Как избежать трудовой проверки

Визит трудовой инспекции - испытание для любой организации, даже если работа с кадрами находится на высоком уровне.

Тем не менее, ошибки в начислении заработной платы, штатном расписании и оформлении личных дел сотрудников встречаются повсеместно. Как оформить документы так, чтобы не вызвать штрафные санкции?

Порядок начисления заработной платы

Чтобы проверить, как организация выплачивает заработную плату, инспекторы изучат платежные ведомости, кассу и чековую книжку. В статье 136 ТК сказано, что производить выплаты нужно не реже двух раз в месяц. Даже если вы получите от сотрудника заявление с просьбой платить зарплату один раз в 30 дней, то делать это не спешите. Выдавать деньги раз в месяц – значит нарушать законодательство, и письменная просьба работника не избавит руководство компании от штрафных санкций (письмо Роструда от 1.03.2007 г. № 472-6-0). Не забывайте и о том, что невыплата заработной платы больше двух месяцев влечет за собой уголовную ответственность (ст. 145.1 УК РФ).

Чтобы определить сроки расчетов при увольнении или отпуске, проверяющие запрашивают соответствующие приказы, лицевые счета, платежные документы.

Чтобы определить сроки расчетов при увольнении или отпуске, проверяющие запрашивают соответствующие приказы, лицевые счета, платежные документы. Бухгалтерия обязана произвести расчет всех полагающихся выплат работнику в день его увольнения, при отпуске – за три дня до его начала (ст. 136, 140 ТК РФ). Если фирма нарушит эти сроки, ей придется выплатить пострадавшему суммы с процентами в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ).

По выявленным нарушениям инспекторы выносят решение о привлечении к ответственности на основании статьи 5.27 КоАП РФ. Штрафные санкции для руководителя или главного бухгалтера установлены от 1000 до 5000 рублей, для юридического лица – от 30 000 до 50 000 рублей.

Обратите внимание, трудовая инспекция не вправе проверять начисления пособий по временной нетрудоспособности.

Штатное расписание

Важный кадровый документ – это штатное расписание. В нем необходимо указать, какие должности предусмотрены в каждом структурном подразделении, количество штатных единиц, оклад, надбавки, месячный фонд заработной платы. «Штатку», руководитель утверждает на год. Все изменения оформляются приказом.

График сменности

Если на предприятии работа посменная, нужно не забывать составлять график сменности (ст. 103 ТК РФ). При этом учитывать нормальную (без сверхурочных) продолжительность рабочего времени, в неделю она не может превышать 40 часов. Для несовершеннолетних эта цифра меньше. Если из-за характера работы недельная норма не может быть соблюдена, допускается учет за более длительный промежуток времени – до года. Но и тогда нужно уложиться в норму из расчета 40 часов в неделю.

Обратите внимание, трудовая инспекция не вправе проверять начисления пособий по временной нетрудоспособности.

Работодатель обязан ознакомить сотрудников с графиком сменности не позднее, чем за месяц до его утверждения. Не забывайте: в статье 103 ТК РФ сказано, что нельзя устанавливать для одних и тех же работников две смены подряд.

Личное дело

Информация о работниках хранится в их личных делах. Инспектор по труду вправе проверить, как они ведутся.

Обязанность кадровой службы вести личные дела предусмотрена только для государственной службы (Федеральный закон от 27.07.2004 г. № 79-ФЗ). Вы можете разработать свой порядок сбора и хранения информации о сотрудниках. Для этого нужно утвердить Положение о персональных данных. С ним вы обязаны ознакомить каждого сотрудника под роспись. Работник вправе в любое время посмотреть свое личное дело, а также сделать копии хранящихся в нем документов (ст. 89 ТК РФ).

А наниматель обязан соблюдать режим секретности, то есть не сообщать данные о сотруднике третьим лицам без его согласия (ст. 88 ТК РФ). Доступ к документам разрешен только специально уполномоченным лицам (например, работникам полиции, прокуратуры) и исключительно в том объеме, который необходим для выполнения их функций.

07.11.2012 

Все статьи по теме в разделе "Трудовая инспекция"