Бережливое производство для малого бизнеса: инструкция по применению

Концепция Lean production, или бережливое производство, впервые была сформулирована в Toyota еще в конце 1980-х. Своеобразная японская традиция позволила создать почти безупречную дисциплину производства. Западные компании с энтузиазмом отнеслись к очередной возможности для повышения конкурентоспособности через снижение издержек всеми мыслимыми способами. И адепты «бережливости» выросли как грибы после дождя, задав новые стандарты для производственной отрасли.

Чуть позже стало понятно, что термин «производство» достаточно условен, поскольку принципы Lean production легко адаптировались практически под любую отрасль: бытовые услуги, IT, медицина, финансы, транспорт, туризм. Ориентированная на повышение эффективности работы, достаточно простая для внедрения, логичная, не вызывающая отторжения и легко адаптируемая под национальные особенности концепция стала особенно актуальной для стран, где у жителей проблемы с дисциплиной, управлением и организацией (будем честными, Россия в этом списке есть, была и будет).

5 базовых принципов бережливого производства 

1. Ценность любого продукта или услуги определяет именно потребитель. Поэтому задача компании — понять, сколько клиент готов платить за товар и при каких условиях. Соответственно, все бизнес-процессы рассчитываются таким образом, чтобы достичь оптимальной цены при максимальной прибыли компании. При кажущейся банальности идеи в суете предпринимательской жизни об этом часто забывают. А ведь это основа.

2. Добавочная стоимость в любой области получается по итогам исполнения сложной цепочки каких-то внутренних действий компании. Завод, парикмахерская, автосервис или ритейл — между ними нет принципиальной разницы. Есть затраты, производство, управление, издержки, риски, продажи, эксплуатация, сервис и так вплоть до утилизации.

Задача Lean — помогать со сбором и анализом информации о каждом этапе в отдельности и их совокупности, чтобы находить варианты для оптимизации этой цепочки в любом типе бизнеса. 

3. Процесс работы компании должен выглядеть как непрерывное и естественное течение. Поэтому нужно тщательно искать участки, замедляющие любые бизнес-процессы, приводящие к потере времени, лишним издержкам, увеличению рисков и т.д. Причем этот поиск вообще нельзя прекращать: важно всегда мониторить происходящее и отыскивать новые варианты для оптимизации. 

4. Предложение от бизнеса должно появляться тогда, когда подтвержден рыночный спрос со стороны аудиторий. Lean антагонистичен системе планирования ресурсов (MRP). В последней потребности в продукте определяются на основе прогнозирования и предположений, а они могут быть неточны, и потому возникают излишние риски и высокие издержки.

В бережливом производстве ничего не делается до момента возникновения и подтверждения устойчивого спроса, поэтому огромное внимание уделяется построению гибких систем, способных к моментальному рождению новых проектов. 

5. Lean опирается на концепцию постоянного стремления к совершенству. То есть после тщательного анализа, устранения ключевых проблем, повышения эффективности и прибыльности нельзя останавливаться. Цикл оптимизации запускается заново: снова исследуется каждый цикл предприятия, каждая цепочка бизнес-процессов, чтобы находить все новые решения для роста эффективности, снижения издержек и минимизации рисков.

Предыдущие пять пунктов относятся к философии бережливого производства, то есть к теории. А за ними следует практика, которая дает рекомендации по реальному повышению эффективности. Например, есть восемь направлений, где можно искать варианты избавления от издержек и новые возможности: логистика, складские запасы, оптимизация штата, организационные вопросы, техническая эксплуатация, перепроизводство, временные затраты, избыточные функции, ненужные риски и, наконец, использование изобретательского потенциала. Даже без философии Lean из ее практической части можно почерпнуть массу безусловно важных советов. 

Разумеется, концепция, разработанная японскими мануфактурщиками в 1980-х не могла дойти неизменной до XXI века. Поэтому появились продвинутые гибриды. Одним из самых популярных стала Lean Six Sigma (Шесть сигм). Она объединяет идеи бережливого производства, сфокусированного на устранении потерь и непроизводительных затрат, и концепции Six Sigma, нацеленной на снижение вариабельности процессов и стабилизацию характеристик продукции.  

Читайте также: Бережливое производство (Lean Production) в малом бизнесе – как такое возможно

Главные тренды Lean Six Sigma в 2018 году

Ускорение

Эволюция рынков, технологий, спроса, трендов, моды и прочих важных для бизнеса факторов — это нормальный процесс, который происходит всегда. Но с началом информационной эпохи естественная смена циклов ускорилась в разы. Если затянуть с процессом реализации идеи, разработкой продукта и выходом на рынок, есть риск потери актуальности или отставания от конкурентов.

Жизненные циклы продуктов и процессов стали короче ожидаемой продолжительности проекта — это та реальность, с которой надо смириться и к которой нужно приспособиться. 

