Электронные документы и ЭП: что нужно знать бухгалтеру

На вопросы портала Audit-it.ru об ЭЦП отвечает эксперт Synerdocs Кассис Карина.

1. Электронная подпись, используемая фирмой – это подпись юридического лица или подпись конкретного человека (директора, бухгалтера)?

Ответ на этот вопрос можно найти в Федеральном законе от 06.04.2011 г. N  63 «Об электронной подписи» - в статье 14. Подпись должна содержать информацию, позволяющую идентифицировать конкретную персону, подписавшую документ, то есть - владельца сертификата ключа. Поэтому сертификат выдается на физическое лицо, действующее от своего имени или от имени юридического лица на основании Устава или доверенности.

Закон, также, допускает в некоторых случаях не указывать в качестве владельца сертификата физическое лицо, например, если подписание происходит автоматически – уведомление о получении запросов в государственные органы. Тогда владельцем такого сертификата признается юридическое лицо (государственное учреждение).

В любом другом случае, электронная подпись, прежде всего, подчеркивает персональное участие конкретного лица в подписании документа.

2. Какими бухгалтерскими документами можно сейчас обмениваться в электронном виде?

И вновь обращаемся к законодательству, а именно к Федеральному закону от 06.12.2011 г. N 402 «О бухгалтерском учете». В статье 9 указано, что создавать в электронном виде с использованием электронной подписи можно любой (!) первичный бухгалтерский документ. Соответственно, при наличии электронной подписи и инструментов передачи/получения можно обмениваться любыми бухгалтерскими документами. Инструменты для обмена определяют уже сами контрагенты – лучше всего прибегнуть к услугам операторов электронного документооборота.

Отдельно отметим, возможность выставлять счета-фактуры в электронном виде закреплена в гл. 21 ст. 169 Налогового кодекса РФ. Электронные счета-фактуры составляются по взаимному согласию сторон сделки в соответствии с установленными и обязательными к применению форматами и порядком выставления. Для товарных накладных и актов приемки-сдачи работ также утверждены форматы, которые, в отличие от электронных счетов-фактур, носят рекомендательный характер.

3. Какие документы можно использовать в электронном виде с применением электронной подписи? Есть ли исключения?

Электронный документ, подписанный электронной подписью, может применяться в любых правоотношениях, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на их использование. Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и даже счета-фактуры и т.д. могут быть электронными.

Запрещено составлять и использовать в электронном виде документы строгой отчетности, требования к оформлению которых, жестко закреплены в нормах законодательства РФ. Согласно п. 5.7 ГОСТа Р 6.30-2003 типографским способом в обязательном порядке должны изготавливаться бланки документов, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта РФ. Использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается.

На практике, встречаются ситуации, когда законодатель не запрещает работать с документами в электронном виде, но никто не торопиться отказываться от бумаги. Ярким примером служат кадровые документы. Дело в том, что перевести все кадровые документы в электронный вид достаточно сложно. Во-первых, часть таких документов имеет длительный или даже постоянный срок хранения, а вопрос долгосрочного хранения электронных документов пока остается открытым. Во-вторых, кадровые документы напрямую связаны с персональными данными, что влечет за собой особый порядок обеспечения защиты информации и вытекающие из этого предъявляемые законодательством РФ требования.

В связи с этими и некоторыми другими причинами работу с кадровыми документами ведут с применением бумаги.

Что касается первичных учетных документов, то на основании ст. 9 ФЗ N 402 «О бухгалтерском учете» их разрешено составлять в электронном виде с применением электронной подписи.

Таким образом, законодательством РФ четко оговорены области правоотношений, в которых запрещено/разрешено применять документы в электронном виде.

4. Можно ли заключить договор с контрагентом удаленно, используя ЭП, без предварительного подписания каких-либо соглашений на бумаге?

Согласно Федеральному закону от 06.04.11 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи» при использовании в работе усиленной квалифицированной электронной подписи заключать дополнительные соглашения для начала обмена электронными документами не требуется. Использование любого другого типа электронной подписи (простая или усиленная неквалифицированная) предполагает закрепление выбора подписи, а так же описания всех правил обмена в соглашении между контрагентами на бумаге.

