Как подготовиться к изъятию документов
Ни одна компания не застрахована от санкционированного изъятия документов. Главная опасность процедуры так называемой выемки заключается в ее внезапности. Однако знание закона и своевременно принятые меры, которые можно провести задолго до начала изъятия, позволят избежать нежелательных последствий для бизнеса и репутации компании.
Изъятие документов – мероприятие заурядное, если к нему как следует подготовиться. В обратном случае вы рискуете оказаться в эпицентре далеко не самых благоприятных событий, когда решения приходится принимать необдуманно, а действовать – на скорую руку. Но даже с внезапностью можно бороться. Для этого достаточно знать права и обязанности обеих сторон, а также законные способы того, как можно отсрочить или вовсе избежать неприятного момента изъятия документов.
Как показывает практика, документы могут стать легкой «добычей» не только сотрудников компании и ее контрагентов, но и некоторых органов, которые обладают правом санкционированной выемки документов. Закон есть закон. При осуществлении контрольной и оперативно-розыскной деятельности, в ходе административного и уголовного процессов представители государственных служб могут истребовать документы с их последующим изъятием.
Кто имеет право изымать документы? Во-первых, налоговые органы. Во-вторых, государственные службы, задействованные в оперативно-розыскной деятельности. Кроме того, таким правом обладают органы, уполномоченные на проведение административного и уголовного процессов, а также Счетная палата при проведении контроля за исполнением бюджета и органы государственного контроля за геологическим изучением и разведкой месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней, их добычей, производством, использованием и обращением с целью получения сведений о получении, расходовании, учете, хранении драгоценных металлов и камней и др.
В силу обширности темы в рамках данной статьи мы рассмотрим, на каких основаниях и как регламентирован порядок изъятия в деятельности налоговых органов и служб, задействованных в оперативно-розыскной деятельности.
Изъятие документов налоговыми органами
Для осуществления контрольной деятельности налоговые органы имеют право производить выемку документов у налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента при проведении налоговых проверок в случаях, когда есть достаточные основания полагать, что эти документы будут уничтожены, сокрыты, изменены или заменены (п. 3 ст. 31 НК РФ; ст. 7 Закона РФ от 21.03 1991 № 943-1 «О налоговых органах Российской Федерации»).
Следует отметить, что порядок изъятия документов налоговыми органами определяется только Налоговым кодексом РФ. Это требование было введено с 1 января 2007 года, когда в силу вступили изменения к закону от 21.03.1991 № 943-1 «О налоговых органах Российской Федерации».
В статье 94 НК РФ установлено, что изъятие документов, именуемое выемкой, не может быть произведено вне рамок выездной налоговой проверки (п. 1 ст. 94 НК РФ). Выемка документов в порядке налогового контроля имеет место быть в том случае, если налогоплательщик в рамках выездной налоговой проверки не предоставил налоговому органу затребованные документы в течение 5 дней. При этом налоговый орган обязан предъявить соответствующее постановление о производстве выемки, подписанное руководителем или его заместителем.
Порядок проведения выемки документов:
- Перед началом выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки. Он также должен разъяснить присутствующим лицам их права и обязанности.
- Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их. В случае отказа он производит выемку принудительно.
- Если лицо, у которого производится выемка, отказывается вскрыть помещения или иные места, где предположительно хранятся подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно. При этом нужно избегать причинения повреждений (запоров, дверей и других предметов), не вызванных реальной необходимостью.
- Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности – стоимости предметов (ст. 99 НК РФ).
Кроме того, существует ряд специальных правил, регламентирующих проведение выемки:
- В ночное время производство выемки документов и предметов исключено.
- Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. При необходимости для участия в производстве выемки приглашают специалиста.
- Документы и объекты, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки, изъятию не подлежат.
Отметим, что первичные бухгалтерские документы имеют специальный режим изъятия. В соответствии с п. 8 ст. 9 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичные учетные документы бухгалтерского учета могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.
Копии и подлинники: какие документы изымают налоговые органы
Общее правило для выемки документов налоговыми органами: изыматься должны копии документов. Подлинники разрешается изымать лишь в тех случаях, когда у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что они будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены (п. 8 ст. 94 НК РФ).
