Организация работы компании

Три правила успешной компании: автоматизация бизнес-процессов, сильная команда, учет и контроль

Компания зарегистрирована, выбрана организационно-правовая форма, получена выписка из реестра – можно на официальных основаниях приступать к работе. Но предпринимателя-новичка обступают новые вопросы:

- где брать сотрудников, как их оформлять;

- нужно ли заключать какой-нибудь договор с клиентом;

- как и когда платить налоги;

- как учитывать доходы и расходы;

- на что тратить деньги в первую очередь, а что может подождать.

Организовать работу компании с нуля – задача не из легких. Чтобы успешно справиться с нею, необходимо выделить 4 дня и посвятить каждый день одному из базовых вопросов, на которых строится работа компании: финансы, клиенты, сотрудники, бизнес-процессы. Рассмотрим эти 4 блока детально.

Как организовать управление финансами в маленькой компании

Деньги любят учет. Контроль за поступлением и расходом финансов – первое, что должен организовать владелец компании. Индивидуальному предпринимателю не обязательно брать на работу бухгалтера – все зависит от объема хозяйственных операций и ставки налогообложения. В отличие от ИП, юридическое лицо обязано вести бухгалтерский учет (то есть отражать все хозяйственные операции в специфических бухгалтерских документах), поэтому без квалифицированного специалиста трудно обойтись.

Внимание! Ведение бухгалтерского учета в организации лежит на совести руководителя. С 1 апреля 2017 года выросли штрафы за ненадлежащую организацию бухгалтерского сопровождения хозяйственных операций.

Таким образом, чтобы решить, брать или не брать на работу бухгалтера, предприниматель должен проанализировать следующие пункты:

- объем сделок, количество планируемых операций (в день, в месяц);

- наличие/отсутствие у предприятия наемных сотрудников;

- ставка налогообложения (упрощенная, общая);

- планируется ли работать с наличными или все операции будут совершаться в безналичной форме (прием платежей, выдача зарплаты сотрудникам).

Если ИП работает на упрощенной системе без наемного персонала, он вполне справится с учетом денежных потоков самостоятельно. Но сложность документооборота возрастает, если у предприятия в формате ООО или ИП работает по найму хотя бы один человек. В таком случае предприятие обязано регулярно подавать отчеты в налоговую, Пенсионный Фонд, ФСС; также кто-то должен уметь грамотно начислять зарплату и налоги.

Важная информация! Ранее предприниматели, использующие наемный труд, были обязаны самостоятельно обратиться в ПФ и ФСС. С 1 января 2017 г. становиться на учет не нужно, а вместо Пенсионного фонда взносы собирает теперь налоговая служба. Предприятие числится плательщиком страховых отчислений с момента регистрации, но соответствующие организации (ПФ, ФСС) обязаны прислать документальное подтверждение о постановке на учет; если этого не произошло, лучше обратиться в указанные фонды самостоятельно.

Несколько слов о кассовой дисциплине

Все предприниматели, имеющие дело с наличными деньгами, обязаны соблюдать кассовую дисциплину. Правила кассовых операций устанавливает Центробанк. Не важно, есть ли на предприятии кабинка с надписью «Касса» и кассовый аппарат; если расчеты производятся купюрами, они оформляются по правилам кассовой дисциплины (приходными и расходными кассовыми ордерами). Если прием наличных осуществляется через кассу или бланки строгой отчетности (БСО), приходный кассовый ордер оформляется на всю сумму 1 раз в день.

На конец рабочего дня в кассе не должны оставаться наличные деньги сверх установленного лимита. «Излишки» наличности оправляются в банк. Предприятие самостоятельно устанавливает лимит, однако субъекты малого предпринимательства (ИП и ООО с небольшой, до 100 человек, численностью работающих) могут лимит не устанавливать. Об этом руководитель издает специальный приказ.

Важно! Иногда предприниматели-новички путают налоговую и бухгалтерскую отчетность. Налоговые отчеты - это задокументированные сведения о доходах и расходах, которые предприниматель обязан сдавать в налоговую ежегодно, ежеквартально или ежемесячно по установленной форме (сумма в них указывается за период). Бухгалтерская отчетность – совокупность документов, отражающих разовые поступления или расход денежных средств: они являются базой для начисления налогов.

