Как управлять денежными потоками в малом бизнесе

Подавляющее большинство владельцев малого бизнеса уверены, что умеют управлять денежными потоками, в то время как менее половины из них знакомы с основными законами движения денежных средств. Более четверти опрошенных владельцев малого бизнеса признают, что имеют проблемы в этой области. И не зря: неправильное обслуживание денежного потока может разрушить даже прибыльный бизнес.

Понимание и обучение базовым стратегиям учета, может уменьшить стресс и помочь владельцам бизнеса добиться успеха.

Что такое движение денежных средств

Каждый бизнес имеет расходы (отток) и прибыль (поступление). Задача поддержания денежных потоков состоит в том, что бы сбалансировать эти два направления.

Если отток в компании становиться больше, чем ее приток, пусть даже временно, это может вызвать кассовый разрыв. Эти пробелы могут привести к серьезным финансовым проблемам, даже если компания прибыльная.

Давайте представим, что у вас есть бизнес, где вы делаете мебель на заказ. Вы берете заказ на набор кухонной мебели и получаете авансовый платеж в размере 10 процентов. Окончательная цена готового набора составляет 100 тысяч рублей, у вас есть 10 тысяч, что бы начать работу.

Тем не менее, вы должны заказать материалы, платить своим сотрудникам и покрывать другие затраты на поддержание бизнеса. Это будет продолжаться в течение нескольких недель, пока продукт не будет готов и реализован, и эти расходы значительно превысят 10 тысяч рублей.

Даже не смотря на то, что конечный продукт будет генерировать прибыль, вы столкнулись с кратковременной финансовой нестабильностью, пока заказ не готов. Это представляет собой разрыв денежных потоков и может быть разрушительным сценарием для начала бизнеса.

Альтернатива кредитам

Хотя проблемы с финансами не приятны для владельцев бизнеса, здесь есть и положительные стороны. При правильном управлении этим потоком, можно снизить зависимость компании от кредитов.

Это особенно актуально для тех предпринимателей, у кого проблемы с получением кредитов или маленькая кредитная линия. Так же это полезно для начинающих бизнесменов с маленьким стартовым капиталом. У них появляется возможность начать свое дело с минимальным количеством денег, при правильном управлении финансами.

Ключ к альтернативе кредитам является внимательный мониторинг финансовых потоков и знание того, чем вы можете заменить эти деньги.

Это обычно означает, наличие твердой клиентской базы или иными гарантированными покупателями и минимальными товарными запасами. Для этого важно, что бы ваши дистрибьюторы работали быстро и надежно, в противном случае вы столкнетесь с дефицитом товара в условиях повышенного спроса.

Балансировка потоками финансов это всегда вызов, и кредитная линия, несомненно, может помочь сгладить пики и спады, с которыми может столкнуться любая компания. Но кредит никогда не являлся альтернативой надлежащего технического обслуживания денежных потоков. И внедрения этой системы с первого дня, позволит вам избежать финансовой нестабильности.

Создание системы

Первый и самый важный шаг к управлению потоками, хороший учет. Начните записывать все расходы, включая начальные издержки, фиксированные ежемесячные расходы и переменные затраты. Тогда сделав прогноз продаж, вы сможете определить, будет ли ваш бизнес жизнеспособным.

Необходимо использовать специальные бухгалтерские программы, которые позволяют отслеживать реальные расходы и прибыль, и сравнивать их с вашими прогнозами. Важно убедиться, что ваши прогнозы точны, это поможет удерживать вас на правильном пути в ваших финансовых отношениях.

Увидев где деньги идут, как это происходит, вы можете внести корректировки в ваши расходы. В противном случае, вы все будете делать вслепую. Со многими бухгалтерскими программами можно ознакомиться в интернете. Есть демонстрационные версии. Стоимость программ, как правило, зависит от широты возможностей. Вам нужно экспериментировать, пока не найдете систему, которая соответствует вашим потребностям.

Так же имеет смысл нанять хорошего бухгалтера для отслеживания ваших финансов. Все это поможет сэкономить деньги и наращивать прибыль.

После того, как вам стало понятно, что ваш бизнес будет прибыльным, нужно обеспечить положительный финансовый поток. Ключ к этому, устойчивый приток денег, с лихвой, компенсирующий ваш отток. Это становится возможным, если вы в состоянии обеспечить своевременные платежи и поддерживать соответствующие прибыли.

Смотрите на емкость рынка в вашей нише. Сколько он может принести вам денег. Дальше максимизируйте прибыль и займитесь обеспечением быстрых платежей, это будет поддерживать постоянный приток.

Важно разделить ваш бизнес счет от личного лицевого счета. Это позволяет видеть, сколько у вас действительно есть в наличии, и помогает обуздать желание сорить деньгами, которые понадобятся позже. Настройте регулярную заработную плату для себя. Между тем, акцентируйте внимание на накопление денег для чрезвычайной ситуации, которые помогут закрыть кассовый разрыв.

Советы по взысканию задолженности

Самая большая проблема, с которой сталкиваются, большинство предприятий в обслуживании денежных потоков является обеспечение своевременных выплат. Там где компании работают по предоплате или по факту оказания услуги или продажи товара, все просто. Нужно только грамотно управлять товарными запасами.

Для компаний, которые работают с отсрочкой платежа, вот несколько советов, как получить деньги с клиентов вовремя:

• Требовать часть оплаты вперед и убедится, что этот первый взнос покрывает ваши необходимые расходы
• Используйте профессиональные, легко читаемые счета, что бы было понятно какие услуги оплачивать
• Стимулируйте клиентов, которые платят в начале или во время, и наказывайте тех, кто платит поздно (за просрочки)
• Отслеживайте неоплаченные счета на регулярной основе. С клиентами будьте вежливы, но тверды
• Избегайте принудительного взыскания платежей, это потребует дополнительных затрат и испортит отношения с клиентами
• Ограничивайте отгрузки клиентам, которые вызывают проблемы с финансовым потоком, просрочками платежей

Понимание законов движения финансовых потоков и внимательное их отслеживание, избавит вас от головной боли, как владельца малого бизнеса. Правильное выставление счетов и умение работать с клиентами, которые нарушают движение потоков, будут способствовать тому, что пики и падения вашего бизнеса не вызовут финансовой не обеспеченности.