Как использовать бланки строгой отчетности для ИП и ООО

Использование контрольно-кассового аппарата при наличных расчетах для многих малых предприятий – непозволительная роскошь! Обслуживание и постоянная смена ЭКЛЗ – это большие расходы. Не применение кассовой техники тоже влечет за собой огромные штрафы.

Однако выход из этой проблемы есть, причем, законный: можно использовать бланк строгой отчетности вместо кассового чека. Это подходит и для ООО, и для предпринимателей.

Какой нормативный акт позволяет пользоваться БСО вместо кассового чека

Наличные расчеты с использованием контрольно-кассовой техники (по тексту – ККТ, ККМ) регулируются, прежде всего, федеральным законом №54-ФЗ от 22.05.2003г. «О применении ККТ при наличных расчетах и (или) с использованием платежных карт» (далее по тексту – №54-ФЗ).

Данный нормативный акт устанавливает, в каких случаях и кто имеет право на работу с наличными средствами без использования ККМ, а кто обязан в любом случае применять кассовый аппарат.

В частности, в п. 2 статьи 2 №54-ФЗ прямо оговаривается право использования БСО и сразу устанавливаетсяряд ограничений для этого:

• бланками могут оформляться расчеты наличными и (или) с помощью платежных карт, которые производятся только за оказанные населению услуги;
• использование БСО должно осуществляться с учетом порядка применения, хранения, учета и уничтожения бланков, который утвержден Правительством РФ.

Второй важный документ, на который необходимо опираться при применении БСО – это Постановление №359 от 06.05.2008г. (далее по тексту Постановление №359), утвержденное Правительством РФ, «О порядке наличных расчетов и (или) с использованием платежных карт без применения ККТ».

В этом Постановлении устанавливается:

• форма бланков строгой отчетности и их обязательные реквизиты;
• порядок изготовления БСО, их учета, применения, хранения и уничтожения;
• порядок ведения с их помощью расчетов.

Кто имеет право на применение БСО при наличных расчетах

Согласно №54-ФЗ (статья 2, п.2) использовать БСО могут только зарегистрированные в общеустановленном порядке:

• организации (любые юридические лица) независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности (далее по тексту – ООО);
• предприниматели (далее по тексту – ИП).

Обычные граждане (без регистрации в качестве предпринимателя) при ведении между собой или с организациями наличных расчетов за оказанные ими услуги не обязаны использовать БСО или ККМ. На них вообще не распространяется действие закона №54-ФЗ.

Важным при применении бланка строгой отчетности вместо кассового чека для ООО и для ИП является то, что его можно использовать независимо от режима налогообложения, на котором находится фирма.

БСО подходит и для спецрежимов, и для общей налоговой системы. Т.е. БСО для ИП, находящегося на УСН, по оказанию услуг будет точно такой же формы, как и для предпринимателя, применяющего патентную систему.

Кроме того, применение БСО возможно как при расчете наличными средствами, т.е. бумажными купюрами и монетами, так и при расчете посредством платежных карт, или при одновременном использовании обоих вариантов оплаты.

Ограничения при применении

Данные ограничения установлены самим законом № 54-ФЗ в статье 2:

• бланками строгой отчетности можно пользоваться только при приеме оплаты от населения, в том числе и от предпринимателей, которых Пленум ВАС РФ №16 приравнял в этом случае к обычным гражданам. А вот с юридическим лицом, даже если его представляет сотрудник, при наличных расчетах придется пользоваться ККМ;
• БСО применяются для оформления получения оплаты только по оказанным населению услугам. Причем, самостоятельно квалифицировать услуга или работа была выполнена нельзя. Для этой цели необходимо воспользоваться Общероссийским классификатором услуг населению или ОКУН. И если в этом классификаторе оказываемая предприятием услуга не указана, то придется ставить ККМ;
• бланки строгой отчетности для ООО и для ИП заменяют кассовый аппарат, но одновременно сами бланки законом приравниваются к кассовым чекам (это прямо оговорено в абз.2 п.2. статьи 2 №54-ФЗ). Это означает, что данные документы обязательно должны выдаваться на руки потребителю. На основании статьи 5 №54-ФЗ за организациями и предпринимателями закрепляется обязанность по выдаче кассовых чеков в момент оплаты. И данная обязанность распространяется на документы, которые приравниваются по своему значению к указанным чекам. Более того, обязанность выдавать БСО при наличном расчете закреплена в статье 2 №54-ФЗ;
• кроме того, сами бланки строгой отчетности должны полностью соответствовать требованиям Постановления Правительства РФ №359.