Для ИП на упрощенной системе налоговая отчетность – это декларация, которая сдается 1 раз в год, а также Книга учета доходов и расходов (ее обязан вести индивидуальный предприниматель в бумажном или электронном виде).  Таким образом, маленькой компании не обязательно брать бухгалтера на работу на полную ставку. Если объем хозяйственных операций небольшой, бухгалтерию отдают на аутсорсинг или поручают толковому сотруднику как дополнительную обязанность.

Совет! Чтобы считать доходы и затраты, желательно их не просто записывать, а вести автоматизированный учет в специализированной программе. Это удобно самому предпринимателю и позволяет видеть полную картину. На первых порах сгодятся Excel и Google Docs, но со временем лучше подключить специализированный сервис (например, МоеДело или 1С).

Вопросы управления персоналом – договаривайтесь письменно

Начинающий предприниматель часто обходится своими силами на начальном этапе запуска проекта. Но если бизнес пойдет успешно, без дополнительных рабочих рук не обойтись. Многое зависит от специфики компании, но так или иначе бизнесмену придется выстраивать отношения с наемным персоналом.

Самое важное, о чем следует помнить:

- дополнительные рабочие руки должны себя оправдывать;

- каждый новый человек должен приносить пользу, увеличивая прибыль компании;

- не стоит поручать ответственный участок работы одному незаменимому человеку;

- все ключевые вопросы (режим работы, права и обязанности) должны оговариваться в письменной форме.

Принимаем на работу сотрудника: как оформить трудовые отношения

Как только предприниматель берет человека на работу, то есть вступает с ним в трудовые отношения, у него появляется обязанность оформить эти отношения документально. С наемным работником заключается трудовой договор (если работник трудится на рабочем месте постоянно) или гражданско-правовой договор (если работа носила разовый характер). В первом случае работодатель обязан выдавать зарплату 2 раза в месяц, оплачивать больничный и отпускные, перечислять НДФЛ и страховые взносы, во втором – делаются только страховые отчисления.

Также работодатель вправе устанавливать своим приказом правила внутреннего распорядка, в которых описан режим работы, требования к поведению и внешнему виду сотрудников (с ними работника необходимо ознакомить – желательно «под роспись»). Но у руководителя есть не только права, но и обязанности. Так, он обязан обеспечить персонал инструментами и материалами, в некоторых случаях – средствами защиты и рабочей одеждой, создать безопасные условия на рабочем месте. Кроме того, при найме сотрудника у работодателя возникает обязанность издать приказ о приеме на работу, сделать запись в трудовую книжку и оформить личную карточку.  

Совет! Экономный вариант для начинающего предпринимателя – отдать часть работы на аутсорсинг. Договор с удаленным работником заключить проблематично (хотя с 2013 года такая возможность прописана в Трудовом Кодексе), но существует множество посреднических сайтов, на которых деньги работодателя застрахованы от недобросовестных фрилансеров.

Как организовать работу с посетителями: всегда ли клиент прав?

Правило «клиент всегда прав» помогает в первую очередь самому бизнесмену. Хотя есть категория хамовитых граждан, которые используют приведенный шаблон в своих интересах, все же стоит выстраивать работу таким образом, чтобы обиженных покупателей было как можно меньше. Недовольный клиент способен испортить репутацию компании, а множество контролирующих органов только и ждут жалоб на предприятие – это дает повод прийти с внеплановой проверкой. Также стоит учитывать тот факт, что привлечение новых клиентов в современном маркетинге дорого обходится, поэтому начинающий бизнесмен старается всеми способами угодить клиенту. 

2 правила работы с клиентами

1. Еще на этапе составления рекламного предложения (на баннере, билборде, вывеске) важно определить свою целевую аудиторию. Клиенту необходимо ясное и четкое понимание того, куда он попал, что он получит в результате сотрудничества с компанией, а бизнесу – чтобы пришли именно те люди, для которых он работает. Не в интересах бизнесмена привлекать не свою целевую аудиторию, тратить на нее деньги и время, поэтому нежелательный контингент следует сразу отсекать.

2. Чтобы обезопасить себя от неадекватных посетителей и необоснованных претензий, отношения с клиентом необходимо задокументировать: заключить договор. Если бизнес ориентирован на продажу ценных вещей или оказание дорогостоящих услуг, составляют индивидуальный договор. Если клиентов много, их идентификация и точное число не поддается определению, полезно составить так называемый договор публичной оферты, в котором перечислены условия сотрудничества между компанией и клиентом. Если клиент совершает определенные действия (оплачивает покупку, делает заказ), считается, что он ознакомился с договором и принял изложенные в нем правила.

