Как организовать онлайн‑мероприятие

Существует множество онлайн-форматов, которые бизнес уже применяет в работе — не только для взаимодействия команд на удаленке, но и для продвижения продуктов, общения с аудиторией потребителей и т.д.

• Практическое руководство

Такой формат подходит для случаев, когда у вас есть продукт или услуга, нуждающаяся в объяснении. Практическое руководство — это удобный способ поделиться полезными советами, дать подсказки и необходимые инструкции.

Событие такого типа можно использовать для запуска нового продукта, ответа на часто задаваемые вопросы или презентации различных вариантов использования. Такое онлайн-мероприятие можно усовершенствовать и превратить в полноценное занятие. Например, инструкторы по фитнесу или шеф-повара уже сейчас делятся упражнениями и кулинарными уроками онлайн.

• Обучение и курсы

Для сложных тем лучше подойдут вебинары, семинары и курсы. Этот формат подразумевает более глубокое погружение в определенные вопросы, освоение набора навыков, инструментов. 

• Backstage-экскурсии

Дайте возможность своим подписчикам и фолловерам заглянуть за кулисы вашего бизнеса. Сегодня к такой практике прибегают музеи, галереи, театры, парки.

Ваш бизнес не обязательно должен быть для этого привлекательным. Вы можете снимать лабораторию, фабрику, офис, мастерскую, выставку и т.д. Покажите своим клиентам, как вы осуществляете производство.

• Интервью и выступления

Обратите внимание на своих экспертов — они могут подготовить актуальный контент. Запустите в соцсетях формат непринужденного общения с аудиторией, поделитесь с ней знаниями в режиме онлайн-сессии «вопросы-ответы».

• Конференции и шоу

Как показала практика, в онлайне вполне реализуемы даже крупномасштабные события. И это могут быть не только конференции, но и живые концерты музыкантов.

Инструменты для реализации онлайн-мероприятий

В социальных сетях, в частности в Instagram, Facebook, «ВКонтакте» предусмотрена опция «истории» — это отличная возможность для обмена видео и визуальными инструкциями, интервью и многим другим. 

Добавляйте фильтры, спецэффекты и стикеры, чтобы отвечать на вопросы, проводите опросы, чтобы сделать истории более привлекательными для аудитории. 

Для проведения вебинаров стоит выбирать наиболее удобную для вас платформу. Это может быть Webinar.ru, ClickMeeting, MyOwnConference, Pruffme или что-то другое.

Исходить нужно из того, что типичный вебинар — это онлайн-презентация, проводимая в режиме реального времени. Поэтому большую часть времени, во время повествования, докладчик будет делиться экраном для просмотра слайдов или демонстраций. Участники могут задавать вопросы голосом или через чат, если это позволяет платформа.

Для рабочих коммуникаций подойдут Zoom, который синхронизируется с календарем Outlook и Google, а также Hangouts Meet, Skype for Business. 

Если необходима трасляция видеопотока, то вспомните о бесплатном варианте — YouTube Livestream.

Сейчас практически у каждой социальной сети есть функция живого видео. Прямые трансляции имеют хорошие показатели по вовлеченности, поэтому к ним растет интерес. По данным Facebook, живое видео в среднем в 6 раз эффективнее обычного. Поэтому есть смысл присмотреться и к Instagram Live, и Facebook Live.

Советы по организации онлайн-мероприятий

Часто проведение мероприятия сопряжено с различными техническими и организационными проблемами. Но их можно минимизировать, если предусмотреть возможные сценарии.  

1. Создайте план

Каким бы ни было по масштабам ваше мероприятие, оно должно основываться на конкретной стратегии. Начните с ключевой цели и концепции. Чем раньше вы определитесь с планированием, тем лучше.

Перед проведением онлайн-мероприятия ответьте на следующие вопросы:

• Каким опытом вы хотите поделиться?
• В каком формате будет осуществляться мероприятие?
• Где вы хотите транслировать контент?
• Будет ли доступ закрытым или бесплатным?
• Какое время лучшее для проведения мероприятия?
• Потребуется ли регистрация?
• Как будет продвигаться мероприятие?
• Планируется ли работа с рекламодателем или партнерами?
• Будут ли люди иметь доступ к мероприятию после его окончания?
• Какие KPI и данные вы планируете отслеживать?

2. Выберите правильное время

Выбор правильной даты и подходящего времени для вашего мероприятия важен независимо от его размера и платформы, которую вы собираетесь использовать. Для этого проведите небольшое исследование. Убедитесь, что нет конкурирующих событий или праздников, которые негативно повлиют на посещаемость.

Учитывайте и часовые пояса. Если вы планируете выходить на разные города и страны, то постарайтесь выбрать время, которое подходит большинству ваших клиентов и подписчиков. Если это невозможно, то убедитесь, что контент будет доступен после живых презентаций для тех, кто не смог подключиться. 

Посмотрите аналитику — она подскажет, когда ваше сообщество обычно находится в Сети. Чтобы заручиться согласием аудитории, проведите опрос по предпочтительным датам. Например, в соцсетях можно использовать для этого стикеры — в частности, в Instagram Stories.

3. Задумайтесь о продвижении мероприятия

Определите ключевые тезисы мероприятия, которые заставят аудиторию обратить внимание. Это может быть известный и популярный докладчик, актуальный обмен навыками, возможность общения и многое другое.

Что бы вы ни выбрали, убедитесь, что ценностное предложение доступно для понимания.

Поделитесь информацией о мероприятии в рассылке и в социальных сетях. По данным Adobe, количество регистраций возрастает за две-три недели до мероприятия. Так что это подходящее время для того, чтобы наращивать аудиторию слушателей.

Воспользуйтесь преимуществами доступных инструментов в социальных сетях: создайте обратный отсчет в Instagram Stories, запустите информацию в Facebook. Анонсировать мероприятие могут и сами докладчики, особенно если они известны аудитории. Просто им нужно напомнить об этом и дать необходимые рекомендации, как это лучше сделать.  

Не забудьте поделиться хэштегом мероприятия. Это поможет людям продвигать событие в интернете.

4. Будьте готовы к техническим неприятностям

В идеале нужно заранее отрепетировать весь процесс. Чем раньше вы выявите проблемы, тем быстрее вы сможете найти решения.

Прежде чем начать, проверьте подключение к интернету. Подготовьте резервные копии визуальных элементов и презентаций.

Помните, что не все ваши слушатели разбираются в технологиях. Поэтому заранее подготовьте ответы на вопросы, которые могут у них возникнуть. Если у вас есть ресурсы для оказания такого рода поддержки, это сильно поможет.

Читайте также: Главный сервис на время пандемии: как Zoom попал в тройку самых скачиваемых приложений

5. Сделайте мероприятие понятным для аудитории

А это значит, что вы должны выбрать доступный для аудитории стиль и язык общения, позаботиться о шрифтах и визуальном оформлении презентации.

6. Поощряйте взаимодействие

Если вы предоставите максимальные возможности для взаимодействия, ваша аудитория будет более заинтересованной. 

Простой пример: попросите слушателей отправлять вопросы в комментариях или с помощью чата. Скорее всего, люди, задавшие вопросы, захотят остаться, чтобы увидеть ответ. Не разочаровывайте их. Если уж вы воспользовались этим инструментом, то тогда убедитесь, что у вас есть модератор, который отслеживает и должным образом разбирается с вопросами.

Практически каждая онлайн-платформа имеет интерактивные функции. Попросите людей поучаствовать в опросах. Принимайте просьбы и предложения. В конце мероприятия обязательно попросите дать обратную связь.

Автор: Марина Крицкая