8 способов улучшить ваши коммуникации прямо сейчас

Каждому бы хотелось общаться и обходиться без недопониманий, но некоторые мелочи могут к ним привести.

1. Одновременно разговаривайте с одним собеседником.

Многозадачность оказывается иногда полезной, но люди редко приемлют часть внимания. Беседуете ли вы с человеком лично или по телефону — отведите ему время. Это заставит его почувствовать себя важным и значимым. К тому же ваши переговоры будут короче, позволяя вам вернуться к своим первоначальным делам.

2. Смотрите людям в глаза.

Многие люди чувствуют себя некомфортно, когда пристально смотрят в глаза. Лично для меня удобнее всего фокусироваться на губах, что может помочь, если в округе плохо слышно. Но в последние годы я стремился установить визуальный контакт.

Исследования показывают, что это выражает открытость и честность. К тому же так я лучше чувствую контакт с людьми и так проще читать эмоции.

3. Задайте пару вопросов.

Важные беседы обычно имеют цель передачи информации и внесение ясности. Если люди просто вываливают факты и указания, ни передачи информации, ни внесения ясности может и не быть. Отметьте для себя в каждой важной беседе несколько ключевых вопросов и задайте их до того, как закончите говорить. Это заставит вас тщательнее поразмыслить над тем, что было сказано и обеспечит участие обоих сторон.

4. Записывайте.

В нашем распоряжении огромный арсенал, чтобы что-то записывать. Записывайте то, что вы выносите из бесед, чтобы вам не пришлось их зря повторять.

5. Читайте и реагируйте на весь e-mail.

Люди, которые читают пару первых строк из всего e-mail’а, ужасны. Это вынуждает их коллег отправлять дополнительные письма, просто чтобы их дочитали. Никто не экономит время в любом случае. Поэтому читайте письма полностью и отвечайте на всё.

Отправляя e-mail’ы старайтесь делать их короткими, используйте все по пунктам и обозначьте ключевые места, чтобы сделать ваши идеи максимально ясными и доступными для адресата.

6. Создайте график ответов на сообщения.

Это поможет с продуктивностью и оправдает ожидания людей. Я делаю это так: обычно, когда могу, я отвечаю на текстовые сообщения в пределах 20 минут, телефонные сообщения в пределах часа и e-mail’ы в течение 24 часов. Вы можете составить свою схему и дать другим людям о ней знать. Те, кто с вами работает регулярно вскоре ее поймут, и будут учитывать и уважать ваши привычки.

7. Предполагайте лучшие намерения.

Так как короткие сообщения встречаются все чаще и чаще, часто тяжело распознать предполагаемый тон собеседника. Я регулярно слышу, как люди жалуются о чьем-то отношении исходя из довольно безобидного письма. В результате получается, что люди подвергаются эмоциям, которые влияют на их точку зрения. В случае любого краткого взаимодействия всегда предполагайте, что намерения, исходящие от другой стороны, являются хорошими. А если возникают какие-либо сомнения — позвоните, дайте им шанс выказать все прямо, просто чтобы вы были уверены.

8. Завершайте беседу.

Таким детальным собеседникам, как я, требуется подтверждение о том, что разговор закончен. Если я отправляю e-mail или сообщение с требуемой информацией, у меня не остается другого выхода, как узнать, что вы все получили. Если я этого не слышу, то начинаю волноваться, что, возможно, письмо было распознано как спам или вы не получили того, в чем нуждались. Я начну пытаться узнать, все ли в порядке, посылая сообщения. Это не сэкономит ни ваше время, ни моё. Вместо молчания лучше напишите, что получили то, что требовали, или просто поблагодарите. Без этого общение становится эквивалентом того, как будто бы вы грубо покинули беседу во время разговора.