Как съесть слона? По кусочкам! [разделение больших задач на микрозадачи]
Иногда мы откладываем проекты, потому что не знаем, с чего начать. Такая цель, как, например, «написать книгу» может быть, на первый взгляд, достаточно понятной и простой, но когда принимаешься за ее осуществление, она может оказаться непонятной и необъятной. Первое, что захочется после этого сделать, это отложить эту задачу на неопределенное время.
Распространенный совет – определить, какое действие следует сделать сначала и сфокусироваться на нем. Когда с ним будет покончено, нужно приступить к следующему. Результаты использования этого метода у меня были разные. В некоторых случаях он помогал, но иногда этого было недостаточно, чтобы продолжать работу над проектом. Даже если следующее действие простое, я не решался начинать работу, так как простым оно казалось только на первый взгляд, а на самом деле оно вело к новым необъятным и непонятным задачам.
Решение, которое я нашел, намного эффективнее помогает решить данную задачу, и заключается в том, чтобы разбить один большой проект на множество «микрозадач», начиная от самых первых действий над этим проектом, до завершающих. Микрозадача – это, действие, сделать которое не составляет особого труда. Примером такой микрозадачи может быть 5-ти минутный телефонный разговор.
Типичную микрозадачу можно сделать максимум за 30 минут, в идеале – меньше, чем за 10. Повторю еще раз, это незначительное, отчетливо выраженное действие.
Вы можете подумать, что не всегда возможно разбить большой проект на мелкие задачи. Но очень часто выходит так, что кто-то другой уже за Вас это сделал. Например, если Вы хотите написать книгу, Вы очень быстро можете найти пошаговую инструкцию того, как сделать это. Я не утверждаю, что там все разбито на микрозадачи, но что-то очень похожее на это сделано.
На самом деле существует много ситуаций, в которых очень много неопределенности, и спланировать проект невозможно от начала до конца. Хорошим примером такой ситуации есть развитие программного обеспечения, что требует постоянного совершенствования. В этом случае Вы также можете использовать микрозадачи, чтобы спланировать ситуацию хотя бы до того момента, который Вы видите достаточно ясно. Когда же Вы достигните этого момента, откорректируйте Ваши планы для последующих действий.
Схемы микрозадач
Для многих проектов очень полезно составить схему, которая бы отображал все действия от начала до конца.
Хочу представить Вам 20 микрозадач процесса написания новой статьи в свой блог. Шаги размещены в строгой последовательности:
1. Выберите главную цель статьи (сообщить, убедить, развлечь или вдохновить).
2. Решите, какая будет идея Вашей статьи, или просмотрите список тем, на которые предлагают написать статью читатели Вашего блога.
3. Выберите тему.
4. Сделайте небольшие наброски статьи, напишите главные идеи, не структурируя их.
5. Подумайте, как расположить эти идеи в статье, чтобы она ясно (последовательно, логично и т.д.) выражала то, что Вы хотите сказать.
6. Расположите все, что Вы написали (п.4) в такой последовательности. Выделите главные разделы и подразделы.
7. Найдите примеры, которые бы яснее раскрывали материал (аналогии, цитаты, статистические данные, картинки, истории и т.п.) и добавьте их к Вашей схеме.
8. Откорректируйте схему, чтобы придать ей завершенность.
9. Расширьте каждый раздел схемы до параграфа.
10. Вставьте в статью смысловые подзаголовки.
11. Напишите вступление
12. Напишите заключение.
13. Отредактируйте содержимое статьи, чтобы придать ей ясность и выразительность.
14. Прочитайте статью вслух.
15. Подберите возможные названия для статьи.
16. Выберите лучший заголовок.
17. Выберите категории Вашего блога для статьи.
18. Решите, когда публиковать статью (сейчас, или в будущих постах).
19. Опубликуйте статью.
20. После того, как статья будет уже несколько часов на Вашем сайте, изучите все комментарии читателей и примите во внимание все сообщения об опечатках.
Для опытных блоггеров этот список может показаться странным. Мне уже, например, этот список совсем не нужен, так как процесс написания я уже давно освоил после более чем 600 записей.
Когда я берусь за действительно большой проект, я всегда начинаю с составления списка микрозадач, и стараюсь записать все действия от начала и до конца. Иногда он занимает несколько страниц и требуется несколько дней, чтобы его составить. Часто это помогает добиться хороших результатов. Если я составляю пошаговый план, все идет очень гладко. Также он помогает предварительно определить, когда проект будет окончен. Без такого плана я вообще не могу даже представить, когда закончу тот или иной проект.
