Проверки бизнеса

Разрешения для бизнеса: что делать, чтобы не бояться проверок

Получив документы о регистрации, предприниматель имеет право вести бизнес на законных основаниях в желаемом формате. Однако законодательство предусматривает ряд дополнительных требований, которые должен соблюдать бизнесмен, чтобы не получить штрафы и повышенное внимание контролирующих органов.

О выдаче лицензий более подробно написано в разделе «Получение необходимых разрешений». Скажем кратко, что есть виды деятельности, которые подлежат лицензированию: пассажирские перевозки, образование, медицинские услуги, продажа алкоголя и др. За работу без лицензии предусмотрены большие штрафы и даже (в отдельных случаях) уголовное наказание.

Уведомление о начале деятельности

Для некоторых видов бизнеса недостаточно получить регистрационные документы и лицензию, требуется уведомить контролирующие структуры (Роспотребнадзор, Ростехнадзор, МЧС и др.) о начале деятельности. Этот вопрос регулирует ст.8 Закона № 294-ФЗ (последние изменения внесены 01.05.2017 г.). В списке несколько десятков видов деятельности, среди них:

- гостиничный и туристический бизнес;

- оказание бытовых услуг;

- розничная торговля;

- производство одежды и текстильных материалов;

- грузоперевозки;

- производство сахара, хлеба, молочных продуктов, безалкогольной продукции

и т. д.

Обратите внимание! Уведомление направляется предпринимателем после прохождения процедуры регистрации до начала фактической деятельности. Подать его можно непосредственно в контролирующий орган либо через многофункциональный центр МФЦ в письменной или электронной форме.

Полномочия проверяющих органов

Кто имеет право контролировать бизнес? Таких организаций много, привести их полный список нет возможности. Основные государственные структуры, которые приходят с проверками, перечислены в таблице:

Также с проверкой могут наведаться Росприроднадзор, Россельхознадзор, Ространснадзор, Ростехнадзор, Росздравнадзор и т. д., если ваш бизнес входит в сферу их компетенции.

Порядок проведения проверки

Сотрудник государственных органов контроля не приходит в бизнес-структуру по собственному желанию. Он действует в соответствии с письменным приказом (распоряжением) своего ведомства: с указанием Ф.И.О проверяющего, причин проведения проверки и ее даты. Также чиновник обязан предъявить удостоверение и согласовать время с руководителем предприятия, чтобы последний был на месте (проверку не проводят без присутствия директора или лица, его замещающего).

Таким образом, если представители контролирующих органов не предъявят предусмотренные законом документы или придут в отсутствие директора (заместителя), сотрудники вправе не пустить их на территорию предприятия. Полезная для предпринимателя практика - вести Журнал проверок, куда заносят сведения о всех визитах, датах, Ф.И. О. проверяющих.

Внимание! С 1 января 2016 г. по 31 декабря 1918 г. в РФ действует запрет на проверки для малого бизнеса (ст. 26.1 закона № 294-ФЗ). Однако запрет не распространяется на налоговые проверки, проводимые ФНС: они по-прежнему не ограничены.

Периодичность проверок

Обычно комплекс контрольных мероприятий в отношении одной организации проводится не чаще, чем 1 раз в 2-3 года. Однако у каждой службы свои правила, поэтому уточнять регулярность плановых проверок лучше непосредственно у профильного ведомства. Также могут существовать внутренние инструкции и приказы, регулирующие вопросы контроля за бизнесом.

Как правило, планы проверок публикуются на сайте соответствующей организации в свободном доступе. Исключение – для налоговой службы, которая не разглашает свои планы. Каждый год составляется консолидированный план проверок коммерческих структур (его можно найти на сайте Генеральной прокуратуры). Внеплановая проверка, как правило, проводится по жалобе клиента, недовольного сотрудника, соседей (если бизнес расположен в многоквартирном доме) или в случае форс-мажорной ситуации.

Важная информация. Главный закон, регулирующий проверки бизнеса: №294-ФЗ. Здесь же в ст. 10 изложены основания для внеплановых проверок.

Согласно положениям названого Закона, проверяющие органы имеют право:

- составить акт (протокол) о нарушениях, дать письменное предписание об их устранении с указанием срока;

- наложить штраф (как правило, не выписывают при первом посещении, дают время на устранение недостатков);

- приостановить деятельность предприятия при обнаружении серьезных нарушений до их устранения;

- инициировать вопрос ликвидации коммерческой организации и прекращения ее деятельности через суд.

Как подготовиться к проверке: чек-лист для начинающих предпринимателей

В силу незнания законов неопытные бизнесмены иногда попадают в неприятные ситуации. Но стоит сказать, что проверки к малому бизнесу лояльны, если предприятие работает в правовом поле, бизнесмен знает законы и демонстрирует желание соблюсти требования законодательства. Штрафы первый раз обычно не выписывают, дают время на устранение несоответствий.