Операторы электронного документооборота, используя в работе квалифицированную электронную подпись либо другой тип подписи, при заключении договора с организацией, подключающейся к их услугам, все же прописывают, какой вид подписи используется, а также уделяют большое внимание правилам обмена. При работе с оператором вам достаточно заключить всего один договор с самой организацией, предоставляющей услуги межкорпоративного электронного обмена.

5. Если все документы по сделке (договоры, счета-фактуры и др.) существуют только в электронном виде, в каком виде их можно представить по требованию налогового органа?

Представить документы в налоговые органы можно двумя способами: на бумажном носителе в виде заверенной копии или сами электронные документы. Рассмотрим оба случая.

Если технические средства налоговой инспекции не позволяют принимать документы в электронном виде, то вам следует распечатать их из информационной системы с отметкой о том, что документ был подписан электронной подписью ( Письмо Минфина России от 07.07.2011 № 03−03−06/1/409; Письмо Минфина России от 26.08.2011 № 03−03−06/1/521), заверить данные копии уполномоченным лицом и печатью организации и представить бумажный вариант.

В случае, если возможность представления документов в электронном виде имеется, на основании п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ, представлять электронные документы в налоговые органы разрешено в установленных ФНС форматах. Допускаются документы, изначально созданные в электронном виде с использованием электронной подписи, а также сканы бумажных документов, подписанные электронной подписью.

Представление электронных документов в налоговые органы осуществляется через специализированного оператора связи (СОС), оказывающего услуги налогоплательщику по сдаче налоговой отчётности.

ФНС определен порядок истребования юридически значимых электронных документов и порядок их представления налогоплательщиками. Данный порядок существует наравне с порядком истребования бумажных документов и не ограничивает виды документов. В случае представления юридически значимого электронного документа, наличие бумажной копии не требуется.

Процесс истребования выглядит следующим образом. Налогоплательщику от налогового органа через СОС приходит сообщение с требованием представить необходимые для проверки документы, после чего налогоплательщик должен их подготовить. В установленном формате составить опись (Приказ ФНС № ММВ-7-6/465), приложить все документы, подписать электронной подписью и направить в адрес налогового органа.

Напоминаем, если истребуемый документ составлен не по установленным ФНС РФ форматам, то представление документа производится аналогично случаю представления на бумажном носителе.

6. Что нужно представить в суд, чтобы подтвердить достоверность электронного документа? Есть ли уже судебная практика, связанная с использованием электронных документов, подписанных ЭП?

Напоминаем, согласно п. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ (АПК РФ), документы, полученные с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и подписанные электронной подписью, допускаются в качестве письменных доказательств.

Если технические средства суда не позволяют использовать в качестве доказательств юридически значимые электронные документы, достаточно будет сделать их копии в бумажном виде. Распечатанный документ следует заверить печатью организации и подписью уполномоченного лица (или руководителя организации).

Сегодня Высший Арбитражный Суд РФ (ВАС РФ) работает через онлайн-сервисы «Электронное правосудие». С помощью системы «Мой арбитр» документы можно подавать в арбитражные суды в электронном виде без электронной подписи посредством заполнения форм, размещенных на официальном сайте ВАС РФ. Также можно отправить сканы документов, в этом случае от вас потребуется только регистрация в подсистеме «Электронный страж». Правила подачи документов в арбитражные суды в электронном виде описаны в Справке системы «Мой арбитр».

Что касается судебной практики, показательным примером является Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 11.08.2010 по делу N А43-5226/2010. ФАС Волго-Вятского округа признал юридическую силу электронного документа, подписанного ЭЦП. В деле истец требовал взыскать задолженность с ответчика за неоплаченный товар. Ответчик не хотел признавать электронные документы, подписанные ЭЦП, утверждал, что они были подписаны не уполномоченным лицом. Суд установил, что документы составлены в соответствии с требованиями, между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором стороны предусмотрели применение электронного документооборота с использованием ЭЦП при составлении первичной учетной документации. Так же в суде был представлен сертификат ЭЦП подписанта. Таким образом, суд правомерно пришел к выводу о подписании первичных документов надлежащим образом, уполномоченным лицом ответчика.