Пошаговый план очень полезен для повторяющихся проектов. Когда я был разработчиком игр несколько лет назад, я должен был пройти одинаковый процесс для каждой новой игры. Это включало тестирование и выявление ошибок, создание инсталляции (лицензионное соглашение, форма заказа, документация и т.п.), создание финального релиза программы, обновление веб сайта и выкладывание на нем новых игр, написание и рассылка пресс-релизов, создание тех. поддержки и ответов на часто задаваемые вопросы для игры, создание страниц с подсказками и объяснениями игр, создание упаковки для игры (СD диск, печатные инструкции), добавление пробной версии игры на множество каталогов, предложение игры разным обозревателям игр, добавление новости о выходе игры на новостные сайты, рассылка письма клиентам и т.д. Для простой игры это может занять несколько дней, даже если для этой цели я найму человека, который будет этим заниматься целый день. Если для этого я бы воспользовался услугами сервисов, которые занимаются раскруткой, нужно было выделить $2000. Но только из-за того, что у меня был план последовательных действий, записанный на нескольких листах бумаги, это проходило очень быстр и гладко. Я мог тут же сконцентрироваться на необходимой задаче и не беспокоился о том, что могу что-нибудь забыть.
День микрозадач – Ваши 50 задач на каждый день.
Вы также можете попробовать спланировать просто Ваш день, используя микрозадачи. Если Вы работаете 8 часов в день, и на каждое задание выделяете 10 минут, Вам нужно сделать список 50 микрозадач. Я делал это несколько раз, и понял, что именно такая градация является наиболее эффективной. Тем не менее, я призываю Вас попробовать воспользоваться этим способом хотя бы один день и посмотреть, сработает ли он для Вас.
Для меня наибольше подходит смешанная схема/подход, т.е. смешение мелких и существенных задач. Например, на сегодня у меня такие планы: утром (с 9ти до обеда) я пишу две статьи: эту о микрозадачах и еще одну на послезавтра. После обеда я занимаюсь мелкими делами. Мы с Ирин только недавно переехали и нужно решить много мелких проблем и сделать несколько звонков. Таким образом, я решаю несколько задач каждый день.
Управлять сложной задачей.
Как решить разбивать ли большие задачи на мелкие задания? Если задание кажется достаточно легким, и мне не составляет труда сделать ее, я добавляю ее к своему списку дел так как есть, не разбивая на мелкие задания. Но если эта задача мне не ведома, я еще никогда с ней не сталкивался, а также она кажется мне трудной, я разбиваю ее на более мелкие задания , когда планирую свой день. Это помогает мне не встретить сопротивление, когда я уже решаю проблемы в течение дня. Мне нравится, когда все идет гладко от одного задания к другому, и когда не нужно останавливаться, чтобы подумать, что делать дальше. Экспериментируйте, чтобы увидеть, что для Вас лучше подходит. Вы можете быть таким человеком, который напишет «сделать новый on-line бизнес» в своем списке и без всяких подсказок знает, как это сделать. Я не такой человек. Я не люблю работать в темноте. Мне нужно видеть последовательность действий. Четкий план последовательных действий может быть хорошей мотивацией. Так приятно осознавать, что только следуя этим действиям, я достигну конечного результата (или, по меньшей мере, чего-то приблизительного).
От намерения к действию.
Совершено нормально, когда Вы ставите перед собой цель, не зная точно, как ее достичь. Но когда Вы поняли, Вам предстоит придать ей физическую форму, т.е. достичь ее. Если Вам не хватает ясности действий, сконцентрируйтесь на Ваших намерениях.. И только Вы представите себе намерения, это поможет Вам увидеть ясность действий и доказать, что Вы серьезно настроены на достижение поставленных целей. В противном случае, Ваши действия и мысли будут очень сумбурными и, в конце концов, цель не будет достигнута.
Список микрозадач похож на рецепт. Если Вы следуете рецепту, Вы можете сконцентрироваться на самом процессе, не беспокоясь о том, как это сделать. Нужно только следовать действиям, которые уже написаны. Подобным образом, когда Вы создаете список микрозадач для проекта, Вы разделяете планы и действия. Это поможет достигать цели без особых проблем. Также, если Вы следуете Вашему списку, не сомневайтесь, что Вы достигните результатов. Может, они и не будут безупречными, но они будут.
Цикл статей: Основы тайм-менеджмента. 10 самых полезных инструментов