Ведем журнал кассира-операциониста без ошибок

25.10.2010 Обзоры

При продажах товаров (работ, услуг) за наличный расчет организации и предприниматели обязаны применять контрольно-кассовую технику <1>. Данные о поступившей выручке фиксируются в журнале кассира-операциониста. При заполнении журнала возникает немало вопросов. Отвечаем на наиболее актуальные из них.

Журнал нужно зарегистрировать в налоговой инспекции

(?) Мы впервые завели журнал кассира-операциониста. Подскажите, как правильно его оформить и нужно ли его регистрировать в инспекции? М.А. Кремнева, г. Астрахань

Ответ

Журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4) <2> перед началом использования нужно обязательно зарегистрировать в налоговой инспекции, причем еще до того, как в него будет внесена первая запись. Перед тем как нести его на регистрацию, пронумеруйте каждую страницу журнала и прошнуруйте его. На последней странице сделайте запись: "Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью __ листов", заверив ее подписями руководителя и главного бухгалтера <3>. Помимо самого журнала, с вас могут потребовать и другие документы. Причем тут у каждой инспекции свои требования, поэтому лучше заранее уточните в своей инспекции, что ей будет нужно. Чаще всего просят представить:

- заявление, подписанное руководителем организации (или индивидуальным предпринимателем), с просьбой о регистрации нового журнала;

- доверенность, если документы в инспекцию будут представляться не руководителем (или не самим предпринимателем);

- карточку регистрации ККТ;

- старый журнал кассира-операциониста, взамен которого вы регистрируете новый.

В большинстве инспекций процедура регистрации проходит достаточно быстро, инспекторы заверяют журнал в тот же день.

Предпринимателям безопаснее вести журнал кассира-операциониста

(?) Я - предприниматель, наемных работников у меня нет. Нужно ли мне вести журнал кассира-операциониста? Ведь как-то странно: я сам его заполняю, сам заверяю, сам себя контролирую. Зачем мне эта лишняя работа? А.Ю. Кромкин, г. Омск

Ответ

Журнал кассира-операциониста - это первичный учетный документ по бухгалтерскому учету денежных средств. И если посмотреть, кто обязан его вести, то выяснится, что это только юридические лица <3>. То есть на предпринимателей не распространяется обязанность иметь и заполнять такой журнал. Это неоднократно подтверждали и суды в ситуации, когда налоговики пытались оштрафовать предпринимателя за отсутствие журнала или его незаполнение <4>.  

Вместе с тем известны случаи, когда суд придерживался иной точки зрения, согласно которой никаких исключений для предпринимателей в отношении ведения журнала нет <5>. Так что лучше не дразнить налоговиков и журнал заполнять.

Журнал ведется до тех пор, пока он не закончится

(?) В нашей компании наличные расчеты - дело нечастое. Имеющийся журнал ведется у нас уже давно - с 2008 г. Может, уже пора завести новый? Е.А. Брыксина, г. Орел

Ответ

Новый журнал кассира-операциониста нужно оформлять только при полном заполнении прежнего <6>. И не нужно заводить отдельный журнал на каждый календарный год. Однако иногда от этого правила можно и отступить. Но только, как говорится, по показаниям. Например, при сильной изношенности журнала или его повреждении.

На несколько ККТ можно иметь один журнал

(?) У нас небольшой магазинчик, имеющий несколько отделов, в каждом из которых установлен свой кассовый аппарат. Скажите, можем ли мы вести один журнал и регистрировать в нем данные всех машин? И.Ю. Сухорук, г. Пермь

Ответ

Да, вести один журнал кассира-операциониста при использовании нескольких кассовых аппаратов можно <7>. В таком случае записи в него вы должны вносить в порядке нумерации всех касс (N 1, 2, 3 и т.д.) с указанием заводского номера кассовой машины. Если в отдельные дни работали не все кассы, то записи в журнале тем не менее делаются по всем кассовым аппаратам. При этом показатели счетчиков недействующих кассовых машин ежедневно повторяются с указанием причин бездействия (в запасе, в ремонте и т.п.) и заверяются подписью представителя администрации предприятия.

