ПО для автоматизации документооборота: что это и зачем оно бизнесменам

Инициативы по цифровому преобразованию в настоящее время популярны во всех отраслях и масштабах компаний. Предприниматели, открывающие новые предприятия, имеют возможность построить масштабируемую цифровую инфраструктуру, ориентированную на будущее, без необходимости отхода от устаревших систем и управления изменениями.

Одним из важнейших компонентов любого цифрового преобразования является переход к автоматизации рабочих процессов, особенно в отношении бизнес-процессов. Многие организации обременены ручными процессами, которые сохраняются, несмотря на явную неэффективность и высокий уровень ошибок. 

Пример рабочего процесса

Возьмите простой процесс учета капитальных затрат, который наиболее распространен в производственном секторе, но существует и во многих других отраслях. В этом процессе кто-то запрашивает покупку дорогостоящего оборудования для бизнеса. Этот запрос вручную рассылается всем людям, которым необходимо одобрить покупку, обычно по электронной почте. В конечном итоге запрос будет одобрен или отклонен, и, если он будет одобрен, предмет будет приобретен.

Минусы

Хотя этот процесс может показаться простым на первый взгляд, любой, кто имел дело с этим процессом, знает, что это совсем не просто. Давайте начнем с того, как начинается процесс.

1. Может не быть стандартной формы запроса для заполнения.
2. Может быть форма, но тот, кто ее запрашивает, не знает, где ее взять.
3. Форма может быть потеряна на просторах общего диска, может устареть.
4. В более старой (или более новой) версии Microsoft Word, Excel или Acrobat.
5. Громоздко для заполнения, а критические поля оставлены пустыми.
6. Затем форму необходимо отправить кому-то конкретному, но кому?
7. Как только правильная форма найдена, точно заполнена и отправлена ​​нужному человеку, начинается процесс утверждения. В зависимости от типа запроса и сложности процесса утверждения запрос может потратить недели на обход почтовой системы. Между тем исходный человек, запрашивающий предмет, понятия не имеет, что происходит и когда он услышит ответ.

Этот процесс является лишь одним примером, но печальная правда в том, что именно так работают большинство бизнес-процессов. Это то, что многие инициативы по цифровому преобразованию стремятся решить с помощью автоматизации рабочих процессов.

Что такое автоматизация рабочего процесса?

Автоматизация рабочего процесса относится к проектированию, выполнению и автоматизации процессов на основе правил рабочего процесса. Человеческие задачи, данные и файлы передаются между людьми или системами на основе предварительно определенных бизнес-правил.

Рабочие процессы разрабатываются путем определения задач, например, «Предоставить одобрение» или «Заполнить форму запроса», а затем визуально выложить эти задачи, чтобы максимально точно имитировать фактический процесс. Каждая задача назначается соответствующему лицу (или группе) на основе установленных бизнес-правил.

Как только этот рабочий процесс запускается, обычно кем-то, кто заполняет форму, автоматизация начинает работать и обрабатывает рабочий процесс от человека к человеку и от системы к системе.

Каковы преимущества автоматизации рабочего процесса?

Уменьшить неэффективность и повысить производительность

Сокращая ручную обработку маршрутизации и назначения задач, сотрудники получают больше времени, чтобы тратить их на сами задачи, а также на другие более ценные работы. Вместо того чтобы полагаться на встречи, электронную почту и телефонные звонки, чтобы продвигать процесс вперед, система автоматизации рабочего процесса поддерживает импульс движения вперед.

Этот импульс достигается не только путем маршрутизации и назначения задач, но также с помощью предупреждений, напоминаний и делегирования. Эти инструменты имеют решающее значение для сокращения времени цикла. Это особенно верно в отношении делегирования, которое допускает резервное назначение задач, если первоначально назначенный пользователь недоступен.

Поскольку существует полная видимость процесса, все знают, кому назначены какие задачи и где находится рабочий процесс в настоящее время. Такая прозрачность снижает необходимость проведения нескольких совещаний по статусу или «проверок».

Уменьшите риски и увеличьте стандартизацию

Тщательно разработанные стандарты и политики могут быть проигнорированы, когда нет автоматизации. Люди будут отправлять неправильные формы, отправлять их не тем людям, утверждать то, что они не должны утверждать, и вообще игнорировать установленные стандарты.

В ситуациях, когда ошибка или задержка могут стоить тысячи долларов, например, в процессе разработки фармацевтического продукта, огромное преимущество - иметь защитные ограждения автоматизированного рабочего процесса. Если создавать воспроизводимый, проверяемый и прозрачный рабочий процесс, процессы с большей вероятностью будут выполняться в соответствии с организационными стандартами.

Адаптироваться к изменениям в процессе

Одной из замечательных особенностей построения эффективного визуального представления процесса является то, что легко вернуться назад и изменить / отрегулировать вещи на лету. Например, если начальник отправляет запрос на сумму более 50 000 долларов, допустим, финансовый директор решает установить лимит в размере 100 000 долларов. Администратор рабочего процесса просто меняет значение, и рабочий процесс мгновенно обновляется.

Эта адаптивность также применяется к изменениям в персонале, задачах, формах, интеграции и ролях. Все в процессе может быть изменено и мгновенно отражается в рабочем процессе.

Иногда эти изменения происходят из-за изменения политики, в других - из-за инициативы по улучшению процесса. Могут быть внесены и реализованы предложения, чтобы процессы со временем работали лучше и лучше.

Как подготовиться к автоматизации рабочего процесса?

Прежде чем рассматривать возможность инвестирования в систему автоматизации документооборота, необходимо убедиться, что организация или отдел, использующий ее, подготовлены.

И есть четыре ключевых момента:

1. Привлекать аналитиков бизнес-процессов или способных менеджеров проектов для проведения собеседований с участниками процессов. Они могут разработать точные макеты каждого процесса и подпроцесса.
2. Документируйте стандарты, правила и рабочие процедуры для всех ваших процессов, включая исключения.
3. Установите время для просмотра и проверки всей документации, созданной всеми заинтересованными сторонами и исполнительными лидерами.
4. Назначьте конкретного человека или группу, которые будут отвечать за поддержку программного обеспечения автоматизации рабочего процесса и построение начальных процессов.

​Читайте также: Как оцифруют кадровый учет: электронные трудовые книжки, договоры и приказы

Заключение

Надеемся, мы дали вам хорошее представление о том, что такое автоматизация рабочих процессов и почему она может быть полезна для вашей организации. Инвестирование в инструменты автоматизации рабочего процесса может оказать положительное влияние как на сотрудников, так и на прибыль компании в ближайшие годы. Просто помните, что всегда важно следить за этим процессом, чтобы програмное обеспечение не устарело, ведь это, в свою очередь, может повлиять на качество автоматизации в целом. Будьте внимательны и не ищите для себя лишней работы безвозмездно, и тогда успех вашему бизнесу гарантирован!