Самые строгие требования предъявляет налоговая служба, и она, как правило, не дает права на ошибку. Но ФНС редко наносит визит собственнику предприятия на его территории, предпочитая удаленный контроль за заполнением отчетов и уплатой налоговых обязательств. Если к предпринимателю возникают вопросы, налоговый инспектор запросит документы и разъяснения, которые необходимо вовремя предоставить.

Требования санитарной и пожарной служб

Ранее от предпринимательской структуры требовали в обязательном порядке предоставить заключения СЭС и ГПС о соответствии помещения санитарным/противопожарным нормам. Сейчас такого требования нет, но это не означает, что соблюдать нормы не требуется; соответствующая служба обязательно придет с проверкой. Лучше подготовиться заранее к ее визиту, изучив требования соответствующих СанПиНов и других нормативных актов.

Внимание! Есть виды бизнеса, которым не разрешено работать без официальных разрешений от Роспотребнадзора и пожарной службы. Это аптеки, продовольственные магазины, кафе, рестораны, школы, гостиницы (полный список - в письме Роспотребнадзора от 15.04.2011 № 01/4310-1-32).

Памятка по документам

Если бизнес занимает чужое помещение, у владельца предприятия должен быть договор аренды. Если помещение собственное – документы, подтверждающие право собственности. Также у владельца бизнеса должны быть в наличии:

1) учредительные документы:

  - лист записи в ЕГРИП/ЕГРЮЛ,

  - устав, учредительный договор, протокол общего собрания, список участников ООО (для юридического лица);

2) приказы о вступлении в должность Генерального директора и Главного бухгалтера;

3) лицензия для лицензируемых видов бизнеса;

4) уведомление о начале деятельности (для предпринимателей из ст. 8 Закона № 294-ФЗ);

5) допуски СРО (для строительных компаний);

6) сертификаты на продукцию или услуги;

7) отчеты, декларации, договоры, акты.

Оформление сотрудников

Если у предпринимателя имеется наемный персонал, проверки касаются двух аспектов: оформления сотрудников и условий их работы. Что потребует инспектор от бизнесмена при проверке:

- книгу учета трудовых книжек;

- табель учета рабочего времени;

- журнал приказов по личному составу (о приеме на работу, переводах, отпусках, увольнении);

- график отпусков;

- журнал по охране труда и противопожарной безопасности с подписями всех работников.

Важно! С 01.01.2017 г. микроорганизации численностью до 15 чел. в соответствии с Законом № 348-ФЗ получили возможность не вести кадровый учет в полном объеме.  С этой целью оформляется приказ об отказе от кадровых документов (правил внутреннего распорядка, положений об оплате труда, графика работы и т.д.).

Соблюдение кассовой дисциплины

Если у предпринимателя идет движение наличных денег (наличие кассового аппарата скоро станет обязательным условием работы для тех, кто принимает/выдает оплату наличными), он обязан иметь следующие документы:

- приказ об установлении лимита в кассе (или его отмене);

- договоры о материальной ответственности;

- приходные/расходные кассовые ордера;

- платежные ведомости,

- журнал регистрации кассовых документов

и т. д.

Вывеска и наружная реклама

Бизнесмену, работающему с клиентурой, требуется заявить о себе, следовательно, ему нужна вывеска. Она размещается бесплатно рядом с входом и не требует получения разрешительных документов. Однако иногда у предпринимателя возникает желание изложить в вывеске как можно больше информации, привлечь как можно больше людей, и тогда вывеска «превращается» в рекламу.

Размещение наружной рекламы регулирует Федеральный Закон «О рекламе», также свои требования могут быть у местной администрации. Законом четко не разграничены понятия «вывеска» и «реклама». Сложившаяся практика требует, чтобы вывеска содержала только наименование организации, сведения о ее местонахождении и графике работы. Вся дополнительная информация (перечень услуг, призыв ими пользоваться) будет считаться рекламой - на нее требуется специальное разрешение. 

Каков порядок действий, если вы захотите разместить наружную рекламу законно:

1) согласовать вопрос размещения рекламы с владельцем помещения (в дальнейшем с собственником заключается договор);

2) написать заявление в органы местного самоуправления, приложив письменное согласие от собственников здания;

3) обратиться за разрешением в архитектурную службу города;

4) оплатить госпошлину.

Подведем итоги

Проверки – неприятная, но неотъемлемая часть работы бизнеса. Можно свести внимание контролирующих органов к минимуму, если придерживаться следующих правил:

- работать в легальном правовом поле (с регистрацией, лицензией, если это предусмотрено законом, официальным договором аренды помещения, оформлением всех сотрудников);

- знать законы (в том числе свои права);

- вовремя платить налоги и сдавать отчеты;

- хранить в порядке документы;

- соблюдать гигиенические, противопожарные, экологические и прочие нормы.

Совет. Чтобы избежать неприятностей, опытные предприниматели рекомендуют 1 раз в год или полгода проводить внутренний аудит - проверять свой бизнес самостоятельно. Храните в порядке оригиналы документов и их копии, сохраняйте акты, справки, квитанции – все документальные подтверждения своих действий, читайте законы и изменения к ним. Тогда визиты проверяющих органов не повредят Вашему бизнесу.