Как правильно оформить передачу товара по договору

Документация, подтверждающая передачу товара, хотя и нужна обеим сторонам договора поставки, выполняет для каждой из них разные функции. Так, продавцу важно, чтобы документы подтверждали: товар передан, претензий нет. А для покупателя главное удостовериться в качестве и количестве полученного товара.
Что стоит проверить продавцу

Для продавца факт передачи товаров покупателю означает, что обязанность по договору выполнена и можно требовать оплату. Соответственно, при передаче товара нужно составить документ, из которого бы следовало, что:
- передан именно тот товар, который предусмотрен договором.
- товар передан именно в том количестве, которое предусмотрено договором.
- товар вручен представителю покупателя, обладающему полномочиями по приему.

И если с первыми двумя условиями все достаточно просто — они отражаются в товарной накладной (обычно по форме № ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132), то с подтверждением полномочий на практике возникают проблемы. Поэтому остановимся на этом этапе подробнее.

В большинстве случаев факт передачи товара покупателю подтверждается подписью лица, получившего этот товар (представителя покупателя). Причем очень часто даже без расшифровки. Про указание должности подписанта речь идет вообще в редчайших случаях. А уж о подтверждении его полномочий и говорить не приходится.

Однако такой подход чреват серьезными проблемами. Ведь что получится, если товар приняло лицо, не уполномоченное покупателем? Получится, что поставщик не выполнил свою обязанность и не поставил товар. А значит, ему придется передать товар еще раз, а возможно и оплатить покупателю штрафные санкции.

Чтобы этого избежать, перед передачей товара следует удостовериться, на основании какого документа действует представитель покупателя. Как правило, таким документом является доверенность. С нее обязательно нужно снять копию (в крайнем случае, сфотографировать на телефон). Кроме того, рекомендуем убедиться, что доверенность подписана от имени организации тем лицом, которое имеет право такой подписи. Идеальный случай — если доверенность и договор поставки от имени покупателя подписаны одним лицом. Ну и, конечно, нужно убедиться в том, что лицо, предъявившее доверенность, является именно тем, на имя кого доверенность выдана.
Так что не стесняйтесь проверить документы у принимающей стороны. Тем более что Гражданский кодекс в данном случае полностью на стороне продавца. Согласно статье 312 ГК РФ, продавец имеет право не передавать товар до тех пор, пока представитель покупателя не представит документы, подтверждающие право на получение груза. И этим правом нужно пользоваться!
На что стоит обратить внимание покупателю

Теперь перейдем на сторону покупателя. Ему при оформлении документов о получении товара важно убедиться, что доставленный товар соответствует условиям договора о качестве и количестве. Поэтому если при приемке выявлена недопоставка или бракованный товар, то покупатель вправе не подписывать накладную, указав в ней на обнаруженные недостатки. На практике обычно этим и ограничиваются, давая возможность поставщику через суд потребовать оплаты товара.
Дело в том, что для предъявления претензий продавцу мало не подписать накладную ТОРГ-12. В таких случаях нужно приказом по организации создать комиссию, которая составит акт об обнаружении недостатков по форме № ТОРГ-2 (форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132). Такая комиссия может действовать и на постоянной основе, если договоры поставки для организации не редкость. Тогда каждый раз издавать приказ о создании комиссии не придется.
Кроме того, настоятельно рекомендуем заблаговременно уведомить о дате, времени и месте работы такой комиссии представителя продавца (телеграммой, по факсу и т.п.). Ведь акт, составленный с его участием, будет иметь больший вес в глазах суда в случае возникновения споров. Еще большую силу акту может придать видео- или фотосъемка, проведенная во время работы комиссии.
Что делать, если документы не оформили

Ну а что же делать в тех ситуациях, когда товар уже принят, а документы надлежащим образом не оформлены? Например, поставщик передал покупателю товар, получив в подтверждение лишь невнятную подпись на накладной? Исправить ситуацию в таком случае можно, если, конечно, на то будет добрая воля покупателя. Для этого сторонам нужно подготовить и подписать акт сверки взаимной задолженности (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 30.06.05 по делу № А39-5118/2004-300/8). В акте следует зафиксировать, что товар по договору поставки передан покупателю в полном объеме и качество товара соответствует условиям договора.

