8 признаков того, что пора переходить на электронный документооборот

Когда компания уже наработала достаточно большую клиентскую базу и продолжает стремительно наращивать темпы развития, когда сотрудники отдела продаж и бухгалтерии с трудом справляются с обработкой документации, на помощь в управлении рабочими процессами должна прийти их автоматизация. А еще лучше - отказ от бумажных носителей и полный переход на электронный документооборот.

Но как понять: пора ли уже задуматься о переходе к обмену электронными документами, или можно продолжать копить бумаги и тратиться на курьерскую доставку? Давайте рассмотрим основные признаки того, что у вас именно тот случай.

1.     Расходы на почтовую/курьерскую доставку превышают 1000 рублей в месяц

Базовые тарифы на работу в системе электронного документооборота начинаются от 1500 рублей в год! Таким образом, если ваши расходы на доставку составляют от 1000 рублей в месяц, то обмениваться документами в электронном виде будет выгоднее в 8 раз!

2.     Время от времени теряются закрывающие документы, договоры.

Когда на носу отчетный период, а счетов-фактур не хватает, приходится изрядно попотеть, чтобы достать недостающие документы. Менеджеры тратят время, чтобы дозвониться до контрагентов и напомнить им о долге, бухгалтеры тратят свои нервы, руководство тратит деньги на курьеров – замкнутый круг.

3.     Ваши клиенты, поставщики, филиалы, подразделения –  территориально распределены и для обмена документами требуется большое количество времени.

Сейчас мало кто ограничивает себя работой в одном только регионе/городе. Клиенты, поставщики часто разбросаны по стране, ближнему, а иногда и дальнему зарубежью. К тому же, всем известно, как работает наша почта. Порой письма просто не доходят до адресата. А обменяться договорами по почте – это вообще целая история. С электронным документооборотом договоры и документы подписываются электронной подписью. Такие документы имеют юридическую силу, могут быть предоставлены в любой контролирующий орган. А обмен документом между вами и вашим клиентом/поставщиком/филиалом будет происходить мгновенно.

4.     Вашему бухгалтеру требуется много времени на обработку и ввод данных с бумажных носителей.

Кроме того, не исключен риск ошибок ручного ввода. При электронном документообороте все данные разносятся автоматически, ошибки исключаются, а ваши бухгалтеры радуются и занимаются более полезной и нужной работой.

5.     Архив бумажных носителей занимает площадь целой комнаты, или еще больше.

И он будет только расти. А ведь эти площади можно использовать под что-то более важное.

6.     Чтобы найти конкретный документ, вам требуется копаться в бумажках не менее получаса.

Даже если архив в идеальном состоянии, и все документы разложены по порядку, как в библиотеке – мы заставляем ждать человека, которому понадобился тот или иной документ. Будь то инспектор с проверкой, клиент или коллега, всегда приятно удивить его мгновенным выполнением его просьбы и тут же предоставить ему то, что он просит.

7.     У вас есть и свое производство, и свой торговый дом? Тогда наверняка ваши сотрудники тратят неимоверное количество времени на формирование и отправку внутренних документов.

8.     Однажды ваш подвал подтопило и множество документов не подлежат восстановлению.

Кроме того, что это неоценимый ущерб, так еще и пришлось убирать пришедшие в негодность бумажки.

Если хотя бы 2 признака из вышеперечисленных вам близки, то будьте уверены на 100% - система электронного документооборота именно то, что позволит повысить эффективность вашей деятельности и сократить на порядок денежные и временные затраты.

После того, как вы придете к выводу о том, что безбумажный документооборот будет наиболее удобным и выгодным для компании, настанет этап подбора именно того продукта, который подойдет именно вашей компании, внедрение которого будет простым и безболезненным для всех сотрудников.

Что важно учесть?

Существуют как стандартные решения по внедрению систем электронного документооборота (СЭД), так и проектные решения, которые программисты будут разрабатывать конкренто под потребности клиента.

При внедрении стандартных решений временные и денежные затраты заказчика минимальны. Такой вариант подойдет клиентам, которые ведут бухгалтерию в программе "1С". При этом конфигурация программы не переписывалась. В данном случае клиенту достаточно приобрести электронную подпись и установить программное обеспечение. По срокам внедрение СЭД займет 2-3 дня вместе с обучением клиента.

В случае, если конфигурация "1С" была переписана, либо если бухгалтерия ведется в другой программе, то совместно с разработчиком нужно будет подготовить техническое задание для максимальной интеграции СЭД с системой заказчика. При таком раскладе внедрение системы займет более длительное время, но в конечном итоге, клиент получает именно тот продукт, который отвечает всем его персональным требованиям.

Риски и сложности при переходе на ЭДО

Многие задаются вопросом: если не будет бумажных оригиналов, что тогда предоставлять налоговым службам в случае проверки? Так вот, документы, которые были получены от клиентов и поставщиков через систему электронного документооборота, имеют юридическую силу, так как подписываются электронной подписью. И любой электронный документ может быть предоставлен по требованию в контролирующие органы.

Основная сложность, пожалуй, заключается в том, чтобы перевести своих клиентов на систему ЭДО. И здесь уже нужно действовать по ситуации: кто-то готов приобрести электронные подписи для своих клиентов за свой счет, так как это все равно будет дешевле, чем отправлять им пакеты курьерской службой. Такой способ подходит для тех организаций, абонентская база которых составляет более 1000 клиентов, а затраты на курьерскую службу превышают 100 000 рублей в квартал.

Более традиционный, но, вместе с тем, и более долгий способ – устные переговоры, а также приглашение контрагентов к участию в СЭД через саму систему (рассылка приглашений).  Тут важно помнить, что приглашать к электронному обмену нужно не только своих клиентов, но и поставщиков, для того, чтобы полностью исключить бумажную волокиту.

Но и у этой сложности есть небольшая хитрость, которая позволит сэкономить вам и деньги, и драгоценное время. На деле, как правило, оказывается, что у большинства ваших партнеров уже есть электронные подписи. Для документооборота подходят и те ЭЦП, с помощью которых клиенты сдают налоговую и бухгалтерскую отчетность в ФНС через интернет, а таких сейчас подавляющее большинство.

Так что, дерзайте, и не забывайте консультироваться с вашим будущим поставщиком СЭД, ведь он, как никто другой, поможет разобраться вам во всех премудростях и тонкостях программы,  подскажет, как легче и проще сделать те или иные шаги на пути к безбумажному будущему!

Автор: Ирина Кутья