Секрет бизнес-почты или как правильно вести деловую переписку
Переписка является очень важной составляющей делопроизводства. Она имеет свой этикет в оформлении. От нее зависит успешная деятельность фирм, организаций и предприятий. Обучение мастерству составления и оформления деловых писем проводится на специализированных курсах, что говорит о важности наличия этого навыка у сотрудников компании. Очень часто от него напрямую зависит успех того или иного предприятия, сделки, сотрудничества с партнерами и клиентами, так как до половины рабочего времени тратится на работу с бумагами и отправления его по почте. Поэтому очень важно соблюдать некоторые требования и правила деловой переписки к составлению делового письма, его оформлению и ведению учитывая этикет.
ВИДЫ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ
В зависимости от способа классифицирования выделяют разные виды переписки:
- По типу носителя вся документация делится на бумажную и электронную. С прогрессом компьютерных технологий все большей популярности набирает электронная почта.
- По важности различают официальную и неофициальную корреспонденцию.
По назначению: внутренняя (в пределах предприятия) и внешняя (за пределами предприятия).
Но чаще всего используется классификация писем и документации по содержанию:
- благодарственные;
- поздравительные;
- коммерческие предложения;
- гарантийные;
- торговые соглашения;
- пригласительные;
- запросы и требования;
- извинительные;
- соболезнования.
ОСОБЕННОСТИ НАПИСАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
Большинство фирм и предприятий имеют свои фирменные бланки. При ведении переписки деловой этикет предусматривает использование именно их. Так вы произведете впечатление и сможете рассчитывать на более лояльное отношение партнеров и клиентов. Внешний вид бланков, правила их заполнения, как предусматривает этикет, обусловлены приказом по организации либо инструкцией по делопроизводству. Также, основные требования к бланку делового письма поданы в ГОСТ за 2003 год «Требования к оформлению документов».
Бланк должен содержать основную информацию о вашем предприятии:
- название,
- номер телефона (телефонов),
- адрес почтовый,
- адрес электронной почты,
- адрес сайта.
Конечно же, эти данные не являются обязательными, деловой этикет этого не требует. При необходимости этот перечень можно сократить или дополнить.
Сам бланк рекомендуется оформлять следующим образом:
- минимальные границы страницы: правая – 10 мм, левая, верхняя и нижняя – по 20 мм;
- в случае, когда письмо занимает несколько листов, необходимо вставить номера страниц в верхней части посередине;
- приложения также нужно пронумеровать в отдельности;
- обязательно зафиксируйте в регистрационном журнале переписку, которое отправляете по исходящему номеру, указанному в левом верхнем углу;
- в другом углу указаны название фирмы, а также фамилия, инициалы и должность того, кому предназначено письмо;
- внизу слева размещаются должность, фамилия и инициалы отправителя, его подпись;
- в обязательном порядке внизу размещается дата.
Возможен вариант, когда реквизиты на бланке размещаются не в углах, а по центру листка (продольно). Хотя этикет оформления документации это позволяет, но первый вариант привычнее, по этой причине рекомендуется отдать предпочтение ему.
ОБЩАЯ СТРУКТУРА ТЕКСТА ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ: ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ
Сюда входят 3 обязательных элемента:
- вступление, где кратко описываются причины и цель написания письма;
- содержательная часть, в которой подано описание ситуации, варианты ее решения, выводы и рекомендации;
- заключительная часть, где подводятся итоги и четкое описание действий, которые ожидаются от адресата.
Перед написанием письма четко определите цели: предложение сотрудничества, изложение претензий, приглашение на какое-то мероприятие и т.п. В тексте не должно быть ничего другого, лишнего, что не относится к вашему делу.
Рекомендуется придерживаться важного правила: одно письмо – одна конкретная цель. Допускается затрагивание нескольких тем или вопросов только в том случае, если они тесно взаимосвязаны. В противном случае не поленитесь написать несколько писем, по разным темам.
ЯЗЫК, СТИЛЬ И ЭТИКЕТ ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
Главным требованием к содержанию писем является краткость и емкость. Не перенасыщайте текст ненужной информацией, лишними речевыми оборотами, не «лейте воду». Для делового человека важна суть дела, а не красивые фразы. Мало кому нравится тратить свое ценное рабочее время на чтение длинных, на несколько страниц, писем, и искать среди сотен фраз главное. Идеальным вариантом можно считать объем текста размером в одну страницу.
Не включайте в текст сложные, непонятные, узкоспециальные, иностранные слова и фразы. Сами предложения также не растягивайте. Они должны быть краткими, четкими, точно передавать мысль, идею автора.
Переписка должна вестись в официально-деловом стиле. Разрешается и даже рекомендуется использовать стандартные фразы, но не стоит перегружать или письмо. Ведь «живой» стиль будет восприниматься легче и лояльнее.
Отдавайте большее предпочтение глаголам, меньшее – прилагательным.
Фразы должны быть краткими и четкими, а не «заковыристыми» и без двойного толкования. Адресат должен сразу понять то, что вы пытаетесь ему объяснить.
Перед отправкой не забудьте перечитать текст и проверить его на наличие ошибок.
ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ЭЛЕКТРОННОГО ПИСЬМА
Все перечисленные выше правила и рекомендации касаются и электронной переписки, то есть писем, отправляемых по электронной почте. Важные переговоры между фирмами и предприятиями могут вестись и в электронной форме. Этот вид почты имеет множество преимуществ, среди которых скорость получения писем и возможность отправлять их в любое удобное время. При этом не возникает надобности даже выходить из офиса, или успешно работать дома.
Несмотря на всю схожесть с обычными письмами, электронные имеют свои особенности, свой этикет оформления. По этой причине к ним выдвигаются некоторые особенные требования:
- специалисты советуют оформлять логин соответствующе (например,
никак не соответствует солидному деловому человеку);
- заполняйте поле «Тема», где указывайте основную идею письма, так адресату будет проще отыскать ваше письмо при надобности;
- для удобства чтения можете распечатывать полученную корреспонденцию;
- при написании письма и оформлении электронной переписки рекомендуется использование лишь стандартных шрифтов;
- обычно на короткие послания отвечают быстрее, чем на длинные;
- не рекомендуется использование капслоков даже в заголовках;
- абзацы не должны небольшими, по несколько фраз;
- подпись обязательна, даже если это электронное письмо.