БСО что это такое

Бланк строгой отчетности представляет собой первичный документ, который служит подтверждением факта оплаты наличными средствами и (или) с помощью платежной карты.

На этом бланке оформляются квитанции, талоны, проездные документы, билеты, абонементы, путевки и иные документы, которые приравниваются к кассовым чекам.

Важность для предприятия данных документов настолько велика, что:

• их хранить должны в сейфах, в металлических шкафах или в специально отведенных для этого помещениях, и в условиях, которые исключают кражу и порчу бланков;
• с лицом, на которого возложена обязанность по получению, учету, хранению и по выдаче БСО и по приему наличных средств, должен быть заключен договор о материальной ответственности;
• в случае не правильного заполнения или порчи БСО при заполнении его не выкидывают, а перечеркивают и прикладывают к Книге учета бланков за тот день, в котором в указанных бланках производились записи;
• все движение бланков по предприятию – их выдача и поступление – должны фиксироваться в специальной Книге по учету бланков строгой отчетности, в которой должно быть указано кому, в каком количестве, каких номеров и серий и когда были выданы БСО.

Где их можно взять

Правительственное Постановление №359 о бланках строгой отчетности предлагает два варианта получения БСО:

1. Бланки утверждаются федеральными органами исполнительной власти РФ. При этом указанные структуры должны быть наделены в соответствии с российским законодательством полномочиями по утверждению форм БСО, в частности:
   • документы, которые используются при пассажирских перевозках и перевозках багажа, должны содержать только те реквизиты, какие утверждены «Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортном и городским наземным электрическим транспортом» (Постановление Правительства №112 от 14.02.09г.);
   • документы, используемые при оказании услуг учреждениями культуры, услуг физической культуры и спорта, а также услуг по предоставлению парковочных мест на платной основе, должны быть утверждены федеральными органами исполнительной власти, которые осуществляют функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в указанной сфере деятельности.

Таким образом, предприятия (ООО и ИП), оказывающие населению услуги, сфера которых курируется соответствующими исполнительными структурами, обязаны будут использовать только те формы БСО, какие утверждены данными структурами. Но если формы БСО не утверждены, то разрешается разработать их самим.

2. Бланки строгой отчетности для ООО и для ИП, которые разработаны ими самостоятельно. Такие образцы используются лишь в том случае, когда федеральные органы исполнительной власти не утвердили свою форму, даже если имели право на ее разработку, или не наделены полномочиями утверждать формы БСО.

В случае самостоятельной разработки бланков следует учесть, что они на основании п. 3 Постановления №359должны иметь обязательные реквизиты. В таком бланке может быть и больше реквизитов, если это необходимо для отражения специфики оказываемой услуги, но не меньше утвержденного их обязательного перечня:

• название самого документа (квитанция, билет, и т.д.);
• его серия и номер из 6 знаков (!);
• правовая форма и название для юридического лица, а для предпринимателя – только его фамилия, имя и при наличии отчество;
• адрес, который заявлен при государственной регистрации. Это обязательно только для юридического лица;
• ИНН;
• наименование услуги и ее стоимость в денежном выражении;
• размер оплаты, вносимой наличными средствами и (или) с использованием платежных карт;
• дата составления документа и расчета;
• должность, подпись и ее расшифровка (фамилия, имя и отчество) того лица, который ответственен за совершаемую операцию и ее оформление;
• оригинальная (!) печать предпринимателя или организации;
• и иные реквизиты, которые отражают специфику оказанной услуги.

Независимо от того разработан своими силами бланк или утвержден органами власти, его изготовление может производиться только типографским способом или с помощью автоматизированной системы:

1. В случае если БСО изготавливается типографским способом, то перечень его обязательных реквизитов должен быть обязательно дополнен следующими данными:

• сокращенное название изготовителя бланка (т.е. компании, которая занимается оказанием полиграфических услуг);
• его ИНН и место нахождения;
• номер заказа, объем тиража и год его выполнения.

