Выплата зарплаты на банковскую карту: плюсы, минусы и необходимые документы

Многие работодатели давно заключили зарплатные проекты с банками и перечисляют своим сотрудникам деньги на пластиковые карточки. Но что делать, если руководство организации только задумывается над тем, чтобы перейти на подобную схему выплаты заработной платы? Если вы столкнулись с таким вопросом либо сомневаетесь, стоит ли переходить на карточки, статья для вас.

Для многих компаний, расположенных в городах, выплата заработной платы сотруд­никам на зарплатную карту является обыч­ным делом. Однако для малых предприятий, индивидуальных предпринимателей и ком­паний, расположенных в местности, где нет банков, такая практика неудобна. Вместе с тем Минфин не раз заявлял о необходимо­сти сокращения наличных расходов, и воз­можно, дополнительные ограничения по наличным расчетам все-таки будут установ­лены. Поэтому попробуем уже сейчас пого­ворить о плюсах и минусах зарплатных карт.

Плюсы выплат на зарплатную карту

К плюсам выплат заработной платы на карту можно отнести простой порядок. Бухгалтеру компании не нужно начислять заработную плату, потом ехать в банк, сни­мать большие суммы, выдавать их через кассу. При выдаче заработной платы через зарплатную карту упрощается схема рас­четов с сотрудниками и при этом сохраня­ется конфиденциальная информация об уровне заработной платы.

Многие компании также предпочитают переводить заработную плату на карту из со­ображений безопасности. Ведь в этом случае минимизируется риск того, что бухгалтера могут ограбить по дороге в банк. Кроме того, по кассе может образоваться недостача, свя­занная с ошибочно выданными денежными средствами. Некоторые банки предусматри­вают возможность кредитования для пользо­вателей зарплатных проектов.

Одновременно с зарплатной картой ра­ботник по заявлению получает дополнитель­ные банковские услуги. К таким услугам относится бесплатный интернет-банкинг,

система дистанционных платежей и обслу­живания банка. При помощи интернет-банкинга возможно отслеживать состояние счета, расчеты по карте, совершать платежи в любое время и в любой точке.

Кроме того, сотрудник может получить доступ к кредитной линии – овердрафту.

Зарплатная платежная карточка являет­ся международной и может быть использо­вана как в России, так и за ее пределами.

Зарплатная карта дает возможность ис­пользования карточного счета как способа накопления денежных средств с начисле­нием процентов на сумму остатка.

Заработную плату не нужно переводить на депозит, если сотрудник не получил ее в течение трех дней.

Минусы выплат на зарплатную карту

Основным минусом для компании является то, что работники могут отказаться от выплат на карту. Люди в возрасте неохотно соглаша­ются перейти на безналичную зарплату. Их пугает, что рядом с домом не окажется нуж­ного банкомата, что банкомат сломается и «съест» карту или что карту могут взломать и снять с нее все деньги. Действительно, слу­чаи кражи денежных средств или невыдачи банкоматом денег не являются редкостью. И это право работника – не переходить на выплаты по картам. Оно установлено в ста­тье 136 Трудового кодекса.

Для накопления денежных средств мно­гие зарплатные проекты не подходят, по­скольку, как правило, проценты по картам меньше депозитов. При снятии же денеж­ных средств из банкоматов других банков часто взимается комиссия, которую платит сам пользователь карты.

Еще одним минусом являются дополни­тельные затраты, которые компания долж­на нести при перечислении денежных средств и которые обычно предусматрива­ются в договоре с банком.

В договоре могут быть предусмотрены следующие затраты:

Помимо этого в договоре могут содер­жаться особые условия. Например, при увольнении сотрудника банк вправе потре­бовать от работодателя сдать карту работни­ка или закрывает ее. Конечно, написав соот­ветствующее заявление, сотрудник может продолжить пользоваться ею, только расхо­ды на ее обслуживание он будет нести сам. Однако ряд работников приходят с жалоба­ми к бывшему работодателю, не предупре­дившему о закрытии карты.

Какие необходимы документы?

Для выплаты заработной платы на карту необходимо заключить соответствующий договор с банком. Именно этот документ будет основанием для выплаты денег сотруд­никам на карту.

