Что следует узнать, прежде чем брать офис в аренду

Для предпринимателей, которые делают первые шаги в бизнесе, рано или поздно актуальным становится вопрос, где снять офис.

Фирма без собственного офиса может выглядеть в глазах клиентов несерьезной, и они никогда не осмелятся иметь с ней дело.

Конечно, есть примеры, когда фирмы успешно ведут свою деятельность и без офисов. Их сотрудники работают дистанционно, часто из дома, контакты с клиентами происходят обычно в онлайне, координация работы коллектива осуществляется с помощью новейших технологий. Называется это «виртуальный офис». Выглядит очень по-современному. Но подходит такой формат ли не всем. Даже среди компаний, работающих в сфере интернет-бизнеса, таком, казалось бы, высокотехнологичном сегменте, где все крутится вокруг онлайна, большинство все же имеют обычный, оффлайновый, офис.

Некоторые маленькие фирмы снимают под офис бывшие квартиры в жилых домах. «Плюсом» такого варианта является относительная дешевизна аренды, если сравнивать с ценами на аренду офиса в престижных бизнес-центрах. Но в офисов на квартирах есть свои «минусы». Например, арендатору придется самому позаботиться о поддержании офиса в чистоте (нанять уборщицу, которая за отдельную плату наводить периодически в офисе порядок), решать конфликты с нервными соседями, которые могут жаловаться на шум. В отдельных случаях за свой счет устанавливать в помещении сигнализацию и ежемесячно платить охранной фирме за то, что она принимает объект под свою защиту. Вместе может набежать сумма не меньше (если не больше), чем если бы сразу взять офис в аренду в бизнес-центре по выгодной цене.

К этому можно еще добавить то, что квартиры создавались прежде всего для того, чтобы в них жили, а не работали, поэтому их планирование просто может быть не приспособленным для того, чтобы их использовали как полноценный офис. Поэтому неудивительно, что часть предпринимателей со временем решает все-таки переселяться с «квартир-офисов» в офисные центры.

В зависимости от уровня, выделяют три основных класса бизнес-центров:

•     класс «А» — элитная коммерческая недвижимость. В таких бизнес-центрах просто идеальные условия, очень хорошие помещения, но и стоят они соответственно. Арендовать офисы в бизнес-центрах класса «А» могут себе позволить только крупные компании со значительным стабильным доходом;
•     класс «B» — по большому счету, офисы в таких бизнес-центрах ничем не уступают по своим характеристикам тем, что предлагают в бизнес-центрах высокого класса. Разница — в наборе услуг. И обычный клиент ее, в принципе, даже не заметит. Но аренда офисов в таком бизнес-центре стоит дешевле;
•     класс «С» — уровень комфорта для сотрудников и клиентов в таких бизнес-центрах наименьший. Офисы обычно неудобной планировки, часто в них отсутствуют кондиционеры. Расположены такие бизнес-центры, как правило, далеко от центра города. Аргументом в пользу аренды офиса в бизнес-центре класса «С» может быть лишь сравнительно низкая цена.

Прежде чем взять офис в аренду в каком-то из бизнес-центров, люди с опытом советуют поинтересоваться, насколько хорошо с ними налажено транспортное сообщение. Желательно, чтобы в бизнес-центр можно было добраться несколькими маршрутами, чтобы у работников и клиентов была альтернатива на различные непредвиденные случаи.

Не стоит снимать офис в бизнес-центре, который расположен в спальном или промышленном районе, если бизнес предполагает активные контакты с клиентами.

При выборе бизнес-центра уместно поинтересоваться, что за компании располагаются по соседству. Желательно, чтобы это не были прямые конкуренты, особенно если речь идет о бизнесе, которая предусматривает продажу товаров / услуг в офисе на месте. Другое дело, если соседи — это компании, которые могут предоставить клиенту дополнительные услуги. Например, соседство туристической и страховой компаний может принести выгоду им обоим.

Ознакомительный визит в бизнес-центр, в котором планируется арендовать офис, лучше осуществить в промежутке с 12:00 до 14:00, чтобы увидеть, как говорят, полную картину.

Если предприниматель планирует расширение фирмы, ему следует выяснить, сможет ли бизнес-центр предоставить ему большую площадь, существует возможность перепланировки офисных помещений, чтобы разместить большее количество работников.