Если налоговые органы изымают подлинники, с них изготавливаются копии, которые заверяются должностным лицом уполномоченного органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать сделанные копии одновременно с изъятием документов в течение пяти дней после изъятия налоговый орган передает их лицу, у которого были изъяты документы (п. 8 ст. 94 НК РФ).
Если по прошествии пяти дней с момента изъятия документов заверенные копии документов не были переданы лицу, у которого были изъяты документы, заверенные копии документов в течение трех дней должны быть направлены по почте заказным почтовым отправлением. Об этом в протоколе делается соответствующая запись с указанием номера почтового отправления.
Копии документов отправляются по адресу места нахождения юридического лица или адресу места жительства физического лица, которое указано в протоколе.
Несоблюдение должностными лицами государственной налоговой инспекции порядка выемки (изъятия) документов или оформления протокола может послужить поводом к обжалованию в суде. В судебной практике существуют случаи, когда суд принимал сторону налогоплательщиков.
Изъятие документов в ходе оперативно-розыскных мероприятий
Изъятие документов может быть произведено в ходе оперативно-розыскной деятельности. В данном случае законным основанием для выемки являются п. 1 ст. 15 Федерального закона от 12.08.1995 №144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности» и п. 10 ст. 13 Закона «О полиции» № 3-ФЗ от 7 февраля 2011 года.
Полный перечень органов, правомочных осуществлять изъятие документов при проведении оперативно-розыскных мероприятий, установлен ст. 13 закона «Об оперативно-розыскной деятельности». На территории России право осуществлять такую деятельность предоставляется оперативным подразделениям:
- Органов внутренних дел РФ;
- Органов Федеральной службы безопасности;
- Федеральных органов государственной охраны;
- Таможенных органов РФ;
- Службы внешней разведки РФ;
- Федеральной службы исполнения наказаний;
- Органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ.
При осуществлении оперативно-розыскной деятельности уполномоченные органы имеют право:
- Проводить гласно и негласно оперативно-розыскные мероприятия, перечисленные в статье 6 Федерального закона, производить при их проведении изъятие документов, предметов, материалов и сообщений, а также прерывать предоставление услуг связи в случае возникновения непосредственной угрозы жизни и здоровью лица, а также угрозы государственной, военной, экономической или экологической безопасности РФ.
- В случае изъятия документов, предметов, материалов при проведении гласных оперативно-розыскных мероприятий должностное лицо, осуществившее изъятие, составляет протокол в соответствии с требованиями уголовно-процессуального законодательства РФ.
В соответствии с п. 5 ст. 15 Федерального закона от 12.08.1995 № 144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности» законные требования должностных лиц органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, обязательны для исполнения физическими и юридическими лицами, к которым такие требования предъявлены.
Неисполнение законных требований должностных лиц органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, либо воспрепятствование ее законному осуществлению влекут ответственность, предусмотренную законодательством РФ.
Действия сотрудников при осуществлении оперативно-розыскной деятельности регламентированы ведомственными нормативными актами, известными только узкому кругу лиц.
Указом Президента РФ от 11.02.2006 № 90 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне», сведения об оперативно-розыскной деятельности (силы, средства, источники, методы, планы, результаты) отнесены к государственной тайне.
Основания для проведения оперативно-розыскных мероприятий
- Наличие возбужденного уголовного дела.
- Ставшие известными органам, осуществляющим оперативно-розыскную деятельность, сведения о:
- признаках подготавливаемого, совершаемого или совершенного противоправного деяния, а также о лицах, его подготавливающих, совершающих или совершивших, если нет достаточных данных для решения вопроса о возбуждении уголовного дела;
- событиях или действиях, создающих угрозу государственной, военной, экономической или экологической безопасности Российской Федерации;
- лицах, скрывающихся от органов дознания, следствия и суда или уклоняющихся от уголовного наказания;
- лицах, без вести пропавших, и об обнаружении неопознанных трупов.
- Поручения следователя, органа дознания, указания прокурора или определения суда по уголовным делам, находящимся в их производстве.
- Запросы других органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, по основаниям, указанным в настоящей статье.
- Постановление о применении мер безопасности в отношении защищаемых лиц, осуществляемых уполномоченными на то государственными органами в порядке, предусмотренном законодательством РФ.