Ответственности за неправильное ведение журнала нет

(?) Я недавно устроилась на работу главным бухгалтером в новую организацию. Стала принимать дела и увидела, что журнал кассира-операциониста там ведется кое-как. Заполнялись не все графы, а иногда и вовсе данные за несколько дней не вносились. Чтобы привести его в нормальное состояние, придется потратить уйму времени. Скажите, если все оставить как есть, то чем это чревато? Л.С. Санкина, Вологодская обл.

Ответ

Ответственности за само по себе неправильное ведение журнала кассира-операциониста нет. Но только если это не повлияло на оприходование выручки. Если в кассовой книге и в бухучете выручка отражена своевременно и в правильной сумме, то оштрафовать ни организацию, ни ее должностных лиц нельзя <8>. А вот если выручка не оприходована надлежащим образом, то сумма штрафа может составить для организации от 40 000 до 50 000 руб., а для руководителя - от 4000 до 5000 руб. <9> Но этот штраф смогут взыскать, только если с момента неоприходования выручки еще не прошло 2 месяца <10>.

В журнале фиксируется только выручка

(?) В связи с нехваткой средств на оплату текущих расходов учредитель предоставил заем. Деньги вносятся наличными в кассу. Нужно ли эту сумму отражать в журнале кассира-операциониста? Е.А. Брыксина, г. Орел

Ответ

В журнале кассира-операциониста отражаются только те поступления денег, которые прошли через кассовый аппарат. При получении займов контрольно-кассовая техника не применяется, чек не пробивается <11>. На такие суммы оформляется приходный кассовый ордер (форма N КО-1) <12>. А раз кассовый аппарат не применяется, то и в журнале кассира-операциониста такие поступления не отражаются.

При круглосуточной торговле журнал заполняют по окончании смены

(?) Наш магазин работает круглосуточно. Смены длятся по 12 часов (с 9 утра до 9 вечера и с 9 вечера до 9 утра). Скажите, каким днем нужно приходовать выручку за ночную смену, фактически приходящуюся на 2 дня? И.Ю. Сухорук, г. Пермь

Ответ

Z-отчет кассир снимает после окончания рабочей смены <13>. При этом рабочая смена работы на ККТ может не совпадать с календарными сутками (как в вашем случае). Тогда, несмотря на то что часть выручки по ночной смене фактически поступила в операционную кассу вчера, все записи, связанные с поступлением денег (отражение в журнале кассира-операциониста, в кассовой книге и на счетах бухгалтерского учета), нужно делать сегодня - датой окончания смены <14>. 

Не снятый вовремя Z-отчет - не повод учитывать выручку позже

(?) В конце рабочего дня кассир нашей организации забыл снять Z-отчет. Что делать в такой ситуации и как лучше все исправить? И.В. Клеменцова, г. Новгород

Ответ

Тот факт, что Z-отчет не был снят после окончания рабочей смены, конечно, является нарушением <13>, однако ответственности за это нет. А вот за несвоевременное оприходование выручки компанию могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 руб. <9> Чтобы избежать этого, вам необходимо отразить выручку в учете правильной датой. Для этого первое, что вам нужно сделать, - снять Z-отчет. Если новая смена еще не открыта (выручка текущего дня еще не поступала в кассу), то все просто. На основании этого отчета вы отразите выручку в журнале кассира-операциониста и в учете, но сделать это нужно не датой "запоздалого" Z-отчета, а днем, когда она получена.

Если же отсутствие Z-отчета вы обнаружили уже после открытия новой смены, то тут несколько сложнее. Придется вычислять выручку прошлого дня по контрольной ленте.

Примечание. О привлечении к административной ответственности при несвоевременном оприходовании выручки читайте в ГК, 2009, N 20, с. 75.

Если касса не открывалась, то в журнале ничего не пишут

(?) В нашей компании, занимающейся оптовой торговлей, расчеты за товар, как правило, проводятся по безналу. Но иногда мы принимаем и наличные. Скажите, нужно ли делать запись в журнале кассира-операциониста, если наличная выручка в кассу за день не поступала? Г.А. Туркин, г. Ханты-Мансийск

Ответ

С одной стороны, записи в журнале кассира-операциониста ведутся ежедневно <15>. Это вроде бы обязывает заполнять журнал даже по выходным и по праздничным дням. С другой стороны, основанием для внесения записи в этот журнал является Z-отчет, снимать который нужно после окончания рабочего дня (смены) <16>. Соответственно, за те дни, когда смена по кассе не открывалась, Z-отчет будет отсутствовать, а раз так, то и журнал кассира-операциониста заполняться не будет. Вывод: запись в журнал должна заноситься каждый раз, когда открывалась смена по кассе (даже если наличные деньги в кассу за день и не поступили).