Поэтому для снижения рисков необходимо построение систем и бизнес-процессов, максимально быстро реагирующих на смену окружающей среды. 

Адаптация

Одна из актуальных тактик Lean — управление процессами, основанное на принципе частых итераций в жизненном цикле проекта. На практике это выглядит так: малое улучшение, тест, еще небольшое улучшение, новый тест и т.д. Это включает постоянные изменения планов, пересмотр этапов проекта, оперативное реагирование на действия клиентов, партнеров, поставщиков и конкурентов. Таким образом, объем и жизненный цикл проекта остаются теми же, но делают процессы более реактивными, учитывающими рыночные, социальные, технологические и культурные тенденции.

Главное преимущество Lean в том, что оно позволяет не скатиться в хаос, а органично вписать данную стратегию в основу бизнес-процессов. 

Глобализация

Философия и инструментарий обновленной Lean подходит для всех отраслей и компаний любого размера. За четыре десятилетия развития система стала универсальной и может применяться практически где угодно. Сфера услуг, ритейл, финансы, производство, сервис, IT, стартапы, медицина — каждый может найти для себя полезные решения. Более того, следование принципам применимо в любой стране — от Мозамбика до Норвегии. Сейчас не найти региона, где не было бы последователей бережливого производства, способных адаптировать главные принципы и инструментарий Lean для конкретного бизнеса.  

Масштабирование

На начальном этапе проблемой для Lean была узкопрофильная специализация. Философия ориентировалась на большие производственные коллективы. Но по прошествии времени оказалось, что масштаб не имеет особого значения и что для компании со штатом в 10 человек предложенные принципы в области повышения эффективности работают тоже довольно успешно. И тогда появилась масса программ специально для предприятий малого и среднего бизнеса.  Да, сначала небольшие компании были довольно осторожны, но с появлением критической массы успешных примеров чаши весов склонились в их пользу. 

Актуальность

По мере того как инструментарий Lean расширяет свой охват, он превращается из конкурентного преимущества в обязательный стандарт. Здесь можно провести прямую аналогию с глобальной цифровизацией. Иметь свой сайт 15 лет назад было скорее модным, чем необходимым решением. Не иметь его сейчас — все равно что расписаться в собственной некомпетентности.

Lean в сочетании с новыми информационными технологиями, мотивирует на внесение корректировок во все области бизнеса: финансовую политику и рыночную стратегию, маркетинг, работу с клиентами и т.д. Новые технологии, как правило, плохо подходят для старых бизнес-моделей и требуют комплексной адаптации всех ключевых систем и процессов.

Управление

Влияние Lean на бизнес-процесс не останавливается на соображениях ROI. В то время как некоторые традиционные компании обеспокоены изменениями «снизу вверх», компании, использующие энергию, опыт и участие сотрудников, испытывают возможности для неожиданно эффективных решений. Принцип «тянуть» процессы с непосредственным использованием инициатив персонала позволяет открывать новые горизонты для развития бизнеса. 

HR

Обучение сотрудников методам Lean — еще одна возможность для повышения производительности и эффективности всей компании. Прежде чем внедрить какую-либо методологию, крайне полезным оказывается практика использования мозговых штурмов.

Открытое обсуждение, внимание к сотрудникам, уважение их мнения — все это идет только на пользу современным компаниям.

Важно, чтобы люди, которые должны пройти обучение, понимали, что их участие будет полезно для их собственной карьеры. Цель в том, чтобы помочь людям лучше разбираться в своей работе и видеть практический результат от коллективных действий. Обучение Lean выступает в качестве катализатора для позитивных изменений и средством для развития необходимых навыков и компетенций.

Вертикаль

Lean первоначально был создан как глобальный набор инструментов для совершенствования бизнес-процессов. Но сегодня он эволюционировал в комплексную систему управления. Психология руководства высшего и среднего звена изменяется и отходит от традиционного отношения «я начальник, ты исполнитель». Для любого менеджера становятся важными не только организаторские функции, но и навыки общения, развитие команды, управление проектами, предотвращение конфликтов, желание самосовершенствоваться и пр.

Философия бережливого производства эволюционировала в комплексную систему, нацеленную на повышение эффективности бизнеса в каждой его области и на каждом его этапе. На мой взгляд, если у компании есть амбициозные планы, желание выходить на новые рынки, осваивать новые направления работы, то игнорировать подобный инструментарий неразумно. Хотя бы узнайте для начала, от чего отказываетесь.

Рекомендовано к прочтению:

Йорго Трахилис «Лидерство на всех уровнях бережливого производства»

Майкл Вейдер «Инструменты бережливого производства II»

Пол Эйкерс «Как вырастить персонал и весело создать Лин-культуру»

Автор: Александр Ермаков