Для оформления договора с банком ор­ганизация должна собрать пакет докумен­тов. В каждом банке отличаются требова­ния по видам предоставляемых докумен­тов. Приведем примерный список:

Сначала банк заключает договор с органи­зацией на предоставление услуг по переводу денежных средств на счета работников. По­сле этого банк выпускает карты и выдает их под роспись работнику вместе с пин-кодом. При переводе заработной платы она поступа­ет на специальный счет каждого работника. Руководство компании при открытии зарплатного проекта издает соответствую­щий приказ о введении безналичной фор­мы оплаты труда. В приказе необходимо указать конкретную дату ее введения.

Данным приказом также рекомендуется:

Кроме того, в трудовых договорах с работ­никами, в отдельных соглашениях к ним или в коллективном договоре должно быть про­писано, что зарплата выплачивается путем перечисления на банковские счета. Порядок использования карт прописывается также в таком локальном акте, как Положение обоплате труда сотрудников. А также бухгал­терские особенности начисления заработ­ной платы отражаются в учетной политике компании для целей налогового и бухгалтер­ского учета.

Следует помнить, что работник по ста­тье 136 Трудового кодекса должен дать со­гласие на выплату заработной платы по картам. Это согласие, как правило, оформ­ляется в виде заявления от работника.

Поэтому при переходе на зарплатный проект следует сначала подготовить все не­обходимые документы.

Изменение лицевых счетов работника

Прежде всего следует разделять лицевые счета работника в организации и лицевые счета в банке.

Лицевые счета в компании открываются на каждого работника предприятия при его устройстве на работу на основании приказа о приеме на работу и личной карточки. Записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы производятся на основа­нии первичных документов по учету выра­ботки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.

При открытии лицевых счетов в них за­носится определенный перечень сведений: данные о сотруднике, в том числе фамилия, имя, отчество, данные о приеме на работу, ИНН сотрудника, номер страхового пенси­онного свидетельства, количество детей, дата приема на работу и др.

На практике возможно несколько ситуа­ций, когда данные лицевых счетов работни­ка в организации меняются. К примеру, можно назвать изменение фамилии, па­спортных данных, ИНН.

Соответственно если данные лицевых счетов изменились, то данные исправляют­ся бухгалтером по заявлению, представлен­ному работником. К заявлению работник прикладывает копии документов, под­тверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистра­ции брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фами­лии или имени, отчества, решение суда и др.), которые заверяются в установленном порядке и подшиваются в личное дело ра­ботника. Данные сообщаются в банк, куда подается также заявление от работника.

Лицевые счета в банках, в отличие от счетов в организации, могут быть из­менены и по другим причинам, например, оформление нового зарплатного проекта, выдача «золотой карточки» вместо обыч­ной для руководящих работников, откры­тие лицевого счета на работников в новом банке, перевод всех работников в один банк. При перевыпуске зарплатных карт лицевые счета работников не изменяются.

Переоформление лицевых банковских счетов осуществляется также по заявлению работника или по инициативе банка. В пер­вом случае необходимо заявление работни­ка, во втором банк самостоятельно доводит информацию до работодателя, который впоследствии информирует работника обо всех изменениях.

Больничные на банк-карту

В ближайшее время сотрудники смогут получать на карточки не только зарплат у, но и пособия по нетрудоспособности, беремен­ности и родам. Соцстрах запускает пилот­ный проект, который предусматривает выплату пособий работникам непосред­ственно из Фонда социального страхова­ния – без посредника, то есть работодателя. Работник сможет получить пособия одним из способов: на лицевой счет в банке или почтовым переводом, в зависимости от соб­ственных предпочтений.

Для работника схема получения пособия фактически не изменится. Как и прежде, он должен будет принести на предприятие до­кументы, подтверждающие право на пособие (листок нетрудоспособности, справку о рож­дении ребенка и т. д.), и оформить заявление, где указаны счет в банке или почтовый адрес.

Работодатель в свою очередь также будет формировать комплект документов на вы­плату пособий и не позднее пяти дней со дня получения их от работника направляет в региональное отделение ФСС. При этом работник сам может при­нести заявление и другие документы в Фонд социального страхования.

И только после всего этого Соцстрахом будет производиться выплата пособий ра­ботнику на указанный им лицевой счет в банке или почтовым переводом.

Е.В. Шестакова, эксперт