Отметим, что на одних моделях ККТ смена открывается автоматически при включении питания, на других для этого нужно выполнить определенные процедуры (например, пробить первый, "нулевой", чек).

В вашем случае, когда поступление наличной выручки в кассу происходит не постоянно, а лишь от случая к случаю, можно поступить следующим образом. Приказом установите, что в связи с минимальным объемом продаж за наличный расчет смена на кассовом аппарате открывается при получении первой наличной выручки за день. Тогда вам не придется ежедневно вносить в журнал "нулевую" информацию.

В журнале отражаются только возвраты наличных денег в день покупки

(?) Покупатель расплатился кредитной картой, но в тот же день вернул товар. Скажите, нужно ли отражать такой возврат в журнале? И если нужно, то как? И.В. Клеменцова, г. Новгород

Ответ

Сразу напомним, что вернуть деньги в такой ситуации наличными вы не можете - сумму необходимо перечислить покупателю в безналичном порядке на его карту <17>. В журнале кассира-операциониста такие возвраты не отражаются. В графу 15 "Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам" заносятся только те возвраты, которые, во-первых, сделаны в день покупки, а во-вторых - в наличной форме, то есть когда деньги возвращаются покупателю из ящика кассового аппарата <18>.

Секционные продажи можно отражать по-разному

(?) Скажите, как правильно заносить в журнал продажи, пробитые по кассе по разным секциям, - единой суммой или по каждой секции отдельно? М.А. Кремнева, г. Астрахань

Ответ

Здесь все зависит от того, по какой причине вы делили продажи по секциям. Если это связано с какими-то организационными моментами (например, у вас одна касса, но в магазине несколько отделов), тогда в журнале кассира-операциониста вы можете делать запись на общую сумму выручки одной строкой. Если деление продаж по секциям связано с необходимостью соответствующего разделения выручки в учете (например, при продажах, облагаемых по различным ставкам НДС, или при применении разных режимов налогообложения), обороты по каждой секции лучше отражать отдельно. Тогда в дальнейшем у вас не возникнет трудностей с ведением раздельного учета.

Журнал исправляют так же, как первичку

(?) При заполнении журнала кассира-операциониста мы допустили ошибку. У нас две секции, но, делая разноску по отделам, мы дважды занесли в журнал данные по секции N 1. Подскажите, как нам исправить ситуацию? Е.Г. Гилязова, г. Подольск

Ответ

Достаточно просто. Но, как и при исправлении любого другого первичного документа, здесь необходимо соблюсти определенные правила. При корректировке нельзя пользоваться корректирующей жидкостью, так же как указывать правильные данные поверх старых. Исправления вносятся так: неправильная надпись зачеркивается одной чертой, причем таким образом, чтобы исправленное можно было прочитать. Рядом делается отметка "исправлено" с указанием правильных сумм. Внесенные правки заверяются подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера <19>.

-------------------------------

<1> п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт"

<2> утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132

<3> Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин, утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132 (далее - Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации)

<4> Постановления ФАС ПО от 17.02.2009 N А55-16939/2008, от 16.01.2009 N А55-9928/2008, от 22.02.2007 N А65-19248/06-СА3-36; ФАС СКО от 31.08.2006 N Ф08-3853/2006-1651А

<5> Постановления ФАС ДВО от 06.09.2007 N Ф03-А51/07-2/3500, от 13.09.06 N Ф03-А73/06-2/2800

<6> Письмо ФНС России от 12.04.2006 N 06-9-10/126@

<7> п. 3.6 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утв. Минфином России 30.08.93 N 104 (далее - Типовые правила)

<8> Постановления ФАС ЗСО от 08.07.2008 N Ф04-4164/2008(7761-А75-32); ФАС ВСО от 18.02.2009 N А19-11731/08-39-Ф02-273/09

