Электронный счет-фактура: возможности применения
После того, как в 2010 году был разрешен к применению электронный формат счета-фактуры, он оказался в обиходе наравне с бумажным документом. Эти формы полностью равноценны, или бывают случаи, когда один из них имеет приоритетное значение?
Выбор формата
Составление счета-фактуры в электронном виде не влияет на возможность компаний принимать предъявленные суммы налога к вычету. ЭС-Ф является оригиналом документа и не требует его дальнейшего оформления на бумажном носителе.
Приоритет классического, привычного счета-фактуры над электронным аналогом законодательством не установлен. Однако, чтобы не возникло противоречий при наличии двух оригиналов документов в электронном и в бумажном виде, стороны сделки могут сами договориться о том, какой из них будет иметь приоритет.
Заполнение ЭС-Ф осуществляется точно так же, как и привычный документ, который в дальнейшем распечатывается на бумаге. Электронный счет-фактура может быть заполнен в учетной бухгалтерской программе или непосредственно в системе электронного документооборота оператора, разумеется при наличии соответствующей технической возможности. Единственным условием является сохранение файла ЭС-Ф в формате, разрешенном налоговыми органами, который, как было указано выше, установлен приказом ФНС № ММВ-7-6/138@ от 5 марта 2012 года. В документе описываются требования к XML файлам передачи сведений счета-фактуры. Этим письмом чиновники так же закрепляют требования к форматам книг покупок и продаж в цифровом виде.
Действующая форма счета-фактуры утверждена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137. По сути, сам бланк документа является единым для цифрового и бумажного видов документа – какие либо отличия фактически отсутствуют. В то же время при заполнении ЭС-Ф необходимо учитывать ряд особенностей, связанных, как с подписанием виртуального документа, так и порядком его выставления.
Образец заполнения
Дата составления счета-фактуры, как реквизит документа, заполняется продавцом в обычном порядке. Однако днем выставления ЭС-Ф будет являться дата поступления виртуальной бумаги от продавца оператору. При этом цифровой документ считается выставленным только при наличии у продавца подтверждения от провайдера и извещения покупателя о получении цифрового документа. Таким образом, это требование исключает возможность выставления виртуальной бумаги более ранним числом.
При возникновении необходимости внести в ЭС-Ф исправления, корректировка осуществляется только заменой нового экземпляра документа. Для этого в форме счета-фактуры предусмотрена отдельная строка 1а, в которой указывается порядковый номер и дата внесения изменений, а в строку 1 вписываются дата и номер первоначального экземпляра счета-фактуры.
Виртуальный счет-фактура подписывается только электронной цифровой подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица. При этом, в отличие от бумажного собрата, подпись главного бухгалтера на документе не требуется. Возможность ошибки в виде неуказания расшифровки подписи уполномоченного лица исключается, так как электронный автограф содержит в себе всю необходимую информацию о подписанте.
Иные особенности, связанные с заполнением ЭС-Ф, будут носить скорее технический характер. Операторы могут использовать разные программы, позволяющие заполнять документ непосредственно в их программе. В качестве возможных дополнений провайдерами могут быть установлены системы проверки правильности заполнения цифровых бумаг и точности введенных данных. При этом в установленном формате файла электронного счета-фактуры допускается возможность внесения в него сведений (в том числе необязательных) вручную.
Елена Сорокина