Как предпринимателю обеспечить безопасность бизнеса
Автор признает, что многие индивидуальные предприниматели бессистемно подходят к вопросу обеспечения безопасности бизнеса. Однако большинства проблем им удалось бы избежать при грамотной реализации профилактических мер. В статье приводятся рекомендации по управлению всеми основными группами рисков, с которыми приходится сталкиваться малому бизнесу.
Ведение предпринимательской деятельности сопровождается многочисленными рисками. Минимизировать их можно только при правильной организации бизнес-процессов с точки зрения безопасности. Автор систематизировал угрозы, возникающие перед представителями малого бизнеса, и предложил профилактические меры по всем основным группам рисков, реализация которых позволит предупредить их.
Индивидуальные предприниматели, отвечая в рамках своей деятельности всем своим имуществом, не имеют такого барьера, защищающего от многих бизнес-рисков, которым обладают учредители обществ (по общему правилу они не отвечают по обязательствам общества, а общество – по их обязательствам). Как следствие, ошибка может обойтись предпринимателю непозволительно дорого.
Одна из главных ошибок индивидуальных предпринимателей – это бессистемность в вопросе обеспечения безопасности ведения бизнеса. Большинство представителей малого бизнеса работают в режиме «затыкания дыр»: у них нет комплексного понимания составляющих безопасности, при этом проблемы они решают по мере возникновения, не ведя работу по их упреждению. Такой подход способствует увеличению различных проблем с течением времени. В конечном итоге может сложиться такая ситуация, которая поставит под угрозу весь бизнес предпринимателя. Хотя многих трудностей можно избежать, если проводить профилактику предпринимательских рисков.
Риски предпринимателя
Прежде всего следует систематизировать возможные риски, с которыми индивидуальному предпринимателю приходится сталкиваться в рамках своей деятельности. Условно сгруппируем риски в несколько блоков. На наш взгляд, все они в той или иной мере имеют место в практике любого предпринимателя вне зависимости от масштабов его бизнеса.
Налоговые риски
К данной группе относятся риски, связанные с возможными ошибками в налоговом учете, допущенными предпринимателем умышленно или по неосторожности. Претензии к нему могут быть предъявлены и в связи с недобросовестностью его контрагентов, выявленной налоговыми органами. Впрочем, встречаются случаи, когда ошибки допускают и сами проверяющие, но они тоже чреваты для предпринимателя налоговыми претензиями.
Договорные риски
По сути это риски, вытекающие из предпринимательской деятельности. Они заключаются в первую очередь в возможном невыполнении договорных обязательств как самим предпринимателем, так и его контрагентами. Выражаются они в возникновении задолженностей, судебных спорах, претензиях.
Кадровые риски
Эти риски имеют место тогда, когда у индивидуального предпринимателя появляются наемные сотрудники. Они заключаются в возможности возникновения трудовых споров, а также в недобросовестных действиях со стороны работников (к примеру, воровство, увод клиентов и т.п)
Риски нарушения законодательства
Речь в данном случае идет о нарушении норм законодательства, регулирующих ту сферу бизнес-деятельности, в которой работает индивидуальный предприниматель. К этой группе рисков могут быть отнесены несоблюдение лицензионных требований, правил работы, санитарно-эпидемиологических, пожарных и прочих требований законодательства. Выражаются они в предъявлении предпринимателю претензий со стороны контролирующих органов: прокуратуры, Роспотребнадзора, трудовой инспекции, полиции и прочих государственных структур.
Риски противоправных действий третьих лиц
Эта группа включает риски, связанные с неправомерными действиями мошенников. Также в нее входят опасности совершения рейдерского захвата бизнеса предпринимателя. И, конечно, не следует упускать из виду конкурентные риски: они могут иметь как естественный характер, так и вытекать из незаконных действий, осуществляемых предпринимателями и компаниями, занятыми в той же сфере бизнеса.
Меры безопасности
Ниже представлены решения и меры, направленные на обеспечение безопасной работы, по каждой группе рисков. Некоторые из них касаются сразу нескольких групп.
Меры снижения налоговых рисков
Уровень налоговых рисков во многом зависит от выбранного предпринимателем режима налогообложения. Из всех имеющихся налоговых систем наименьшие риски возникают при работе на УСН с объектом «доходы», патентной системе и ЕНВД. При применении перечисленных режимов индивидуальному предпринимателю не придется доказывать обоснованность расходной части. Такая необходимость возникнет в случае выбора общего режима налогообложения или упрощенной системы с объектом «доходы минус расходы».
После выбора оптимальной системы налогообложения с самого начала работы предпринимателю следует уделить внимание грамотной организации налогового учета. На первом этапе, возможно, ему целесообразно обратиться к консультантам, оказывающим соответствующие услуги. Теоретически при правильной организации данного вида учета предприниматель может вести его самостоятельно, особенно если совершаемые операции носят системный, повторяющийся характер.
