О каких ключевых моментах важно помнить при расчете расходов организации

Как известно, цель большинства бизнесменов: заработать деньги, которые принесут им новые деньги, чтобы заработать еще больше денег. Это справедливо как для акул бизнеса, так и для начинающих. При этом, говоря о финансовых средствах, каждому из них приходится иметь дело не только с доходами, но и с расходами - расходы организации. С чего и как начать процесс расчёта расходов; какие бывают виды расходов; и о каких ключевых моментах важно помнить при расчёте расходов? 

Итак, Вы решили начать собственный бизнес. Кроме прочих важных вопросов для этого Вам необходимо определить собственное финансовое положение. Уточнив текущие доходы и расходы по Вашему бизнес-проекту, Вы сможете лучше спрогнозировать собственные финансовые потребности на ближайшие несколько месяцев. Многие начинающие предприниматели малого и среднего бизнеса сталкиваются с определённым временным промежутком между датой открытия собственного дела и днем, когда получена первая существенная прибыль. Весьма полезно иметь как минимум полугодичный запас накоплений с тем, чтобы использовать их на начальном этапе создания Вашего проекта и использовать на погашение не предусмотренных расходов. А такие, конечно, будут. Ведь, известно жизненное правило справедливое и для бизнеса, что со 100% уверенностью можно прогнозировать только то, что произойдёт что-то неспрогнозированное. В частности, расходы. Конечно, размер начального капитала может меняться в зависимости от того, каким видом деятельности Вы решили заняться и какой тип предприятия организовать. Важно здесь то, чтобы Ваши расходы были фиксированными. А часть накопленных или уже полученных с прибыли денег – стабильно вкладываться в развитие бизнеса. 

Что мешает здраво соотносить ваши расходы и доходы? 

- Расчет на большой заработок в ближайшем будущем 

- Нежелание ограничивать себя в мелочах, экономить 

- Стремление потратить все заработанное, например, из-за боязни инфляции 

Виды расходов 

Расходы подразделяются на 3 большие части: расходы организационного этапа, постоянные и переменные расходы. 

Теперь подробнее. 

1. Расходы организационного периода 

Деньги, необходимые на создания бизнеса, принято именовать стартовым капиталом. Это суммы, необходимые для разовых выплат в процессе организации Вашего бизнеса. Это средства, необходимые для доведения идеи до первого рабочего дня Вашей компании: 

· Регистрация фирмы (в том числе оплата услуги тем, кто это сделает за Вас в том случае, если Вы не будете регистрацией заниматься самостоятельно) 

· Аренда помещения 

· Лицензии и сертификаты (если это предусмотрено типом Вашего бизнеса) 

· Покупка оборудования и предметов обихода (мебель, компьютеры + программное обеспечение, средства коммуникации, канцелярия и т.п.) 

· Покупка сырья 

· Затраты на поиск и работу персонала 

· Организация производства или работы офиса и возможная реконструкция помещений 

· Представительские расходы (например, обеды с нужными людьми и т.п.) 

· Изготовление фирменных бланков и печати 

· Реклама и маркетинг 

· Неофициальные статьи расходов, типа «взаимодействия» с различными контролирующими структурами… 

Так, например, одним из первых шагов (и одной из наиболее ощутимых статей расходов) на пути к открытию собственного дела является поиск подходящего помещения. 

Проблема в том, что большинство объектов, сдаваемых в аренду малому и среднему бизнесу "под любое назначение", по документам числятся офисами. При этом тот же общепит, требующий специальной проектировки, нельзя размещать в офисных помещениях! И здесь в списке расходов на открытие собственного дела возникает внеплановый пункт под условным названием "расходы на перепроектировку помещения". На практике это означает оплату объемистого пакета документов проектировочной компании (делает сама либо заказывает на стороне – 200-400 тысяч рублей, а то и более, в зависимости от площади и назначения). 

Также стоит отметить, что многим видам бизнеса просто необходим "рекламный минимум" – вывеска. Дабы побыстрее получить паспорт (разрешение) на вывеску, можно обратиться к знакомым из рекламного бизнеса. В этом случае рекомендуются сначала пообщаться с торговым отделом местной администрации. Возможно у властей данного района имеются некие компании, воспользоваться услугами которых Вам ненавязчиво, но настоятельно порекомендуют? В случае нежелания сотрудничать – ждите в гости проверяющих сотрудников и копите деньги на штраф. А в случае, если Вы решите уведомить потенциальных клиентов плакатом "Мы открылись!", то скорее всего Вам придется оформить на плакат паспорт (как на стационарную вывеску), даже если через две недели Вы его демонтируете. 

