Как правильно построить работу бухгалтерии?
От атмосферы и организации работы в отделе бухгалтерии зависит экономическая эффективность любой компании. Этот вопрос особенно актуален сегодня, когда бухгалтеры сдают годовую отчётность. Мы спросили у экспертов с опытом руководства большими бухгалтерскими коллективами, что тормозит работу бухгалтерии и как найти своего главбуха.
Лариса Магафурова, аттестованный профессиональный главный бухгалтер:
В работе бухгалтерии два вида тормоза: внешний и внутренний. Оба легко устранимы. Среди внутренних факторов можно выделить слабую организацию работы бухгалтерии, отсутствие требовательности и контроля со стороны главбуха, недостаток профессиональных знаний, усугублённый поверхностным представлением о работе СПС и бухгалтерской программы, отсутствие мотивации. К внешним факторам относятся недопонимание функциональных обязанностей отдельных структур компании и технические проблемы.
Внутренние проблемы решаются волевым усилием руководителя бухгалтерии. Первое, что должен сделать руководитель, осознав, что неполадки существуют, – усилить организацию работы. Необходимо прописать организационные процессы, выстроить их в единую систему, сформировать чек-листы. Все эти данные перенести в СРМ-систему. Стоит провести тренинг по внедрению организационной системы для сотрудников. И работать по этой системе.
Другая проблема, отсутствие требовательности и контроля со стороны главбуха, решается либо заменой главбуха, либо прохождением тренинга по личной эффективности и управлению. Часто бухгалтер, превратившийся с ростом компании в главного бухгалтера, может таковым и не стать. Наличие подчинённых не делает человека руководителем. Требовательность и контроль – основа эффективного управления. Если требовательность – это навык, который можно быстро наработать (при желании), то контроль – техническая функция. Контролировать легко через СРМ-систему. Важно помнить, что главбух – это в первую очередь управленец. И это важная компетенция, которую необходимо развивать.
Недостаток профессиональных знаний у подчинённых – тоже серьёзный тормоз в работе. Времени на поиск необходимой информации и исправление ошибок уходит столько, что у главбуха появляется желание сделать всё быстрее самому. Что в свою очередь отсылает нас к предыдущему пункту. Проблема решается либо заменой подчинённых, либо внедрением адаптации новых сотрудников.
Отсутствие мотивации, вопреки расхожему мнению, не сводится исключительно к деньгам. Исследования показали, что истинная причина текучки кадров заключается в неудовлетворённости условиями труда. Чтобы не столкнуться с таким, надо внимательнее составлять портрет соискателя, проводить собеседования с использованием технологий выявления истинной мотивации, а также после трудоустройства поддерживать эту мотивацию. У бухгалтеров будет большой стимул расти, если главбух постоянно достигает высот. Люди хотят работать с лидерами.
Внешние факторы не всегда зависят от главбуха, но могут быть прогнозируемыми. Нарушенные коммуникации с подразделениями, в частности отделом продаж и отделом снабжения чреваты отсутствием первичных документов. Это ставит компанию под серьёзный удар. Решение проблемы: договариваться с коллегами, выстраивать документооборот всеми возможными способами. И ждать, когда вся страна перейдёт на высокотехнологичный электронный документооборот или отмену первички.
Главбух – это в первую очередь управленец.
Технические проблемы связаны и с качеством интернета, и с техническими специалистами, обслуживающими бухгалтерию, и с программным обеспечением. Решается также волевым усилием руководителя бухгалтерской службы либо заменой плохо работающих элементов, либо апгрейдом.
Прекрасно работающая техника, серьёзная СПС, коллектив, который вызывает желание расти и развиваться каждый день, возможность повышения квалификации – это самые комфортные условия для работы и профессионального роста бухгалтера. Если у вас создалось впечатление, что найти себе эффективного главбуха – проблема, то да, вы правы, это проблема. Как не ошибиться с выбором? Самое основное – это опыт работы в вашей сфере.
Если такого опыта нет, будьте готовы, что бухгалтер будет долго осваиваться в новой для него специфике. Расспросите на собеседовании, с какими трудностями главбух сталкивался и как их решал. Не задавайте вопросов, на которые можно получить социально ожидаемые ответы. Также обратите внимание на опыт формирования команды подчинённых. Если его нет, то будьте готовы вкладывать деньги и силы в формирование управленца из понравившегося вам бухгалтера. В противном случае риск разрастания штата и авралы в отчётные периоды вам гарантированы.
Иван Ишуткин, операционный директор Global Delivery:
В значительной степени работу бухгалтера усовершенствовало развитие современных технологий. Появление ряда подручных средств, например, программного обеспечения для электронного документооборота 1С, значительно снизило нагрузку на работников бухгалтерии, позволив передать однотипные функции машине, оставив за работником менее рутинные и более ответственные задачи. Поэтому работу бухгалтера может затормозить банально плохая техническая оснащённость – перебои в работе сети, компьютерных программ и компьютера в целом, принтера, сканера и т. п.
Чтобы сделать работу бухгалтера комфортной, руководитель должен учитывать важный критерий – подходящие условия труда в виде нормированного рабочего графика и окружающей обстановки. Руководителю не будет лишним проработать систему мотивации и, при необходимости, пойти на личные договорённости. Например, сдвинуть рабочие часы, если бухгалтер добирается до работы издалека и вынужден тратить на это много времени. Некоторые фирмы (в основном малые и средние компании, так как крупные организации редко приветствуют отклонения от традиционного рабочего процесса) в попытках найти компромисс для ценных сотрудников трансформируют рабочую культуру.
Как контролировать работу бухгалтерии? Многие руководители, чтобы понимать все нюансы, специально идут изучать бухучёт, экономический анализ, аудит. Когда они запускают собственное дело, самостоятельно выстраивают бухгалтерский, налоговый и управленческий учёт. Но не все могут себе позволить такой подход. В этом случае можно ограничиться комплексом процедур по контролю отчётности перед налоговой, контролю денежных потоков. Например, чтобы их нельзя было перевести без подписи руководства.
Как найти своего главбуха? Профессиональный бухгалтер сделает всё, чтобы ваш бизнес не пострадал, поэтому найти его – дело в буквальном смысле «на миллион». Хороший главбух – практически зам. В небольших фирмах он может заменять финансового директора и аналитика; в крупных компаниях эти функции разделены. Поэтому, в зависимости от масштабов организации, нужно понимать, кто именно требуется – универсал или специалист узкого профиля.
Хороший главбух – практически зам.
Проанализируйте уровень заработной платы бухгалтера на рынке труда – ваша вакансия должна быть конкурентоспособной. Также учитывайте рабочие расходы – курсы повышения квалификации, наличие специальных компьютерных программ и т. п.
В поиске нужного человека могут помочь друзья и знакомые. Размещая объявления в интернете, подробно заполняйте описание вакансии: перечень требуемых компетенций поможет отсеять неподходящих сотрудников. Не забудьте дать информацию о себе, чтобы соискатель имел точное представление о том, куда он идёт работать, и мог рассчитать свои возможности.
Читайте также: Как построить работу своей бухгалтерии, чтобы она не раздражала. 13 советов
Подходящий главбух найдётся быстрее, если его поиском HR будет заниматься не в одиночку, а совместно с руководителем. Как минимум, желательно, чтобы последний принимал участие в финальном собеседовании.
Напоследок совет: присмотритесь к своему нынешнему главбуху. Когда хороший бухгалтер предостерегает руководство от тех или иных действий, аргументируя доводом «так нельзя!», он предложит вариант, как можно – без криминала, с наименьшими затратами, а скорее всего, несколько вариантов.