- Запросы международных правоохранительных организаций и правоохранительных органов иностранных государств в соответствии с международными договорами РФ.
Кроме того, органы, осуществляющие оперативно-розыскную деятельность, в пределах своих полномочий вправе собирать данные, необходимые для принятия решений:
- О допуске к сведениям, составляющим государственную тайну.
- О допуске к работам, связанным с эксплуатацией объектов, представляющих повышенную опасность для жизни и здоровья людей, а также для окружающей среды.
- О допуске к участию в оперативно-розыскной деятельности или о доступе к материалам, полученным в результате ее осуществления.
- Об установлении или о поддержании с лицом отношений сотрудничества при подготовке и проведении оперативно-розыскных мероприятий.
- По обеспечению безопасности органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность.
- О выдаче разрешений на частную детективную и охранную деятельность.
Важно! Если возбуждено уголовное дело, любое мероприятие (включая изъятие документов) проводится по правилам Уголовно-процессуального кодекса. Однако органы, которые перечислены в ст. 13, имеют право осуществлять изъятие документов без возбуждения уголовного дела согласно п. 2 ст. 7 Федерального закона от 12.08 1995 № 144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности».
Практические рекомендации в ходе оперативно-розыскных мероприятий
- Не паникуйте и постарайтесь оттянуть время, при этом не отказывая органам в выдаче документов. Все переговоры желательно записывать с помощью звукозаписывающего устройства.
- Попросите сотрудников предъявить личные документы (удостоверения). Перепишите все указанные в них данные.
- Потребуйте предъявить документ на изъятие с печатью, подписанный руководителем. Если такого документа нет, а сотрудники настаивают на выполнении своих действий, попросите их связаться с руководителем.
- Если в предоставлении документа на изъятие вам отказано, позвоните 02 (они записывают все вызовы) и попросите помочь разобраться в ситуации.
Как подготовиться к изъятию документов
Чтобы сотрудники контролирующих органов не застали вас врасплох, заранее позаботьтесь о самом важном – о документах компании. В долгосрочной перспективе расходы на превентивные меры окажутся не сопоставимыми с той ценой, которую вам, возможно, придется заплатить за халатное отношение к корпоративному архиву. Что можно предпринять?
Во-первых, решить проблему нехватки времени и тем самым снизить эффект внезапности можно благодаря созданию территориально распределенного архива, то есть передачи документов на . Такой способ хранения предполагает, что архивная компания вывозит архив документов за пределы вашего офиса и размещает их в специализированном помещении с повышенным уровнем безопасности.
Преимущество внеофисного хранения очевидно: у компании появляется бесценный запас времени. Контролирующие органы приезжают по месту фактического пребывания компании (не в архив), что позволяет оттянуть момент выемки документов, а руководству – пригласить адвоката или иным образом позаботиться о снижении рисков изъятия. Другое менее очевидное – экономическое – преимущество: создание территориально распределенного архива способно снизить издержки на содержание и обслуживание аналогичного архива в офисе. Помимо этого, в специализированном архиве документы будут чувствовать себя в полной безопасности благодаря высокому технологическому оснащению.
Во-вторых, не забывайте вовремя уничтожать документы с истекшими сроками хранения. Согласно российскому законодательству вы имеете на это право, но для грамотного уничтожения документов важно не ошибиться в Своевременное позволит компании минимизировать риски, возникающие вследствие доступа уполномоченных органов к документам с истекшими сроками хранения, которые являются потенциальным компроматом.
В-третьих, существует комплексное решение для выхода из ситуации, когда изымаются подлинники документов. По иронии судьбы в один и тот же момент они могут понадобиться не только представителям контролирующих органов, но и вашим ключевым партнерам, инвесторам и прочим сторонним службам. С целью решения этой проблемы российские компании все чаще прибегают к созданию . С одной стороны, она позволяет всегда иметь под рукой копии документов независимо от того, где находятся их оригиналы. С другой, не только ваша компания, но и налоговые и иные органы по запросу могут получить информацию из базы электронного архива.
Обращение к поставщикам архивных услуга может стать настоящим спасением в случае с изъятием документов, однако следует помнить, что ни одна архивная компания не застрахует вас от ответственности, которая наступает вследствие неправомочных действий, в том числе в отношении контролирующих органов.