Что делать, если в организации идет проверка кадровых документов
Поводом для визита трудового инспектора может стать любая жалоба недовольного или бывшего работника. Причем посетить организацию контролеры вправе без предупреждения. Мы расскажем, как избежать штрафов и правильно подготовиться к трудовой проверке.
Проверяем документы
Если на пороге вашего офиса появился сотрудник трудовой инспекции, имейте в виду, что каждый инспектор при осуществлении проверки должен предъявить работодателю удостоверение установленного образца и распоряжение о проведении проверки с подписью руководителя инспекции труда.
Заверенные печатью копии распоряжения или приказа вручаются под роспись руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица, индивидуальному предпринимателю, его уполномоченному представителю одновременно с предъявлением служебных удостоверений.
По общему правилу, если при плановой проверке эти требования не соблюдены, то организация имеет законное право отказать инспектору в проведении проверки. Однако, как уже говорилось ранее, инспекторы труда не обязаны уведомлять работодателей о своем присутствии.
Кроме того, можно позвонить в инспекцию и выяснить, были ли направлены проверяющие в организацию. Также целесообразно снять копии всех представленных инспектором документов.
Как правило, проверку проводит один инспектор. Если в организацию пришли несколько проверяющих, необходимо убедиться, что все они указаны в распоряжении.
Распоряжение, в котором отсутствует предмет проверки, является недействительным.
Контролируем, что проверяют инспекторы труда
Следует обратить внимание на вопросы проверки. Инспекторы не могут выходить за их рамки. Например, если тема проверки – правильность оформления трудовых договоров, то проверять вопросы правильности начисления и выдачи заработной платы контролеры не вправе (ст.15 Закона N 294-ФЗ).
Смотрим, как оформляются результаты проверки
Сведения о проводимых в организации проверках вносятся в журнал учета проверок, которые в обязательном порядке должны вестись на любом предприятии. Запись о проведении проверки делает проверяющее должностное лицо (части 8, 9, 13 ст.16 Закона N 294-ФЗ).
По окончании проверки государственный инспектор труда оформляет акт по установленной форме в двух экземплярах, один из которых вручается руководителю организации под роспись (ст.16 Закона N 294-ФЗ).
Формы журнала учета проверок и акта утверждены приказом Минэкономразвития от 30 апреля 2009 года N 141.
В ходе проверок инспекторы труда имеют право выписывать организациям предписания об устранении нарушений трудового законодательства, которые являются обязательными для исполнения всеми юридическими лицами (ст.357 ТК РФ).
Составляем возражения на акт проверки
Работодатель вправе представить свои возражения на акт проверки (ч.12 ст.16 Закона N 294-ФЗ). Сделать это можно в течение 15 дней с даты получения акта.
Обжалуем решение инспекторов
Проверяемые организации и ИП могут обжаловать в административном или судебном порядке действия (бездействие) должностных лиц трудовой инспекции, повлекшие за собой нарушение их прав (п.4 ст.21 Закона N 294-ФЗ и ст.254 ГПК РФ).
Если проверка проведена с грубым нарушением требований к процедуре, то ее результаты могут быть признаны недействительными и отменены вышестоящим органом или судом по заявлению работодателя (ч.2 ст.20 Закона N 294-ФЗ). Например, если:
– не соблюдены сроки проведения проверок;
– отсутствуют основания для проведения плановой или внеплановой выездной проверки;
– не соблюдены сроки уведомления о проведении проверки;
– проверка проведена без распоряжения или приказа руководителя (заместителя) инспекции труда;
– к проверке привлечены не аккредитованные в установленном порядке граждане и организации;
– проведена плановая проверка, не включенная в ежегодный план;
– внеплановая выездная проверка в отношении юридического лица, индивидуального предпринимателя не согласована с органами прокуратуры;
– затребованы документы, не относящиеся к предмету проверки;
– не представлен акт проверки;
– выездная проверка проведена с участием экспертов и экспертных организаций, состоящих в гражданско-правовых и трудовых отношениях с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, в отношении которых проводится проверка.
Напоминаем, что на предприятии обязательно должны храниться следующие документы: трудовые договоры, личные карточки работников, трудовые книжки и книги по их ведению, графики отпусков, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, табели учета рабочего времени, документы по выплате зарплаты, приказы (распоряжения) по личному составу и производственной деятельности, положение о персональных данных работников, документы по охране труда, документы по аттестации рабочих мест и другие.
Оштрафовать могут за отсутствие любого из перечисленных документов или за иное нарушение норм трудового законодательства. Ответственность предусмотрена статьей 5.27 КоАП РФ.
Главный специалист департамента юридического консалтинга «Аудэкс»
Ганиева Л.Б.