Как навести порядок в своем бизнесе
Я постоянно встречаю бизнесменов и руководителей, которые проводят на работе по 10-14 часов в сутки, при этом денег зарабатывают немного, а порой и «кормят» свой бизнес. Симптомов множество:
- Продажи нестабильны и сильно ниже желаемых;
- Трудно найти квалифицированных людей;
- Персонал работает плохо, и при этом хочет получать много денег;
- Сотрудники безответственны и не проявляют инициативы;
- Постоянно приходится разруливать всевозможные «косяки» и т.д.
Если бороться с каждым из этих симптомов по отдельности, то не хватит и жизни. Тем более что корень у них один. Каждый бизнес проходит в своем развитии стадии зрелости:
На какой стадии находится ваш бизнес? Только честно! Первый уровень – это как машина с ручной коробкой передач, второй – с автоматической. На какой приятнее ездить? По моему опыту, большинство российских компаний находятся на уровне спонтанного бизнеса (бардака). Такой бизнес приносит мало денег. Он не растет или растет ненадолго, и снова сжимается. Он поглощает все ваше время и силы. К тому же высоки риски: в спонтанном бизнесе технология работы не прописана и не оптимальна, ее знают только владельцы и/или ключевые сотрудники. Часто клиентская база также «принадлежит» им, а не компании. Остальной персонал работает по наитию, качество работ низкое и нестабильное, сроки – большие и постоянно переносятся. Клиенты недовольны. Взаимозаменяемость работников очень слабая. «Старые» сотрудники часто страдают «звездной болезнью» – на работе не напрягаются, шантажируют руководство своей незаменимостью, не выполняют требований компании.
Что сделать, чтобы перейти на уровень системы? Для начала осознать свои требования к бизнесу (прибыль, затраты времени и нервов, желаемый образ жизни и т.д. – смотрите начало статьи). Затем разделить в своей голове и на практике две роли:
- «Архитектор». Занимается проектированием бизнеса и его оптимизацией.
- «Оперативный управляющий». Управляет созданной системой, решает текущие задачи. В российском варианте часто это «пожарник», который непрестанно разгребает проблемы, возникшие то там, то сям из-за кривизны системы или ее отсутствия. «Виновата голова, отвечает …»
Сколько процентов рабочего времени вы проводите в каждой из этих ролей? Если большую часть времени вы работаете в своем же бизнесе в роли «пожарного» – это путь в никуда. Как же упорядочить свой бизнес, вывести его на автоматический режим? Мы постоянно проходим эту последовательность с моими клиентами:
Стратегический блок:
1. Сначала вам, как владельцу, нужно создать Видение, то есть картинку, каким будет ваш бизнес через несколько лет. В первую очередь это нужно вам. А также вашей команде, чтобы двигаться в согласованном направлении.
2. Потом – поставить четкие измеримые цели с разбивкой по периодам;
3. Затем – разработать стратегию развития бизнеса. То есть маршрут из его нынешнего состояния к желаемому.
Внутреннее построение вашей бизнес-системы:
1. Описываем и оптимизируем бизнес-процессы. Повышается стабильность работы компании и результатов, прозрачность и управляемость бизнеса, растет качество, вы получаете возможность использовать более дешевый персонал, избавляетесь от «звезд». Теперь вы можете открывать филиалы или создавать франчайзинг. Сейчас в деловой литературе, на семинарах много говорят о бизнес-процессах, но, увы, мало кто в действительности использует процессный подход. А если и используют, то часто применяют подходы, принятые в проектировании информационных систем. Как следствие – описание процессов требует много времени, схемы непросты, и лишь усложняют работу. К тому же, такие проекты по оптимизации довольно затратны. Мы в своей работе используем очень простые и наглядные средства, которые понятны каждому – от владельца бизнеса до рабочего;
2. Формализуем и, при необходимости, корректируем оргструктуру, четко распределяем полномочия и ответственность. Грамотная структура создается на основе бизнес-процессов, а не наоборот;
3. Внедряем управление на основе показателей эффективности. Вы получаете «приборную доску», которая позволяет видеть всю картину бизнеса и принимать обоснованные решения.
Создание системы управления персоналом:
1. Определяем, кто действительно нужен компании (какие люди и сколько). Ошибки на этом этапе приводят к «кадровому голоду», переплатам сотрудникам, их низкой мотивации, увольнениям;
2. Нанимаем качественных кандидатов: как правило, через конкурсы. Неподходящего человека уже не исправить, поэтому именно от грамотного найма во многом зависит успех;
3. Грамотно вводим их в должность и обучаем;
4. Создаем систему материальной мотивации от результатов труда, а также нематериальной мотивации;
5. Наконец, мы помогаем клиенту внедряем это в бизнес. Потому что любая система сопротивляется переменам, даже самым позитивным. От активных протестов персонала, до пассивного «ухода в кусты» под разными предлогами, ссылками на занятость и т.д. Почему так происходит? Люди боятся перемен, боятся потерять власть, привилегии, а порой и рабочие места. Боятся, что придется больше работать, что вскроются те или иные злоупотребления, серые схемы, которые позволяли им жить припеваючи.
Оптимальный бизнес нужен только его владельцу. Поэтому в малых и средних компаниях именно вам предстоит лично курировать проект по его формализации и оптимизации. И только ваша воля поможет бизнесу перейти на новый уровень. Основной принцип преобразований известен с древности: «стальная рука в бархатной перчатке». Если рука слабая, компания подомнет вас под себя, если перчатка грубая – люди будут массово саботировать перемены, увольняться. А это прямые потери для бизнеса.
Михаил Рыбаков, бизнес-консультант, автор более 100 публикаций в СМИ, дистанционных курсов и мастер-классов, а также книги «Как навести порядок в своем бизнесе».