Я начинающий предприниматель, и больше всего меня пугает количество отчетов: знакомый бизнесмен рассказал, как облегчить бумажную работу на первых порах
Отчеты и аналитика данных являются одними из ваших лучших инструментов для понимания и улучшения вашего бизнеса, от анализа прибыльности ваших операций до анализа эффективности вашей маркетинговой кампании. Проблема в том, что когда вы начинаете регулярно сообщать о данных, все эти анализы могут израсходовать часы вашего времени.
К счастью, с правильными стратегиями вы можете упростить процесс отчетности, выполнив свою работу за меньшее количество часов, не жертвуя целостностью своего анализа. Я сам это понял, когда попробовал воплотить советы своего знакомого бизнесмена. Теперь я поделюсь ими с вами!
Используйте правильные инструменты
Все начинается с использования правильных инструментов. Как говорил мой знакомый в отношении онлайн-панелей мониторинга: «Сегодня, как никогда, генерируются огромные объемы данных, что увеличивает потребность большинства организаций в интеллектуальном программном обеспечении, которое может понять это огромное количество цифр и значений, и преобразовать данные в стратегические идеи, которые будет поддерживать процесс принятия решений».
Ваше программное обеспечение определит процесс сбора, оформления и завершения отчета для ваших данных. Оно должно быть всеобъемлющим, точным и надежным, чтобы сохранить целостность ваших отчетов, а также быть понятным и доступным. Таким образом, ваши сотрудники не будут тратить лишние часы, пытаясь научиться чему-то сложному, и вы сможете использовать остаток времени на более важные вещи.
Работа по шаблону
Нет необходимости создавать новый отчет с нуля каждый раз, когда вы хотите узнать что-то об одном из отделов вашего бизнеса. Вместо этого научитесь полагаться на воспроизводимые шаблоны. В зависимости от используемого вами решения, это может означать использование уже существующего шаблона, который вы можете воплощать и тиражировать бесконечно, или создание собственных шаблонов для использования в различных условиях. В течение нескольких месяцев это может сэкономить вам и вашим сотрудникам часы работы.
Определите правильное время
Обратите внимание на то, как вы синхронизируете свои отчеты. Заманчиво предоставлять эти списки как можно чаще, возможно, даже переходя к отчетам в режиме реального времени, чтобы заметить изменения по мере их возникновения или быстрее реагировать на новые ситуации. Но реальность такова, что слишком частая отчетность может тратить время; мало того, что они требуют больше внимания и больше человеческих ресурсов, они могут ввести вас в заблуждение с данными, которые не точно отражают общую картину.
Многое зависит от цели доклада. Например, согласно маркетингу Buffer, отчеты по маркетингу в социальных сетях могут быть развернуты еженедельно, ежемесячно, ежеквартально или в течение всей кампании. Постарайтесь находить пересечение между отчетами достаточно часто, чтобы оставаться актуальными и чтобы получить общий обзор.
Отправлять отчеты автоматически
Если вы можете, отправляйте свои отчеты автоматически. Это избавит вас от необходимости планировать определенный день для составления отчетов, исключит возможность забывчивости людей и обеспечит дополнительное удобство с полностью сгенерированным отчетом, ожидающим вас в папке «Входящие».
Например, Google Analytics позволяет вам регулярно делиться созданными вами отчетами с другими людьми; все, что вам нужно сделать, это создать отчет в первый раз, установить временной интервал и формат файла, а Google позаботится обо всем остальном. Это также полезно для начала разговора, если вы отправляете отчет нескольким людям одновременно, например, одной из ваших команд или клиентов.
В конечном итоге, вы оцените эффективность данного способа, так как у вас появится много свободного времени и достаточно моральных сил, чтобы заняться чем-то еще для развития своего бизнеса.
Положитесь на несколько KPI
Наше изобилие данных побуждает нас рассматривать как можно больше переменных. В конце концов, чем больше у вас информации, тем более обоснованным может быть решение, не так ли? На самом деле, может быть, лучше ограничить количество переменных и KPI, которые вы изучаете; когда ваш отчет насыщен цифрами, становится намного более долго и трудоемко разбираться в нем, и вы можете в конечном итоге ошибочно проанализировать, что означают эти цифры. Намного лучше сконцентрироваться на нескольких наиболее важных ключевых показателях эффективности. Это заставит вас тратить меньше времени, а также значительно упростит весь процесс.
Используйте визуальные эффекты на встречах
Насколько это возможно, держите ваши отчеты визуально привлекательными, особенно если вы используете их в контексте собрания. Люди реагируют на визуальные изображения данных и понимают их гораздо больше, чем чистые числа, что означает, что вы сможете быстрее и точнее предоставить отчет. Существуют некоторые подводные камни, но важно то, что если чрезмерно полагаться на визуальные эффекты как на способ понимания ваших данных, то экономия времени, которую вы получите, стоит компромисса здесь.
Будьте более последовательным
Если вы регулярно отчитываетесь, постарайтесь, чтобы ваша система отчетности и анализ были максимально последовательными. Таким образом, вам не нужно тратить время на контекстуализацию новых показателей в вашем отчете, и вы сможете точно определить ключевые изменения, которые требуют немедленных действий или исправлений. Это также не даст вам избавиться от привычки составлять отчеты, поэтому у вас всегда есть данные, на которые можно воздействовать.
По мере роста и развития вашего бизнеса вы, вероятно, обнаружите, что некоторые отчеты просто не так эффективны или ценны, как вы думали, и вам не хватает информации, которую могут охватить только другие. Если для обеспечения максимальной эффективности важна последовательность, вам также необходимо найти место для гибкости и экспериментов. Попробуйте использовать разные процессы для создания своих отчетов или представления их по-разному, пока не встретите комбинацию, которая лучше всего подходит для всех участников. Это повлияет на восприятие тяжелых цифровых сочетаний, что, несомненно, очень важно.