичных документов налогового и бухгалтерского учета следует осуществлять с применением электронной цифровой подписи, которая заменяет в данном случае собственноручную подпись уполномоченного лица (п. 1 ст. 1 Закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»).

А как же счет-фактура?

Как было сказано выше, изложенные правила в полной мере распространяются на бухгалтерскую «первичку», а также регистры налогового учета. Исключением в этом смысле является счет-фактура.

Дело в том, что в настоящий момент Налоговый кодекс не предусматривает для кого бы то ни было возможность выставлять при расчетах по налогу на добавленную стоимость данный документ в электронном виде. Не дает такой возможности и постановление правительства от 2 декабря 2000 года № 914, которым были утверждены  правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж.

Вместе с тем, как отмечают специалисты Минфина в письме № 03-02-07/1-383, уже в ближайшее время планируется проведение некоего пилотного проекта, в ходе которого предполагается определить организационные, технологические и иные решения, необходимые для применения электронных счетов-фактур. В случае достижения положительных результатов при проведении этого проекта чиновники планируют внести в нормативные правовые акты соответствующие изменения, позволяющие налогоплательщикам использовать счета-фактуры в электронном виде.