Если же достаточно быстро Ваш бизнес пошел в гору, расслабляться всё же не стоит – как ещё одну статью расходов важно учесть встречу нежданных гостей из местных структур. Например, если вдруг что-то будет не так с ценником или территория Вашей компании будет не достаточно хорошо убрана... 

2. Накладные или постоянные расходы 

Никуда не деться от того, что существуют постоянные расходы. Они есть в любом бизнесе независимо от объема производства. 

Сюда принято относить: 

· Аренда помещений 

· Заработная плата 

· Отчисления в бюджет 

· Страхование продукции 

· Административные расходы 

Также в зависимости от типа бизнеса к накладным расходам можно отнести: 

· Производственная себестоимость, исключая прямые расходы 

· Транспортные расходы 

· Расходы на поддерживающие продукт рекламу и маркетинг 

· Расходы на услуги связи 

· Содержание автотранспорта 

· Банковские услуги 

· Отчисления в фонд социального страхования и прочие фонды 

· Налоги в федеральный и местный бюджет. 

После того, как Ваша компания начала свою деятельность, любое оборудование, приобретенное для обеспечения его работы, например, автотранспорт, попадает в категорию постоянных затрат, которые также известны как накладные расходы. 

Кроме этого важно помнить, что каждый месяц будет близиться срок выплаты арендной платы. На сегодняшний день единовременные многомиллионные затраты на приобретение помещения под бизнес в организационный период, а также его обустройство может себе позволить бизнес средний и крупный. 

3. Переменные расходы 

Существуют расходы, которые напрямую связаны с объемом производства и реализации вашей услуги или сбыта продукции. Для производственных отраслей основной переменной составляющей является стоимость материалов и затраты труда для изготовления продукции. Для сферы услуг это скорее затраты предприятия по реализации товаров, скажем, через магазин, или же стоимость материалов и работы по обслуживанию клиентов. 

Поиск информации о расходах 

Информация о расходах должна быть достоверной! В противном случае Ваши расчеты рентабельности окажутся неверными, и вместо прибыльного Вы можете получить убыточное предприятие. При этом заметите Вы данный факт, скорее всего поздно, чем рано. Оптимальным решением является самостоятельный поиск информации. Нельзя сильно рассчитывать на ориентировочные данные, хотя они, конечно лучше, чем полное отсутствие каких-либо сведений. Вам надо изложить на бумаге все виды вашей деятельности и продумать все необходимые расходы. Не забудьте и административную, "бумажную" работу. Ее часто не принимают в расчет, а она может потребовать много времени. Не следует забывать также о таких вещах, как зарплата сотрудников, финансирование планов возможного расширения бизнеса, замены оборудования. 

При прогнозировании организационных расходов лучше перестраховаться и заложить в смету чуть больше. Ибо если вдруг не хватит стартового капитала, компания может так и не открыться. Понятное дело, что излишек, напротив, всегда пригодится для покрытия непредвиденных расходов. 

Также рекомендуется проконсультироваться у тех, кто уже создал свое предприятие и может дать вам полезный совет. Существуют даже целые ассоциации для оказания помощи начинающим предпринимателям. Возможно, Вам их также стоит посетить. 

Важно, чтобы при планировании начала деятельности нового бизнеса постоянные расходы были на минимальном уровне. Если доход Вашей компании будет ниже ожидаемого, то, по крайней мере, у Вас не будет необходимости покрывать высокие постоянные расходы, позволит Вам не уйти в серьёзный минус. 

После адаптационного периода работы компании Вы уже сможете проанализировать его деятельность, соотношение доходов и расходов. Главный плюс будет заключаться в том, что в этот момент Вы уже будете оперировать фактическими показателями по расходам, а не ориентировочными прогнозами. Теперь уже можно, не особенно рискуя, увеличить постоянные расходы, будучи уверенным, что Ваши доходы смогут их покрыть. 

Составление сметы расходов 

Смета – это документ, который должен быть постоянно перед глазами предпринимателя. Сопоставляя фактические показатели с теми, которые заложены в бюджетные предположения, Вы сможете контролировать выполнение планов финансовой деятельности. 

