Как сделать ремонт в офисе бесплатно?

Ремонт офиса бесплатно, дешево или под ключ: рассмотрим все варианты

Владелец каждой фирмы мечтает о красивом и современном офисном ремонте. Однако начинающий предприниматель редко может позволить себе дорогие импортные материалы и эксклюзивный дизайн. Наша статья для тех, кто вынужден экономить. Поговорим о том, как выполнить ремонт офиса с наименьшими затратами, на чем можно сэкономить и на чем – нежелательно.

Самое главное – план

Любой ремонт разумнее начинать с плана. Пусть это будет непрофессиональный, но детальный план с конкретными цифрами. Бизнесмен просто обязан подсчитать расходы, прежде чем ввязываться в такое хлопотное дело. Необходимо сопоставить грядущие траты с другими денежными вливаниями на запуск бизнеса (хватит ли на все?). А расходы разумнее подсчитать до заключения договора аренды или покупки здания.

Косметический ремонт или «под ключ»?

Какой вид благоустройства предпочесть –- ответ на этот вопрос зависит от вида бизнеса и типа помещения. Если речь идет о комнатке, где работает 3 сотрудника и хранится документация, нет смысла делать роскошную отделку – достаточно позаботиться о соблюдении гигиенических требований (настелить линолеум, наклеить обои, покрасить стены). Ремонт офиса под ключ уместен, если стоят жесткие сроки по переезду в новое помещение, клиенты «ждут под дверью», есть свободные оборотные средства, а времени, наоборот, катастрофически не хватает.

Важно! Ознакомьтесь перед началом работ с санитарными и противопожарными нормами. Необходимо предусмотреть в офисе достаточно места для всех работников (не менее 4,5 кв. м на каждого), проверить по СанПину выполнение норм освещенности и температуры в помещении (не ниже 20°). Важно наличие работающего туалета. Желательна комната для приема пищи. При нарушении санитарных и гигиенических норм собственника бизнеса ждет штраф, а устранение недостатков выльется в дополнительные расходы.

Ремонт с нулевыми затратами – реально?

Разумеется, капитальная перепланировка или реконструкция потребуют вложений. Прокладывать самостоятельно трубы и сносить межкомнатные перегородки нельзя без специальных знаний и согласования с соответствующими организациями. А вот работы, не связанные с заменой окон и установкой санузла, можно осуществить своими силами. Если офис, в принципе, пригоден для жизни (есть вода, отопление, надежные пол, крыша и туалет), можно отремонтировать его самостоятельно вообще без затрат. Конечно, это хлопотно, но вполне реально.

Где взять работников и материалы: пошаговая инструкция по ремонту офиса своими силами

Бесплатно ремонтировать помещение согласятся только те, кто в нем работает. Но даже если не платить за работу посторонним людям, все равно потребуются расходные материалы:

• кисточки и краски,
• строительные смеси,
• обои, ламинат и т.д.

Где все это достать бесплатно? Рассмотрим несколько способов сделать ремонт офиса без затрат.

1. Первое, что приходит в голову: поискать необходимые материалы в собственном доме. Люди закупают обои (плитку, стеновые панели), но они по каким-то причинам не подошли или приведение квартиры в порядок пришлось отложить. Ненужные материалы занимают место на балконе (в кладовой, гараже). Найдется немало людей, желающих избавиться от вполне годных стройматериалов, которые для них превратились в ненужный хлам.

2. Можно обратиться в крупные строительные магазины, поинтересоваться бракованными товарами или с истекающим сроком годности. Также можно поискать материалы на сайтах в рубрике «отдам бесплатно».

3. На рынке регулярно появляются новые строительные материалы, о которых потребители знают мало. Обратитесь к фирме-производителю, предложите «попробовать» на вашем помещении инновационные новинки. Обещайте стать живой рекламой и настоятельно рекомендовать услуги компании вашим постоянным и будущим клиентам. (К примеру, одному бизнесмену, торгующими межкомнатными дверями, удалось уговорить фирму, которая выводила на рынок светящиеся 3D обои, сделать отделку в помещении с использованием подобной новинки. До сих пор она является наглядной рекламой).