А вот исправить ситуацию, если покупатель принял товар (то есть подписал накладную), а потом обнаружил недостатки уже практически невозможно. Дело в том, что согласно п. 2 ст. 513 ГК РФ покупатель должен провести проверку количества и качества товара непосредственно при приемке. Так что если в накладной нет даже отметки о несоответствии товара условиям договора, то предъявлять претензии можно уже только в рамках гарантийных обязательств поставщика. Но даже в этом случае при обнаружении недостатков нужно сразу же образовать комиссию, уведомить поставщика и составить акт. Этот документ все равно потребуется при предъявлении претензий в рамках гарантии.

Автор: Алексей Крайнев , налоговый юрист

Источник: БухОнлайн.ру
Рейтинг материала:
Комментарии
*
Алексей Крайнев, 25 ноября 2009, 10:48
YULYA449 написал:
Может у нас совсем все не правильно, но на каждую партию товара если мы ее отпускаем , требуем доверенность в которой есть подпись и печать, только в этом случае можем отпустить товар и считать, что торг 12 подписывать не надо, в другом случае должна быть подписана накладная и поставлена печать.

Эти документы о разном. Доверенность подтверждает право лица действовать от имени организации - стороны по договору. В данном случае - полномочия Иванова И.И. принять товар по договору поставки, заключенному ООО "Ромашка". Но сам факт передачи товара эта доверенность не подтверждает. И не может подтверждать, даже если она осталась у продавца.

Документом же, опдтверждающим передачу товара, является накладная, или иной документ, в котором зафиксировано, что представитель покупателя получил конкретный товар, количество, качество, дату и место передачи.

Теоретически это все можно запихать и в доверенность. Но, покупателю-то тоже ведь нужен документ о передаче. Значит, должно быть два экземпляра такой доверенности.
*
Александр Погребс, 25 ноября 2009, 09:00
Кажется, я понял, в чем Ваши "разногласия". Оба правы.
Просто Алексей смотрит с юридической точки зрения, а ВиЛена и YULYA449 - с сугубо практической и бухгалтерской точки зрения.
Дело в том, что Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а утверждены для применения всеми организациями в качестве унифицированных первичных документов формы доверенностей М-2 и М-2а.
Читаем первоисточник:

Доверенность
(формы N М-2 и N М-2а)

Применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.
Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю.
Форму N М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.
Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок выдачи - как правило, 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.

Формы составлены с обеспечением требований как Гражданского законодательства (к содержанию и оформлению доверенности), так и Закона о бухучете (к первичному учетному документу).
И с учетом практики и накопленного опыта (еще с далеких советских времен) введены особенности, отличающие эту доверенность от всех других:
1) доверенность разовая, она предусматривает конкретный перечень материальных ценностей, которые следует получить у поставщика;
2) доверенность имеет короткий срок действия – «как правило, 15 дней»;
3) доверенность выдается только своим сотрудникам.

Такую доверенность нет смысла копировать – она остается у поставщика и, как правило, подшивается к накладной.
Доверенность по форме М-2 прочно вошла в практику работы организаций. Так, что без нее уже немыслимо отпускать товар.
Но можно.
Альтернатива этой разовой доверенности – непосредственно подпись руководителя и печать организации-покупателя. В практике этот тандем упрощен до «любая подпись и печать». И вот тут возникает необходимость подтверждения полномочий подписывающего лица. Без доверенности от имени организации может выступать только ее руководитель. Остальные – только по доверенности. Поэтому, если за товаром приехал с печатью заместитель генерального директора, или руководитель филиала, или начальник отдела снабжения, он должен подтвердить свои полномочия доверенностью. На практике такая доверенность называется «генеральной». Ее, конечно же, никто не оставит. Вот ее-то и надо отксерокопировать или, по крайности, сфотографировать. Одной печати покупателя в данном случае может оказаться недостаточно.
Я много встречал в практике, когда печать есть, а вот фирмы найти не могут – классическая однодневка. А так у Вас хотя бы останется что-то от конкретного человека.

Успехов!