Все эти сведения указывает при печати бланков сам их изготовитель.

Указанный перечень сведений может быть предусмотрен или не предусмотрен на тех бланках, форма которых разрабатывается органами власти.

Стоит отметить, что при типографском выпуске бланков их номер и серия проставляются изготовителем БСО.

2. При выпуске бланков строгой отчетности для ООО и для ИП с помощью автоматизированных систем следует иметь ввиду, что данная система – это не компьютер, а специальное устройство, которое технически предназначено для выпуска и хранения информации о бланках. Более того, к автоматизированной системе одновременно предъявляется ряд требований:

• система должна быть защищена от несанкционированного доступа к ее содержимому;
• она должна хранить, фиксировать и идентифицировать все производимые с бланками операции в течение срока не меньше 5 лет;
• при заполнении и выпуске БСО система должна сохранять его уникальный номер и серию, т.е. не допускать повторения нумерации или ее пропусков;
• по требованию налоговых органов предприниматели и организации должны иметь возможность предоставить всю информацию о выпущенных бланках из автоматизированной системы.

Не соблюдение одного из указанных условий делает невозможным применение автоматизированной системы для печати бланков.

При разработке бланка необходимо иметь в виду, что в момент его заполнения должно оформляться не меньше 1 копии БСО или у бланка должны быть отрывные части, если конечно иное не предусмотрено для документов, формы которых разрабатываются федеральными органами исполнительной власти.

Как учитываются бланки строгой отчетности

Бланки, которые выпущены типографским способом, подлежат учету на предприятии по их названию, нумерации и сериям. Учет ведется в специальной Книге учета БСО, образца которой официально не существует. А потому предприятие форму этой Книги вправе разработать самостоятельно:

• можно для этого воспользоваться формой по ОКУД 0504045, которая разработана для бюджетных учреждений;
• а можно разработать ее самостоятельно, используя требования Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.11г. (далее по тексту – №402-ФЗ). Для этого статьей 10 данного закона обозначены требования к ведению и разработке бухгалтерских регистров.

Что касается порядка заполнения Книги, то он абсолютно одинаков для ИП и для ООО.

Листы этой Книги обязательно нумеруются, прошнуровываются и скрепляются подписью главного бухгалтера (или бухгалтера) и руководителя организации (или самим предпринимателем) печатью (либо штампом). В этой Книге отражается все движение бланков – поступление, выдача и уничтожение.

Для учета бланков, выпущенных автоматизированной системой, данная Книга не требуется.

Независимо от способа выпуска БСО с лицом, на которое возложена обязанность по хранению, получению, выдаче и учету бланков, а также по приему от населения денежных средств, должен быть заключен договор о материальной ответственности.

Это лицо принимает все поступающие на предприятие бланки БСО. Но прием осуществляется в присутствии комиссии, которая назначается предпринимателем или руководителем организации.

Прием БСО осуществляется в день их поступления и путем проверки фактического их количества, а также их нумерации и серий с теми данными, какие указаны в сопровождающих их документах.

После приемки составляется акт приема БСО. Форма данного акта может быть разработана на предприятии самостоятельно, опираясь на требования к первичным документам, отраженным в статье 9 №402-ФЗ.

Как только указанный акт подписан руководителем компании или предпринимателем, то сразу производится постановка бланков на учет. И в бухучете юридического лица делается следующая проводка:

Дебет счета 006 «Бланки строгой отчетности» — учет БСО ведется в условной оценке.

Кредит счета 006 – данная запись делается при списании или использовании бланков.

Инвентаризация БСО должна проводиться в те же сроки и в том же порядке, который предусмотрен для ревизии наличных денежных средств, находящихся в кассе.

Для отражения результатов ревизии можно воспользоваться формой ИНВ-16 (утверждена Госкомстатом РФ, Постановление №88 от 18.08.98г.). Составляется в 2-х экземплярах (при смене материально ответственного лица – в 3х экз.), один из которых идет в бухгалтерию, а другой – материально ответственному лицу.