Несколько советов по написаню хороших деловых писем
Любое деловое письмо, может продавать, хотя вы можете и не упоминать о продаже. Не надо делать письма через чур сухими и деловыми. Добавьте в них немного человечности. Покажите клиенту вашу заинтересованность в нем и ваше желание помочь ему и он сам расскажет вам о своих проблемах.
Не используйте выражения, которые вы не используете в повседневной жизни: «нижеизложеное», «стороны» и другие канцеляризмы. Оставьте их юристам, для договоров.
Не утяжеляйте речь, всегда лучше сказать вместо «я не считаю это возможным» просто «нет». Количество длинных слов (4 и более слогов) в тексте не должно превышать 10-15%.
Используйте обращение не только в заголовке, но и в тексте письма: «Как вы видите, Иван Ильич, нашими услугами пользуется более половины крупных заводов города.» Правда, здесь надо не переусердствовать, двух обращений на лист А4 будет достаточно.
Смотрите на свое предложение с позиции клиента и пишите так же. Вместо «Наша компания предлагает», лучше использовать «Вы получите…» Оценивайте свое предложение так, как если бы вы были клиентом. Затроньте в письме такие вопросы, которые точно будут интересны адресату.
Насколько длинное должно быть письмо? Все зависти от вашего предложения и от легкости слога. Это может быть как и половина, так и пять страниц. Советую избегать через чур длинных предложений и сплошного текста. Идеально — одна мысль, один абзац.
Профессиональньй сленг может использоваться в исключительных случаях, например для того, чтобы показать заказчику, что вы в теме, и говорите на одном языке, но злоупотреблять этим не стоит.
Письмо, прекрасный способ поблагодарить клиента или подбодрить его, если дела у него идут не совсем успешно. «Нам очень приятно вести с вами бизнес и я хотел бы, от лица компании поблагодарить вас за сотрудничество», «Не стоит беспокоиться, мы понимаем, что случившиеся события нарушили ваш бюджет и вы оплатите счет сразу же, как только сможете»
Вы можете оскорбить клиента, сами того не ожидая, следите за своими словами. «Мы получили вашу жалобу» — любому человеку будет неприятно, что его считают жалобщиком, «Вы не ответили на наше письмо» — можно воспринять как обвинение в неспособности делать что либо, «Ваша позиция вызывает удивление» — воспринимается как пренебрежение. И так далее.
Письмо должно быть выстроено логично, пункт за пунктом. Каждая мысль должна быть ясно выражена и подкреплена аргументами.
Сначала в письме вы излагаете свою позицию, в последнем абзаце пишите о цели своего письма. Ошибкой будет обратная последовательность — если клиент недостаточно будет мотивирован, то прочитав цель, просто может не дойти до аргументов. Факты, которые вы используете, должны быть выстроены в логическую цепочку.
Письмо должно быть красивым. На фирменном бланке, хорошей бумаге. Если необходимы иллюстрации или графики — смело добавляйте их. Используйте цветовое выделение заголовков, главной мысли. Писем клиенту может приходить много, если ваше не выделяется из общей массы, то большая вероятность того, что его могут даже не прочитать.
Если целью вашего письма является назначение встречи, то не пишите «В ближайшее время». Для клиента это может означать «никогда». Указывайте точные даты, это повышает значимость делового письма.
Не забывайте подписать письмо. Укажите свое имя, должность, контактные телефоны, электронный адрес. Если вы отправляете письмо по почте, то будет очень хорошо поставить роспись.
Написав письмо не стоит отправлять его сразу. Отложите его и перечитайте его через пару часов. Уверяю, вы найдете, что в нем исправить. Можно дать прочитать его своему руководителю или коллеге и прислушаться к их замечаниям.