Важно! Согласно ст. 161 ГК РФ, сделки между юридическими лицами, а также между юр.лицом и физ.лицом должны заключаться письменно.

Для компании, имеющей сайт (интернет-магазин), желательно составить, наряду с договором оферты, пользовательское соглашение, оговаривающее условия поведения посетителя на сайте. Иногда пользовательское соглашение объединяют с договором оферты – эти документы легализуют правовые отношения с клиентом и служат юридической защитой для компании.

Автоматизация бизнес-процессов – условие жизнеспособности компании

У предпринимателя хронически не хватает времени, ведь приходится совмещать несколько функций, заниматься в один день десятком дел. Поэтому любая автоматизация идет на пользу бизнесу. Автоматизировать можно не только те процессы, которые подразумевают компьютеризацию в силу своей специфики (деньги, учет товара, анализ трафика), но и повседневные алгоритмы, определяющие фирменный стиль компании.

Например, можно прописать скрипты разговоров с клиентами, чтобы каждый сотрудник знал, что говорить в определенных случаях. Заготовить шаблоны договоров с клиентами и наемным персоналом, в которых детально прописать права и обязанности сторон. Придумать схему тестирования для приема новых сотрудников. Любое повторяющееся действие полезно оформить в виде понятного шаблона, который выручит в экстренной ситуации, и которым (в случае необходимости) может воспользоваться человек неподготовленный. Вся бизнес-структура должна работать таким образом, чтобы один сотрудник мог подменить другого, а руководитель имел право на отдых и обладал запасом времени, чтобы заниматься общей стратегией и разработкой приоритетных направлений.

Что же касается бухгалтерского или складского учета, оформления заказов, анализа эффективности работы, то без специальных программ и платформ здесь не обойтись. Например, при работе с большим количеством клиентов существенную помощь окажет CRM-система (комплекс программ по автоматизации отношений с клиентами). CRM-система хранит базу контактов, помогает просчитать статистику и аналитику, проанализировать результаты работы и выработать рекомендации для ее улучшения. CRM-системы бывают платные и бесплатные. Этих программ множество – можно выбрать оптимальный вариант под свои нужды.

Также есть сервисы для ведения бухгалтерии и сдачи отчетов, автоматизации складских операций, учета и хранения документов. Их применение зависит от конкретного вида бизнеса. Иногда стандартные программы не удовлетворяют владельца бизнеса – он заказывает продукт у программистов.  

Выводы

Подведем итоги и перечислим, какие задачи придется решать владельцу компании непосредственно после регистрации бизнеса:

1. Определить место и порядок хранения основополагающих документов организации.

2. Организовать учет и контроль денежных средств.

3. Получить лицензию, если она необходима.

4. Назначить ответственных за:

- кассовую дисциплину и бухгалтерию;

- кадровую политику;

- учет и хранение документов.

(Иногда начинающий бизнесмен берет все функции на себя).

5. Составить налоговый календарь: что, когда и кому платить.

6. Найти, составить (скачать в Интернете) шаблоны договоров с сотрудниками и клиентами, правила внутреннего распорядка, базовые документы для ведения бизнеса (акты, квитанции, счета-фактуры, табели, книгу учета доходов и расходов).

7.  Составить и заключить (при необходимости):

- положение об аттестации сотрудников;

- договоры о материальной ответственности;

- инструкцию по охране труда;

- график работы и отпусков;

- положение об оплате труда, наказаниях и поощрениях.

8. Позаботиться о программном обеспечении, которое посодействует автоматизации и стандартизации бизнес-процессов.

Организовать с нуля свой бизнес – сложная, но посильная задача. Всегда помните о том, что вы строите не бизнес, а бизнес-модель. Она должна работать, если владелец предприятия заболел (уехал в отпуск), лопнул банк, в котором был открыт счет, недовольный клиент написал жалобу в Роспотребнадзор, а самый надежный партнер ушел к конкурентам. Автоматизация и разумная бюрократизация бизнес-процессов, направленная на поддержание порядка и увеличение прибыли, есть главная цель успешного бизнесмена.