<9> ст. 15.1 КоАП РФ

<10> ст. 4.5 КоАП РФ

<11> п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ

<12> утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88

<13> п. 6.1 Типовых правил

<14> Постановление ФАС УО от 22.12.2009 N Ф09-10179/09-С3

<15> Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации

<16> п. 6.1 Типовых правил

<17> п. 3 Официального разъяснения ЦБ РФ от 28.09.2009 N 34-ОР; Письмо УФНС России по г. Москве от 15.09.2008 N 22-12/087134

<18> п. 4.2 Типовых правил

<19> Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации; п. 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.83 N 105; п. 3.6 Типовых правил 

Впервые опубликовано в журнале "Главная книга" N 18, 2010


Источник: журнал "Главная книга"
Примечание:
Поделиться:
Комментарии
Международные грузовые перевозки от "GlobalPost"
Международная доставка грузов - главное направление работы компании "GlobalPost". Специалисты компании обеспечивают комплексный логистический сервис: просчитывают эффективные схемы доставки грузов, контролируют прохождение таможни, документооборот и страхование отправлений.  В услугу международных грузовых перевозок входят следующие услуги: - прием груза от поставщика (возможна доставка груза поставщиком на наш склад); - международная грузоперевозка; - таможенное оформление
Город: Санкт-Петербург Цена: договорная
Доставка сборных грузов из Китая, США и Европы с компанией GlobalPost
Доставка сборных грузов - это удобная возможность доставить вместе грузы от разных отправителей разным получателям. Такие грузы формируются из разных отправлений - как штучных предметов, так и целых коробок, и после сбора отправляются в одном контейнере или транспортном средстве.  Преимущество доставки сборных грузов – это экономия денежных средств.  Компания ГлобалПост располагает собственными консолидационными  складами в Европе, США и Китае, это позволяет самостоятельно
Город: не указан Цена: договорная
Коробка для хоккея из стеклопластика 20*40 м
Хоккейная площадка имеет: технические ворота, площадки и калитки для игроков
Город: Москва Цена: 568932 руб.
Сейчас появились новые формы публичные и непубличные общества. Чем они отличаются ОАО и ЗАО? Названием или чем либо еще?
В этой статье Публичные и непубличные общества все разложено по полочкам. Так же приведены сравнительные таблицы отличий до принятия Закона и после
Успех написал(а) в форуме Выбор отрасли бизнеса:
У меня вопрос: Как Вы считаете, какой бизнес сейчас является наиболее прибыльным?
Последнее что мне понравилось из реализованных бизнес идей - это индивидуальное хранение вещей на мини-складах. По мне так оригинальное ...
Софья написал(а) в форуме Оценка затрат на открытие:
Как оценить затраты на открытие своего дела? Что главное
Обратитесь в специализированную фирму, там се точно подсчитают и сделают анализ рынка.
Подпишитесь на рассылку
Курс валют ЦБ РФ
  • 1 USD 43.39 +0.74
  • 1 EUR 54.64 +0.3
  • 10000 BYR 40.42 +0.62
  • 100 KZT 23.99 +0.41
  • 10 UAH 33.38 +0.57
  • Пользователь О-Планет [uid:82230]
    «О-Планет», ООО
    Россия, Ульяновск, Октябрьская, д. 22, стр. 13
    Автоматизация "под ключ" розничных магазинов,кафе,ресторанов.ПОС системы, программное обеспечение.Гарантия,техническая поддержка,продажа по всей России и не только.
  • Пользователь ООО &quot;Дисконт Групп&quot; [uid:82188]
    «ООО "Дисконт Групп"», ООО
    Россия, Москва, Шипиловская, д. 6, корп. 1
    Группа компаний по сопровождению бизнеса окажет помощь в регистрации ООО и других форм собственности, с дальнейшим юридическим и бухгалтерским сопровождением. А также в создании логотипа, изготовлении полиграфической и рекламной продукции. Голографической защите документов, оптимизации расходов на оргтехнику и ее обслуживание. Самые низкие цены на рынке - наши учредители - производители.
  • Пользователь Грузоперевозки по Москве и области [uid:82182]
    «Грузоперевозки по Москве и области», ООО
    Россия, Москва, Открытое шоссе, д. 48, стр. а
    Грузоперевозки по Москве и области
GlobalPost