Если правильно пользоваться данными сметы, она может дать первое предупреждение о том, что, например, расходы не соответствуют запланированным показателям. В этом случае Вы сможете откорректировать смету и принять меры. 

Для оценки показателей финансово-хозяйственной деятельности существует расчет расходов и доходов. Наиболее эффективно сопоставлять в одном документе и Ваши прибыли, и Ваши убытки. 

Расчет расходов и доходов может быть представлен в двух вариантах: отчет о прибылях и убытках и смета прибылей и убытков. Первый документ содержит данные за какой-то отчетный период, как правило, за месяц или год. Что касается сметы прибылей и убытков, то обычно этот документ представляет собой прогноз будущих показателей. 

Прежде чем открывать дело, Вам надо определить, как будет функционировать Ваше предприятие. Если возможны несколько вариантов, то нужно будет выбрать один. Для этого, возможно, потребуется проработать несколько смет расходов и доходов с тем, чтобы выбрать оптимальный прогноз, который обещает наивысшую прибыль от вложенного капитала. Такой "вариантный" анализ может подсказать более эффективное решение или продемонстрировать несостоятельность первоначально избранного. 

Период, на который составляется смета расходов, зависит от масштабов создаваемого дела. Смета малого предприятия с небольшим стартовым капиталом составляется на несколько месяцев. Если же требуются более значительные первоначальные вложения, то смета составляется на несколько лет и содержит такие расходы, как платежи в погашение кредита и более крупные статьи. 

Кроме того, при составлении сметы совершенно необходимо обеспечить сопоставление всех доходов и расходов за плановый период. Например, если вы готовите смету на каждый месяц, то арендную плату следует также разбить по месяцам, независимо оттого, с какой периодичностью она выплачивается: ежемесячно или ежеквартально. Благодаря этому, ваша смета будет отражать истинное положение с рентабельностью вашей компании. 

И наконец, еще одна статья расходов, которая фигурировала в вышеприведенных пояснениях – это налоги в госбюджет, такие, как налог на прибыль и НДС. 

При проведении ваших исследований будущих расходов до создания предприятия Вам надлежит детально ознакомиться с законами по налогообложению и их применением. Возможно, Вам даже потребуется консультация у других предпринимателей или специализированной фирмы. 

Факторы, о которых нельзя забывать при вычислении расходов 

Вы, конечно же, отдаете себе отчет, что когда Вы будете анализировать свою ситуацию, придется учитывать все нюансы расходов. Кроме того, Вам не следует упускать из виду Ваши личные цели, так как теперь Вы должны иметь представление об уровне прибыли, к которому Вы будете стремиться, воплощая в жизнь свою идею. 

Вы должны также принять во внимание ряд других факторов в той мере, в какой они имеют отношение к расходам на Ваш бизнес: 

· В каком размере определить доход владельцев бизнес-проекта (регулярный расход по смете соответственно), чтобы это не очень сказывалось на финансовом состоянии предприятия? 

· Какие дополнительные выплаты следует учесть (и следует ли?), например, в части больничных листов и пенсионного обеспечения? 

· Если для создания предприятия был предоставлен кредит, как он будет погашаться, в том числе и в части выплаты процентов? 

· Если развитие Вашего бизнеса потребует замены оборудования, то сколько денег следует отложить для этой цели? 

· Ваш бизнес будет основан на реализации услуги или товара за наличный расчет, или возможна продажа в кредит? 

В суматохе событий, связанных с созданием предприятия, такие факторы очень легко упустить из виду. А они существенно будут влиять на Ваши расходы! 

План экономии расходов 

Для создания плана экономии расходов действуйте следующим образом: 

· Прежде всего, определите и запишите Ваши фиксированные расходы на каждый месяц следующего года. К фиксированным расходам относятся страхование, выплаты за аренду, автотранспорт и другое недвижимое имущество, оплата коммунальных услуг, сбережения, и т. д. Словом, все те расходы, которые Вы обязаны будете осуществлять 

· После того, как вы определили фиксированные расходы на каждый месяц, суммируйте их для определения фиксированных расходов на год 

· Далее определите нефиксированные расходы и распишите их помесячно на весь следующий год. Поскольку Вы не обязаны выплачивать конкретные суммы по этим статьям, Вы можете по своему усмотрению принимать решение об их включении или невключении, а также о том, какую именно сумму выплачивать по каждой статье. Примите в расчет и то, сколько денег Вы потратили в предыдущие месяцы, а также какие изменения Вы намерены произвести. К нефиксированным расходам относятся суммы, выделяемые, например, на питание и т. д. 

