Порядок выдачи копий кадровых документов сотруднику
В соответствии с трудовым законодательством работодатель обязан выдать по требованию сотрудника копии документов, связанных с работой. Рассмотрим, какие документы имеет право требовать работник, в каких случаях работодатель вправе ему отказать и как правильно оформить выдачу необходимых бумаг.
Какие документы работодатель обязан выдать сотруднику
Обязанность предоставления сотруднику документов (их копий), связанных с работой, предусмотрена рядом нормативно-правовых актов, в частности Трудовым и Налоговым кодексами РФ, законами № 255-ФЗ от 29.12.2006, № 56-ФЗ от 30.04.2008 и № 27-ФЗ от 01.04.1997.
| Нормативно-правой акт | Документ, подлежащий выдаче сотруднику |
| Ст. 62 ТК РФ | Трудовая книжка (для целей обязательного социального страхования) |
| Копия приказа о приеме на работу | |
| Копии приказов о переводах на другую работу | |
| Копия приказа об увольнении | |
| Выписка из трудовой книжки | |
| Справка о заработной плате | |
| Справка о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование | |
| Справка о периоде работы у данного работодателя и другие документы, не перечисленные в данной статье | |
| Ст. 68 ТК РФ | Копия приказа (распоряжения) о приеме на работу |
| Ст. 84.1 ТК РФ | Копия приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора |
| Копии документов, связанных с работой | |
| Трудовая книжка (выдается в день увольнения) | |
| Ст. 89 ТК РФ | Копии любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных п. 8 ст. 14 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. |
| Ст. 230 НК РФ | Справка 2-НДФЛ |
| Закон № 255-ФЗ от 29.12.2006 | Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой |
| Закон № 56-ФЗ от 30.04.2008 | Информация об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты) |
| Закон № 27-ФЗ от 01.04.1996 | Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже |
В какой срок нужно выдать документы
Документы, затребованные работником, необходимо выдать:
- В срок не позднее 3-х дней с даты обращения за документами.
Данный срок установлен для большинства документов: копий приказов о приеме на работу, переводе на другую должность, справок 2-НДФЛ и т. д.
- В день обращения.
В день обращения сотруднику выдаются документы, связанные с увольнением: копии приказа о прекращении трудового договора, трудовая книжка.
В случае направления документов сотруднику по почте работодатель обязан также соблюдать указанные выше сроки. Документы должны быть направлены сотруднику в течение 3-х рабочих дней.
Получить документы, связанные с работой, сотрудник вправе и после увольнения.
Кто вправе получить документы за работника
Получить оригиналы и (или) копии кадровых документов имеет право не только сотрудник, но и его представитель при наличии доверенности. Нотариальное удостоверение доверенности в данном случае не требуется.
Вместе с доверенностью представитель должен передать работодателю заявление о выдаче документов и свой паспорт.
Порядок выдачи копий кадровых документов работнику
Порядок выдачи сотруднику копий запрошенных документов (их копий) состоит из следующих шагов:
Шаг 1. Получение от работника письменного заявления
Заявление составляется сотрудником в произвольной форме или по образцу, предоставленному работодателем. В заявлении должно быть указано название запрашиваемых документов и их количество. Запрашивать документы в формулировке «прошу выдать копии всех документов, связанных с работой» нельзя: нужно перечислить конкретные документы.
Приведем образец такого заявления:
Дата в заявлении должна быть указана не позднее 3-х рабочих дней от даты подачи заявления.
Шаг 2. Передача заявления на утверждение руководителю
На полученном от работника заявлении руководитель должен поставить свою резолюцию: «Согласовано» или «Выдать документы». После этого заявление подписывается и передается в отдел кадров или бухгалтерию для подготовки и заверения запрашиваемых документов (их копий).
Шаг 3. Подготовка и заверение копий необходимых сотруднику документов
Порядок выдачи копий документов, связанных с работой, устанавливается Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X.
Не допускается заверение документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
Особенности оформления заверительной записи на копии документа регламентируются ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, но его требования не являются обязательными и носят рекомендательный характер.
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «Подпись» и включает:
- слово «Верно»;
- должность лица, заверившего копию;
- подпись данного лица;
- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
- дату заверения копии (выписки из документа).
- отметку о том, что подлинный документ находится в организации.
Копии выдаваемых сотруднику документов допускается заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Шаг 4. Выдача работнику оформленных копий
Передача сотруднику запрошенных им документов (копий) производится не позднее трех рабочих дней со дня подачи им заявления. При получении документов работник должен дать расписку, подтверждающую их получение.
Расписку можно оформить:
- в виде отдельного документа;
- в виде дополнительной надписи на заявлении;
- подписью сотрудника в журнале учета выдачи работникам копий документов, связанных с работой.
Из расписки, данной работником, должно следовать, что срок выдачи документов соблюден.
Если работник не явился за документами в срок, необходимо составить акт о неявке работника за копиями документов.
Подводим итоги
- Сотрудник вправе требовать от работодателя документы, связанные с работой. Если документы не связаны с трудовой деятельностью и не нужны для реализации тех или иных прав, работодатель выдавать их не обязан.
- Документы (или их копии) должны быть выданы сотруднику не позднее 3-х рабочих дней с даты получения от работника соответствующего заявления.