4. Если вы оказываете какие-то услуги, вполне реально привлечь к бесплатному улучшению офисных помещений ваших потенциальных (или реальных) клиентов. Пусть заплатят не деньгами, а определенным объемом работ. Так, например, сделала владелица детского обучающего центра, заметив, что некоторые родители испытывают недостаток в деньгах и не могут водить ребенка на занятия регулярно. Она предложила помогать летом ремонтировать классы и таким образом «оплатить услуги». Некоторые согласились.

5. Если есть излишек площади, можно предложить выгодные условия субаренды другой фирме. Пусть проведут ремонтные работы на своей и на вашей территории в обмен на льготный режим оплаты.

Совет. Ищите альтернативу! Она всегда есть. Одному красить стены и носить мешки с цементом сложно, но коллектив из 3-5 человек в состоянии свернуть горы.

Ремонт офиса - дешево и креативно

Если деньги есть, но их мало, следует задуматься о разумной экономии. Здесь опять же выручит план - с его помощью можно отделить первоочередные траты от всех остальных. Что можно предложить владельцу бизнеса, который хочет отремонтировать офис дешево:

• разделить работу на такую, которая требует затрат, и такую, которую можно выполнить самостоятельно;
• проводить преобразования поэтапно - по мере появления свободных денег;
• покупать отечественные материалы вместо импортных;
• привлекать мастеров-самоучек вместо крупных фирм и только на разовую безотлагательную работу;
• использовать типовые проекты, находки, идеи вместо дизайнерских (например, подсмотреть идею в чужом блоге или журнале).

Сейчас в моде стиль лофт, и многие владельцы маленьких фирм учли этот факт. Вместо того, чтобы закупать мешки с грунтовкой и шпаклевкой, они отбили штукатурку и оголили кирпичные стены (их следует покрыть лаком, чтобы не разлеталась пыль внутри помещения). Также можно использовать в качестве декора открытые деревянные балки, если они имеются внутри потолочного перекрытия.

Совет. В целом лучше украсить стены грамотами и благодарными письмами от клиентов, чем дорогостоящими панелями из красного дерева.

Всегда можно найти путь, как сделать дешевле. Например, заменить дорогую отделку потолка гипсокартоном (натяжным или потолком «Армстронг»), вместо ламината - уложить коммерческий линолеум. Не хватает капитальных стен для отдельных кабинетов - обойтись офисными перегородками. Стену, имеющую серьезные дефекты, замаскировать рекламным щитом, декором или драпировкой.

Это важно! Помните о том, что у ремонта, как у монетки, две стороны. Дорогая отделка улучшает помещение – в результате его владелец может повысить вам же стоимость аренды. Учитывайте, что ваш бизнес будет развиваться, и, возможно, придется переехать в другое место. Вы не сможете забрать с собой отремонтированные стены и потолок, а вот настенные панели, съемный декор, фирменные стойки для зоны ресепшн – вполне.

Ремонт офиса по дизайн-проекту – когда это выгодно

Дорогостоящую отделку с привлечением дизайнера выгодно делать в следующих случаях:

• помещение в собственности (или заключен очень выгодный длительный договор аренды);
• бизнес заинтересован в клиентуре, которой нужен особенный комфорт;
• есть свободные средства и возможность выделить промежуток времени, в течение которого деятельность в офисе будет полностью прекращена.

Если уж вы решили обратиться к специалистам, лучше заказывать комплексный ремонт офиса «под ключ» в одном месте. Чтобы у разных бригад не было соблазна затягивать сроки и валить вину за некачественное выполнение друг на друга. Дизайнер в таком случае сделает не абстрактные рисунки, а сопроводит картинку конкретными расчетами – какие материалы нужны и по какой стоимости. Хорошо, если специалисты будут ориентироваться в строительных и санитарных нормах (что можно, а что - нельзя), предоставят авторский надзор и согласятся подписать официальный договор, в котором оговорен срок выполнения каждого этапа работ и штрафные санкции.

Совет. У бизнесмена достаточно хлопот. Он не может позволить себе выполнять за строителей часть работы (завозить материалы, контролировать процесс, проверять качество, решать множество мелких вопросов, которые находятся в компетенции строительной бригады). Лучше выбрать серьезную компанию, которой можно доверять, и потратить освободившееся время на решение других задач.