Тем не менее рекомендуется проводить периодические сверки с налоговыми органами и внебюджетными фондами по обязательствам перед бюджетом. На наш взгляд, делать это необходимо не реже одного раза в год. Кроме того, совершать подобные сверки в обязательном порядке следует при смене бухгалтера.
Также не помешает проведение аудита, как минимум раз в три года, поскольку таков период, который может проверяться налоговыми органами. Данная процедура имеет смысл и при смене бухгалтера.
Меры по снижению риска неисполнения договорных обязательств
Что касается данной группы рисков, в рамках их профилактики важно четко выстроить прежде всего договорную работу. Целесообразно изначально разработать типовые формы договоров, которые будут учитывать специфику бизнеса предпринимателя и содержать условия, минимизирующие его риски, а также предупреждать негативные правовые и налоговые последствия. Далее в рамках деятельности следует стараться использовать именно их. Это не только существенно снижает риски, но и экономит время и денежные средства на юристов при согласовании нетиповых договоров. Если предприниматель все-таки вынужден заключить договор по иной форме, рекомендуется прежде провести ее юридическую экспертизу. Для этого не обязательно содержать штатного юриста: услуги юриста в режиме аутсорсинга обойдутся гораздо дешевле, к тому же затраты на разовую консультацию не сопоставимы с проблемами, которые могут возникнуть при подписании невыгодного договора. Если предприниматель имеет наемных сотрудников, ему следует задуматься об утверждении внутренней процедуры подписания договоров. В частности, целесообразно предусмотреть визирование договора исполнителем, который его будет вести, а также юристом и бухгалтером, каждый из которых сможет оценить условия соглашения с точки зрения своей специальности. Технически визы могут быть проставлены на каждой странице собственного экземпляра договора или же с обратной стороны его последней страницы (при этом можно использовать штамп для подписей).
В рамках профилактики нарушения договорных обязательств важно уделить особое внимание системе работы с дебиторской и кредиторской задолженностями. Прежде всего речь идет о постоянном контроле за их возникновением. Как минимум раз в месяц необходимо выводить итоговые суммы дебиторской и кредиторской задолженностей и проводить их анализ. Высока эффективность мер, связанных с контролем за соотношением обязательств (сколько должны предпринимателю контрагенты и сколько он должен им). Наиболее благоприятна ситуация, когда дебиторская задолженность равна или даже выше кредиторской. Однако также нужно учитывать «качество» задолженности, возможные сроки ее погашения.
Отдельно следует затронуть порядок организации работы по взысканию дебиторской задолженности. Постоянный контроль за ее изменением позволяет предпринимателю своевременно выявлять невыполнение контрагентами договорных обязательств, к примеру, в части сроков оплаты. В системе реагирований на подобные нарушения особое место следует отвести претензионной работе, которая показала свою действенность. Рассмотрим на примере.
Пример
Контрагент предпринимателя просрочил оплату поставки товаров на десять дней. Предприниматель подготовил претензионное письмо и позвонил покупателю с просьбой срочно перечислить денежные средства. Однако и после этого обязательство не было исполнено. Тогда через пять дней контрагенту направляется повторная претензия, а также приостанавливается сотрудничество с этим партнером. Если оплата не производится спустя еще десять дней, предпринимателю целесообразно обращаться в суд
Если предприниматель регламентирует сроки и порядок реагирования на нарушения договорных обязательств с учетом специфики своего бизнеса, стандартизирует формы претензионных писем, подобная работа не будет отнимать у него много времени. При этом, как показывает практика, просто своевременно напомнив о себе, он сможет решить все спорные вопросы, возникающие в таких случаях, в досудебном порядке.
К выбору контрагентов следует изначально подойти внимательно. Оценить их в определенном объеме предприниматель может даже самостоятельно, запросив у них, к примеру, копии учредительных документов, подтверждение полномочий подписывающего договор лица. Если потенциальным партнером является юридическое лицо, то целесообразно также проверить, нет ли его в списках компаний-«однодневок», а руководителя организации – в списках дисквалифицированных. Несложно выяснить, сдает ли контрагент отчетность и платит ли налоги. Для этого достаточно направить соответствующий запрос в налоговую инспекцию, к примеру, через сайт . Если цена ошибки в контрагенте окажется слишком высокой, возможно, следует более тщательно его проверить, обратившись в специализированные организации (к примеру, полный отчет о компании обойдется предпринимателю в 2500 руб.). Рассмотренные меры, предпринятые в отношении потенциального контрагента, также направлены на снижение налоговых рисков: они докажут, что индивидуальный предприниматель проявил должную осмотрительность при его выборе. Дело в том, что если при проведении налоговой проверки инспекторы обнаружат среди партнеров предпринимателя компанию-«однодневку», претензия будет адресована ему. Особое внимание следует уделять проверке тех контрагентов, доля которых в общей сумме доходов предпринимателя превышает 5 процентов. Кроме того, эти меры эффективны и в качестве профилактики противоправных действий третьих лиц.