· После того, как Вы определили нефиксированные расходы на каждый месяц, суммируйте их до получения нефиксированных расходов на год. 

· Теперь вычтите полученные суммарные фиксированные расходы и суммарные нефиксированные расходы за каждый месяц, а затем и за год из ожидаемых Вами ежемесячных доходов и годового дохода соответственно. 

Получили ли Вы остаток за год? Остаются ли у Вас каждый месяц лишние средства? Если да, то это хороший признак. Вы можете использовать данный список экономии расходов, чтобы определять ежемесячную потребность в финансовых средствах. Вы также можете воспользоваться списком для того, чтобы узнать, что произойдет, если в следующем году Ваши расходы изменятся. 

Может случиться так, что, изучив свои потребности по части экономии и расходов, Вы вдруг обнаружите, что для открытия собственной компании Вам недостает необходимых ресурсов. Не отчаивайтесь. Такое случается со многими. 

Свыше 75% владельцев малых предприятий привлекают для начального погашения расходов свои личные сбережения. Однако, если требуемая сумма превышает все Ваши сбережения, Вам необходимо будет привлечь другие источники – банковские займы, членов семьи, партнеров, друзей, компании рискового капитала, заложенное имущество, правительственные займы. А заодно не лишним будет помнить и следовать такому правилу: никогда не занимайте денег больше, чем это необходимо для покрытия базовых расходов Вашего предприятия. Часто бывает так, что чем больше денег бизнесмен занимает, тем меньше способен их контролировать. 

8 полезных советов для расчета расходов 

1. Выписывать суммы нужно настолько детально, чтобы Вы сами в них верили. Так, избегайте формулировок в статьях из серии «примерно 3 тысячи рублей». Это недостоверно. К спонсору или инвестору не придешь со словами «Вы знаете, скорее всего, мне нужно примерно 190 тысяч рублей». 

2. Также рекомендуется сначала выписать список расходных статей как можно подробнее, и только потом приступать к их заполнению цифрами. Первое – Вы победите страх белого листа. Второе – Вы еще не будете видеть нарастающей суммы расходов, у Вас не будет бессознательного страха перед выписыванием очередной статьи расходов. Важно учитывать, что подавляющее большинство расходов поддаётся оптимизации. 

3. Крайне необходимо избегать занижения затрат относительно реально существующей ситуации на рынке! Также старайтесь избегать завышения цифр. Чтобы адекватно оценить расходы, Вам нужно уточнить все данные. Не берите их из головы. Пусть вся информация о расходах имеет свой источник — телефонный звонок, прайс-лист и т.п. 

4. Учитывайте, что расписывание расходов занимает обычно несколько дней. 

5. Подробнее об оплате труда. Избегайте называть людей по именам в бизнес-плане или расчётной смете. Зарплата выплачивается редактору, продавцу или водителю. Зарплаты тоже следует уточнять по биржам труда, а не выдумывать. Учтите также, что некоторые должности «получают» не только фиксированную ставку, но и процент с продаж. 

6. Обязательно планируйте неприятности и неожиданности! Имеется в виду фонд на непредвиденные расходы – они обязательно будут. Очень часто возникает желание «оптимизировать» этот фонд, но делать этого категорически нельзя! Нет ничего неприятнее ситуации, когда возникает срочная потребность в деньгах, а их нет. При успешном положении дел, резервный фонд будет постепенно накапливаться, а потом и приносить проценты в банке. Резервный фонд можно наполнять по-разному. Например, вести его как отдельный расход с фиксированной ежемесячной суммой отчислений. 

7. И, безусловно, важно просчитать все расходы в электронных таблицах. Когда бумага с затратами готова, пора заносить данные в электронную таблицу, например, Microsoft Excel и начинать планировать. 

8. Есть ещё один важный момент. Ежемесячные расходы бизнеса следует выписывать накопительно. Расходы одного месяца прибавляются к затратам предыдущего. Так получается общая сумма, вложенная в дело по конкретной статье расходов на конкретный месяц. Плюс заключается в том, что доходы впоследствии тоже выписываются накопительно. Поэтому Вы будете видеть разницу: сколько всего денег потратили на такой-то месяц, сколько всего денег заработали в такой-то месяц. Это позволяет увидеть момент выхода в безубыточность, а затем, в прибыль.