7. Обязательно ли обмениваться электронными документами через оператора электронного документооборота? Можно ли подписывать документы с помощью программы, установленной на компьютере пользователя и отправлять контрагенту напрямую? Существуют ли такие программы?

Чтобы наладить обмен электронными документами, подключаться к услугам оператора электронного документооборота совсем не обязательно. Выбор решения зависит от соглашения между контрагентами (можно использовать обычную электронную почту), которые приступают к внешнему электронному взаимодействию. При самостоятельной организации межкорпоративного электронного документооборота придется столкнуться с рядом трудностей. Для подписания документов электронной подписью можно использовать программный продукт КриптоАРМ, который потребуется установить и настроить своими силами. С каждым из ваших контрагентов придется заключить отдельное соглашение о начале электронного взаимодействия с описанием принимаемых правил обмена. После настройки рабочих мест сотрудников и подписания всех необходимых документов, возникнет вопрос хранения электронных документов. И это далеко не все задачи, которые вам придется решать при самостоятельной организации межкорпоративного электронного обмена, также останутся открытыми вопросы безопасности и конфиденциальности передаваемых данных.

К тому же согласно требованиям Приказа Минфина от 20.04.2011 N  50н выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи, т.е. через оператора электронного документооборота. Сдача отчетности в государственные органы происходит только с использованием услуг специализированного оператора связи.

Все эти вопросы можно легко и быстро решить, воспользовавшись услугами оператора электронного документооборота. Решать вам, какой способ для вас будет более эффективным при организации обмена электронными документами с контрагентами.

8. Где фирме взять ЭП? Можно ли создать ЭП самостоятельно или нужно покупать в специализированной организации? Какая должна быть ЭП, чтобы подписанный ей документ имел такой же статус, как созданный на бумаге?

Во-первых, важно знать, существуют различные типы электронной подписи, которые закреплены в законодательных актах, регулирующих отношения, связанные с использованием электронной подписи: Федеральный закон от 10.01.2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и Федеральный закон от 06.04.11 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи». Согласно ФЗ №63 различают два вида: простая и усиленная.

Все подписи отличаются друг от друга характерными для них признаками, которые четко отражены в указанных Федеральных законах.

На основании п. 1 ст. 4 ФЗ N  63 «Об электронной подписи» участники электронного взаимодействия вправе использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если законодательство РФ не закрепляет использование конкретного вида подписи в зависимости от целей ее использования.

Во-вторых, выбор типа электронной подписи зависит от задач, которые необходимо решать с ее помощью. Так, например, выдвигаются требования к выбору электронной подписи при работе с бухгалтерскими первичными документами: электронный счет-фактура является документом основанием для вычета сумм НДС только в том случае, если он подписан электронной цифровой подписью. Поскольку с 01.07.2013 г. прекращает свое действие ФЗ N 1 «Об электронной цифровой подписи», то электронная цифровая подпись будет приравнена к усиленной квалифицированной. Также статья 6 ФЗ N 63 «Об электронной подписи» утверждает, документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, если нормы законодательства не требуют составления документа исключительно на бумаге.

Для сдачи отчетности в государственные органы также потребуется использование усиленной квалифицированной электронной подписи.

Для решения задач межкорпоративного электронного документооборота можно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. Получить сертификат квалифицированной электронной подписи можно в любом аккредитованном Минкомсвязи РФ Удостоверяющем центре ( Перечень аккредитованных УЦ).

Квалифицированная электронная подпись позволяет осуществить доказательное подтверждение авторства документа, защиту от изменений и контроль целостности документа.

Для внутреннего электронного документооборота при наличии соответствующих локальных НПА вы всегда можете самостоятельно создать и использовать как простую электронную подпись, так и неквалифицированную.

9. Сколько стоит сертификат электронной подписи для обмена юридически значимыми документами?