Меры снижения кадровых рисков
По мере расширения бизнеса предприниматель может нанять дополнительных сотрудников. Однако одновременно перед ним встанет целый ряд кадровых рисков. Минимизировать их можно, грамотно выстроив кадровый учет, который потребует заведения всех требуемых законом документов. Ниже приведен перечень основных кадровых документов, комплект которых должен быть у предпринимателя:
- приказ о назначении главного бухгалтера, менеджера по персоналу;
- штатное расписание (форма № Т-3) с приказом об утверждении;
- график отпусков (форма № Т-7) с приказом об утверждении;
- табель учета рабочего времени (создается помесячно);
- локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников с приказами об утверждении);
- регистрационные книги (книга регистрации трудовых договоров, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, книга регистрации личных дел, книга регистрации карточек № Т-2, книги регистрации приказов и распоряжений (приемов, увольнений, отпусков, кадровых перемещений, по основной деятельности));
- документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений (трудовой договор, приказ о приеме работника на работу (форма № Т-1), личная карточка работника (форма № Т-2));
- личное дело (содержащее копии документов, подтверждающих персональные данные), трудовой договор, копии приказов (распоряжений), оригиналы заявлений.
Как видно, перечень кадровых документов довольно обширен, но если изначально их завести, то режим поддержания не будет занимать много времени. При отсутствии же данных документов предпринимателю грозят штрафы со стороны инспекции по труду, а также трудовые споры.
С целью снижения рисков, связанных с недобросовестными действиями работников, с ними следует подписать соглашение о коммерческой тайне, прежде регламентировав, что к ней относится и каков порядок ее защиты. С материально ответственными сотрудниками необходимо заключить и договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, в противном случае при причинении ими ущерба предпринимателю обязать их возместить его будет крайне сложно.
Также ежегодно или при каждой смене материально ответственных лиц необходимо проводить инвентаризацию материально-технических средств. Эта мера направлена на профилактику хищений имущества предпринимателя. Если его бизнес связан с закупками, которые он делегировал своим сотрудникам, то нужно уделить внимание и мерам по борьбе с заложенными в закупочные цены «откатами». Как правило, в таком случае цены на приобретаемую продукцию оказываются завышенными. Проверить их уровень можно самостоятельно, ориентируясь на рыночные показатели, или обратиться к независимым оценщикам, которые также могут выдать официальное заключение для предъявления претензий недобросовестным работникам.
Меры снижения рисков нарушения законодательства
Перед началом работы индивидуальному предпринимателю целесообразно получить развернутую письменную консультацию юриста относительно полного перечня требований, предъявляемых законодательством к бизнесменам, ведущим интересуемый конкретный вид деятельности. Это позволит уверенно действовать как в случае проведения проверок контролирующими органами, так и в рамках повседневной работы. Практика показывает, что при возникновении чрезвычайных обстоятельств, к примеру, при тех же проверках, времени для изучения данного вопроса не остается.
Для действующего бизнеса хорошей профилактикой нарушений требований законодательства является проведение правового аудита. Данная процедура может имитировать даже реальную проверку в режиме, когда ваши сотрудники и не подозревают о том, что это тренировочный процесс. В рамках нее можно выявить все нарушения законодательства, а заодно проверить степень готовности к проверке ваших сотрудников.
Меры снижения рисков противоправных действий третьих лиц
Если предприниматель владеет недвижимостью, не стоит пренебрегать установкой систем безопасности, охранных систем. Также рекомендуется периодически получать выписку из реестра прав на недвижимость, что по сути является антирейдерской профилактической мерой. В качестве способа дополнительной защиты имущества можно прибегнуть к практике передачи объекта недвижимости в «дружеский» залог.
Особое внимание необходимо уделять вопросам безопасности в области IT и защиты информации, поскольку она оказывает прямое влияние на большинство бизнес-процессов. Целесообразно установить разграниченные права доступа, закрепив это внутренними нормативными документами. Подобные меры способствуют предотвращению утечки информации.
Мы рассмотрели основные риски, которые возникают перед индивидуальными предпринимателями, а также меры по их минимизации. Безусловно, масштаб реализуемых мероприятий зависит от характеристик конкретного бизнеса, но в целом все приведенные в статье профилактические действия являются необходимыми
Елин Сергей — управляющий партнер АКГ «АиП», эксперт журнала «