Как сэкономить на ремонте офиса: юридический аспект

Собственник бизнеса должен учитывать каждую копейку, поэтому он задумывается над вопросом, как разделить финансовую ответственность за хорошие условия ведения бизнеса с арендодателем, а также о том, как отразить траты в документах и уменьшить сумму налогов. О формальностях стоит задуматься при заключении договора. В документе должен быть прописан пункт, разрешающий арендатору проводить текущий ремонт самостоятельно, или (если повезет) статья о возложении этой обязанности на арендодателя.

Внимание! Согласно Гражданскому кодексу РФ, текущий ремонт – обязанность арендатора, капитальный (реконструкция, перепланировка, замена окон, крыши и т. д.) – возлагается на собственника. Однако в заключенном договоре можно предусмотреть и иные варианты. В любом случае все виды работ требуется согласовать с владельцем здания.

Есть несколько путей снизить финансовую нагрузку на бизнес:

1. Если помещение съемное и находится не в лучшем состоянии, разумно обсудить с собственником квадратных метров вопрос о проведении ремонтных работ в счет аренды.

2. Если материальные затраты не возмещаются арендодателем, их включают в расходы предприятия и уменьшают на эту сумму базу налогообложения.

3. Арендатор вправе проводить за свой счет так называемые «улучшения арендованного имущества». Под ними подразумевается модернизация, дооборудование или реконструкция (например, установка пожарной сигнализации или системы вентиляции). Расходы на улучшения включаются в основные средства, подлежат отдельному учету, на них начисляются амортизационные отчисления. После прекращения аренды, стоимость такого имущества (с учетом амортизации) подлежит компенсации владельцем помещения.

Важно! При отражении затрат в бухгалтерских документах все траты на закупку материалов подтверждаются чеками, оплата труда наемной бригады – договором подряда. Также должен быть составлен акт выполненных работ.

Сколько средств можно потратить на ремонт офиса – считаем вместе

Офис - визитная карточка фирмы, хочется, чтобы он выглядел красиво и уютно. В то же время это рабочее место, излишний комфорт здесь неуместен. Помните о том, что офис прежде всего создается для удобства сотрудников: они должны полноценно выполнять свои обязанности каждый день. Поэтому ориентироваться в первую очередь необходимо на количество офисных работников, которые будут находиться на своих местах регулярно. Собираетесь расширяться - предусмотрите дополнительные рабочие места заранее. Это также поможет сэкономить средства.

Совет. Если клиенты посещают офис, для них выделяется специальная приемная (или зона ресепшн). На ее оформление закладывают больше средств, чем на комнаты, в которые посетители не заглядывают.

Полезные рекомендации новичкам от опытных бизнесменов

1. Начинайте предпринимать шаги по благоустройству офисного помещения, имея в запасе свободные средства. Не начинайте ремонтные работы в счет кредита или будущих доходов.

2. Просчитывайте все расходы до копейки, собирайте чеки об оплате.

3. Для оформления не используйте больше двух цветов и трех материалов.

4. Оговаривайте заранее все вопросы, включайте в договор все нюансы.

5. Держите средства про запас на случай форс-мажорной ситуации (оптимально – 50% от стоимости ремонта, но не менее 15%).

6. Пользуйтесь типовыми проектами. Добавив свою символику и несколько декоративных элементов, можно превратить «скучный» офис в зону креатива и хорошего настроения.

Важно! Чтобы ограничить себя в тратах, придерживайтесь простой формулы: стоимость офисного ремонта не должна превышать месячного дохода фирмы.

Заключение

Мировые тенденции идут навстречу бизнесмену – помпезность и шик теперь не в моде. Если вы захотите сэкономить на ремонте офиса, никто не сможет этого запретить. Также никто не сможет остановить владельца бизнеса, который решил заказать ремонт офиса «под ключ». Значит, подсчитав все расходы, он пришел к выводу, что последний вариант для него более выгоден.

К какой бы цифре ни привели расчеты, остается актуальной простая формула: недостаток средств компенсируется излишками свободного времени и наоборот. Делать самому – сложно, хлопотно, требуется отрывать часы от сна, семьи и своего собственного отдыха, но зато интересно и позволит по-настоящему сэкономить. Выбирайте и помните знаменитое высказывание американского ученого Фредерика Брукса о том, что «самые ужасные строения — те, бюджет которых был лишком велик для поставленных целей».