Стоимость сертификата ключа проверки электронной подписи зависит от нескольких факторов:

В результате цена может очень серьезно варьироваться. В среднем, стоимость выпуска квалифицированного сертификата электронной подписи для применения в системах доверенных операторов электронного документооборота составит 1000 руб. Напомним, что сертификат действует один год.

10. Можно ли использовать для подписания всех документов одну ЭП: для передачи документов в налоговую, для обмена документами с контрагентами, для участия в электронных торгах? Или нужны разные ЭП?

Усиленная квалифицированная электронная подпись решает достаточно широкий спектр задач. С ее помощью вы сможете сдавать отчетность в налоговые органы, обмениваться электронными документами с контрагентами и другое. Для участия в электронных торгах потребуется электронная цифровая подпись. Напоминаем, Федеральный закон от 10.01.2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», регулирующий вопросы, связанные с применением электронной цифровой подписи прекращает свое действие с 1 июля 2013 г. В связи с чем должен осуществиться окончательный переход к исполнению требований Федерального закона от 06.04.11 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи».

Приобретая сертификат, вы должны четко понимать, где он будет использоваться, так как, во-первых, цена сертификата напрямую зависит от количества функций, которые он может выполнять, во-вторых, чтобы быть уверенным, что сертификат будет пригоден для достижения ваших целей. Обычно цели использования электронной подписи указываются при заказе сертификата.

На практике бывают ситуации, когда применение сертификата зависит от стороны, принимающей документ. Например, некоторые операторы электронного документооборота принимают сертификаты, выданные только их удостоверяющим центром. Всегда важно убедиться, что нет никаких ограничений на использование вашего сертификата в той или иной информационной системе.

11. Есть ли ограничения на срок действия ЭП? Как быть, если документы, подписанные ЭП нужно хранить в течение многих лет?

Срок действия сертификата проверки ключа подписи, как правило, составляет один год, а срок хранения первичных бухгалтерских документов не меньше пяти лет. В момент проверки электронной подписи потребуются доказательства того, что при подписании документа сертификат был действителен. Решением данной проблемы служит использование специального формата подписи – усовершенствованная электронная подпись. Важно не путать с типом подписи (!).

Усовершенствованная электронная подпись позволяет обеспечить:

В момент подписания документа электронной подписью будет проставляться штамп времени и результат проверки действительности сертификата, что позволит даже после истечения срока действия сертификата обосновано доказать, что ваш документ имеет юридическую силу.

12. Можно ли обмениваться документами, если у нас и у контрагента ЭП выдана разными удостоверяющими центрами?

Да, можно, и это никак не противоречит законодательству. Однако, стоит учесть, при использовании неквалифицированной электронной подписи в соответствии с п.  2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 г. № 63 «Об электронной подписи» необходимо заключение соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающее случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, которое также должно предусматривать порядок проверки электронной подписи. При использовании оператора электронного документооборота вышеописанное ограничение автоматически снимается, так как Вы присоединяетесь к Регламенту обмена, который фактически обладает свойствами вышеозначенного соглашения.

13. Нормативно-правовое регулирование электронного документооборота появилось в Российской Федерации относительно недавно. Как сейчас существуют проблемы в нормативном регулировании электронного документооборота в России, каких нормативных актов не хватает для массового использования ЭП?

На самом деле все довольно позитивно. Есть необходимое законодательство в области применения электронной подписи и обмена электронными документами. Дополнительно готовятся поправки к Федеральному закону от 06.04.2011 г. N  63, они, в частности, описывают требования к использованию штампа времени в электронной подписи, вводят понятие о едином пространстве доверия.

Из проблем, не решен вопрос в области ведения электронных архивов. Федеральный закон от 22.10.2004 г. N 125 «Об архивном деле в РФ» уже устарел, в нем нет практически ничего про электронные документы. Оговариваются только сроки хранения, но ни технологий, ни рекомендаций по организации электронных архивов нет.

Пока государство не торопится решать проблемный вопрос, бизнес может делать это самостоятельно, занимая активную позицию по предложению вариантов работы в сложившейся ситуации, а также опираясь на международные стандарты и опыт коллег за рубежом.