Как обезопасить свою компанию при выборе поставщиков и подрядчиков

В свете последних изменений, касающихся представления в составе декларации по НДС данных из книг покупок и продаж, как никогда актуален вопрос проявления так называемой «должной осмотрительности»  при взаимодействии с контрагентами – поставщиками и подрядчиками.

По замыслу налоговых органов отныне данные из книг покупок и продаж компании должны сверяться с аналогичными данными, поступившими в составе отчета от всех указанных поставщиков и покупателей (см. наш материал о встречных проверках).

Всегда существует вероятность, что кто-то из Ваших деловых партнеров не проведет нужную счет-фактуру, либо не справится с объемом документов и представит «приблизительную» отчетность. А кто-то вовсе прекратит существование, не отчитавшись за квартал.

Все это может дать повод налоговикам признать заявленные Вами налоговые вычеты по НДС неправомерными и, как следствие, – привести к доначислениям НДС.

Также выявленные расхождения в Вашей отчетности и отчетности контрагента могут послужить основанием для назначения выездной налоговой проверки.

Выявленные расхождения в Вашей отчетности и отчетности контрагента могут послужить основанием для назначения выездной налоговой проверки.

При выездных проверках налоговики тщательно изучают взаимоотношения с контрагентами: кому из поставщиков и в каком размере перечислялись денежные средства (это видно из банковской выписки, доступ к которой налоговые органы могут получить самостоятельно), а также - от кого были приняты к учету расходы, что видно из документов (актов, накладных, счетов-фактур).

Если будет выявлено, что расходы необоснованно приняты к учету, это приведет к большим доначислениям: примерно 20% от суммы неправомерно учтенных расходов. Доначисления делаются по всем контрагентам, по которым обнаружились расхождения, за весь период проверки (как правило, это 3 года).

Доначисления грозят и тем, кто применяет упрощенную систему налогообложения с объектом «доходы минус расходы».

Оспаривать доначисления из-за «проблемных» контрагентов придется в суде, где будут иметь значение любые доказательства того, что сделки действительно были, а компания при выборе своего поставщика проявила «должную осмотрительность».

Что значит «должная осмотрительность»?

Налоговая выгода может быть признана необоснованной, если налоговым органом будет доказано, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности и он мог знать о нарушениях, допускаемых контрагентом.

К сведению, Налоговый кодекс РФ и законодательство о налогах и сборах не устанавливают такого понятия как «должная осмотрительность».

Оно впервые появилось в Постановлении Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53. В нем суд разъяснил, что факт нарушения контрагентом налогоплательщика своих налоговых обязанностей сам по себе не является доказательством получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды.

Какие контрагенты привлекают внимание налоговиков?

В первую очередь под пристальное внимание инспекторов подпадают контрагенты, при взаимоотношении с которыми выявлено:

1. Отсутствие у Вас личных контактов руководства (уполномоченных должностных лиц) компании-поставщика и руководства (уполномоченных должностных лиц) компании-покупателя при обсуждении условий поставок, а также при подписании договоров;
2. Отсутствие документального подтверждения полномочий руководителя компании-контрагента, копий документа, удостоверяющего его личность;
3. Отсутствие документального подтверждения полномочий представителя контрагента, копий документа, удостоверяющего его личность;
4. Отсутствие информации о фактическом местонахождении контрагента, а также о местонахождении складских, производственных или торговых площадей;
5. Отсутствие информации о способе получения сведений о контрагенте (нет рекламы в СМИ, нет рекомендаций партнеров или других лиц, нет сайта и т. п.). При этом негативность данного признака усугубляется наличием доступной информации (СМИ, наружная реклама, сайты и т. д.) о других участниках рынка идентичных или аналогичных товаров (работ, услуг), в том числе предлагающих свои товары (работы, услуги) по более низким ценам;
6. Отсутствие информации о государственной регистрации контрагента (узнать о том, был ли зарегистрирован Ваш контрагент в ЕГРЮЛ на дату сделки, можно на сайте ФНС России.

Как подтвердить проявление «должной осмотрительности»?

Наш опыт показывает, что очень важно наличие общедоступной информации о контрагенте (публикации в СМИ, наружная реклама, сайт в интернете и т.д.). Даже обычный сайт-визитка, который можно сделать бесплатно собственными силами, снижает риск претензий со стороны налоговой.

Даже обычный сайт-визитка, который можно сделать бесплатно собственными силами, в значительной степени снижает риск претензий со стороны налоговой.

Ну и, безусловно, важно на этапе заключения договора запросить у контрагента комплект учредительных документов.

Зачастую, по тем или иным причинам, контрагенты не хотят предоставлять документы, ссылаясь на коммерческую тайну. Однако, как следует из статьи 5 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ, некоторые сведения не составляют коммерческую тайну, то есть хозяйствующий субъект не вправе отказывать заинтересованным лицам в предоставлении им информации, ссылаясь на режим коммерческой тайны.

Важно!

К информации, не являющейся коммерческой тайной, относятся сведения:

• содержащиеся в учредительных документах юридического лица и документах, подтверждающих факт внесения записей о компаниях и ИП в соответствующие госреестры;
• содержащиеся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;
• о нарушениях законодательства РФ и фактах привлечения к ответственности за эти нарушения;
• о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юрлица;

Следовательно, для проверки контрагента у него можно запросить копии:

1. Учредительных документов;
2. Свидетельства о регистрации в ЕГРЮЛ;
3. Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
4. Лицензий или документов, подтверждающих членство в СРО, если оно требуется в связи с осуществлением того или иного вида деятельности (строительная, аудиторская и т.п.);
5. Приказов, подтверждающих право руководителя подписывать документы;
6. Сведений о том, не привлекался ли он к налоговой или административной ответственности (информация об этом размещена сайте ФНС России).

Кроме того, целесообразно собирать и хранить следующую информацию:

1. Коммерческие предложения и преддоговорную переписку с контрагентом (например, электронную переписку с контактными лицами контрагента);
2. Информацию о том, каким образом данный контрагент был найден (например, распечатки из интернета);
3. Информацию о сотрудниках контрагента, с которым осуществлялся контакт (менеджеры по продажам, и т.д.).

Все это поможет защитить Ваши интересы, если у налоговых органов возникнет вопрос о проявлении Вами «должной осмотрительности» при выборе контрагентов.

Также некоторые компании в целях безопасности запрашивают:

1. Копии бухгалтерской и налоговой отчетности;
2. Копии платежных поручений, подтверждающих оплату налогов в бюджет;
3. Справку об отсутствии задолженности перед бюджетом;
4. Копию паспорта Генерального директора и иную личную информацию.

Однако мы считаем, что не стоит ставить под удар возможные деловые отношения в случае, если Ваш контрагент откажется предоставить подобные сведения.

Быстро проверить контрагента позволяют сервисы 1С: «Контрагент» и «Автоматическая сверка счетов-фактур», а также это можно сделать через общедоступный реестр, который ведет ФАС России на сайте  

Как быстро проверить контрагента?

Вы сможете обезопасить себя от необоснованных претензий со стороны налоговой, используя современные способы оценки добросовестности контрагента.

Например, использовать сервис «1С: Контрагент», который включает в себя следующие возможности:

• проверка реквизитов контрагента по ИНН/КПП на сервере ФНС (проверка реквизитов позволит избежать ошибок в счетах-фактурах, книгах покупок и продаж, а также в журналах учета счетов-фактур).
• автозаполнение реквизитов контрагента по ИНН на основе ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
• предоставление сведений, полезных для оценки благонадежности контрагентов через «Досье контрагента» (в нем, например, указывается, является ли генеральный директор контрагента массовым директором, а адрес контрагента – адресом массовым регистрации; кроме этого, сервис позволяет поддерживать всю регистрационную информацию о контрагенте в актуальном режиме. Т. е. программа подскажет, если вдруг компания сменила налоговую или генерального директора).

Еще одним сервисом 1С, позволяющим обезопасить себя от претензий налоговиков, является «Автоматическая сверка счетов-фактур».
С помощью этого сервиса можно произвести сверку между контрагентами перед отправкой отчетности по НДС. Учитывая особенности нового требования налоговых органов, это позволит Вам добиться полного совпадения сведений по счетам-фактурам.

Проверить поставщика на добросовестность можно и через по общедоступный реестр, который ведет ФАС России на сайте rnp.fas.gov.ru.

Екатерина Гостева — налоговый консультант WiseAdvice