Как выбрать секретаря?

Казалось бы, найти симпатичную, толковую девушку на вакансию секретаря офиса не так уж и сложно. Но поиск «лица и голоса» компании может отнять больше сил и времени, чем любого другого специалиста.

http://russki.istockphoto.com/file_closeup/object/4143392_meeting.php?id=4143392"/>«Всего пару лет назад при поиске кандидатуры на эту позицию мне доводилось проводить по 15 собеседований в день. Тогда на данную вакансию от желающих отбоя не было. Сейчас — намного меньше», — говорит Александр Кобылинский, начальник отдела кадров ДП «Край Проперти» (управление проектами, строительством и недвижимостью, штат управляющей компании — ок. 50 чел.). Но, несмотря на то, что за последние два-три года ручеек резюме заметно иссяк, по данным Елены Краснонос, менеджера по подбору персонала рекрутинговой компании Promotion (штат — 25 чел.), чтобы выбрать подходящего секретаря, нужно провести 30-40 собеседований. Конечно, фактор везения никто не отменял, но никогда нельзя рассчитывать на то, что первое же собеседование принесет удачу. Поэтому, приступая к поиску секретаря, лучше настроиться на то, что этот процесс может затянуться на полтора-два месяца.

Тем более, что именно при выборе «лица фирмы» вопрос совместимости сотрудника и компании становится наиболее острым. Несовпадение может проявляться абсолютно во всем: от стиля и манеры одеваться до взаимных ожиданий. К примеру, шеф жаждет заботы в виде горячего кофе, холодных соков и защиты от нежелательных звонков, а секретарь основным своим долгом считает посвятить руководителя во все крупные и мелкие офисные неприятности. Или, допустим, все сотрудники быстры и активны, а секретарь, несмотря на свой профессионализм, на их фоне выглядит флегматично и безрадостно.

Спортсменка, комсомолка, отличница

Среди самых важных качеств, требующихся секретарю, которые удалось определить с помощью «коллективного разума» опрошенных экспертов, лидирующие позиции заняли внимательность и ответственность. Второе место разделили: трудолюбие, исполнительность, доброжелательность, коммуникабельность и умение работать в команде. А третье — приветливость, способность к быстрому обучению, хорошая память, обязательность, стабильность, мотивированность, стрессоустойчивость и готовность к ненормированному рабочему дню.

К сожалению, за весь этот внушительный список достоинств работодатели готовы предложить не так много — от 300 до 500 у.е. И это не считая всех прочих требований к навыкам и умениям: владению ПК (иногда со знанием 1:С), знанию делопроизводства, умению работать с оргтехникой и мини-АТС, грамотному владению русским и украинским, а часто и английским языками. Имеют значение возраст и внешность: от «презентабельной» до «модельной».

При этом функционал секретаря достаточно однообразен. Что, в сочетании с повышенной коммуникативной нагрузкой, необходимостью делать десять дел одновременно и периодически возникающими авралами, делает эту работу тяжелой морально и физически. «Основная причина сложностей с подбором секретарей — в несоответствии заработных плат степени нагрузки и уровню ожиданий специалистов», — считает Екатерина Полле, менеджер по персоналу ООО «Люксоптика» (розничная сеть салонов-магазинов оптики, штат — 300 чел.).

Поэтому, чтобы найти хорошего кандидата, приходится снижать требования или повышать зарплату. Какой путь выбрать — решать работодателю, исходя из выделенных ресурсов. Но материальная компенсация может лишь временно облегчить проблему поиска. «Одна международная компания проводила очень серьезный отбор на позицию секретаря, — рассказывает Вера Тамко, директор департамента рекрутинга компании «Стафф Сервис» (штат — 20 чел.). — Требования были очень высокими, и поиск затянулся. Когда нашлась подходящая кандидатура — девушка с модельной внешностью, большим опытом и превосходным знанием иностранных языков, — ей предложили достаточно высокий уровень оплаты. Однако это не помогло. Срок ее работы в компании был незначителен. Просто человек давно перерос эту должность, работать ей было неинтересно, функциональные обязанности хорошо знакомы, а английский и знание компьютера, которые были обязательным требованием, практически не использовались».

Поэтому опрошенные «ВД» эксперты советуют не уделять излишнего внимания умению работать с оргтехникой и знанию специфических программ. Обучение этим навыкам происходит быстро, тогда как отсутствие необходимых персональных качеств и достаточной мотивации — остаются главнейшими факторами риска.

Осознанная необходимость

«Засидеться в секретарях» на сегодняшний день не менее неприятно, чем «засидеться в девках». И претендентки прекрасно отдают себе в этом отчет.

Прирожденные секретари встречаются довольно редко. Обычно на этой должности держатся год-полтора. А впоследствии уходят в другие сферы или компании, если не получают должного продвижения по службе», — считает Валерия Cимкина, менеджер по подбору персонала кадрового центра «Моя работа» (штат — н/д).

«Найти специалиста с хорошим опытом работы, который хотел бы продолжать работать секретарем, — большая проблема, — утверждает Вера Тамко. — Поэтому, нанимая на работу секретаря, важно правильно расставить акценты и вовремя обсудить перспективы и возможности карьерного роста».

Вполне может оказаться, что представления кандидата и работодателя по этому вопросу расходятся кардинально. Например, компании нужен секретарь, который будет беспрекословно печатать договоры и приказы и не мечтать о чем-то большем. А на собеседование приходит энергичная девушка, диапазон карьерных амбиций которой может простираться от «узнать все тайны бизнеса и открыть свое дело» до «удачно выйти замуж».

Случаи трансформации секретарей в HR-ов, бухгалтеров, менеджеров по сбыту и даже логистов — не редкость. Именно так поступают в компании «Край Проперти», решая проблему мотивации персонала. «У нас планирование карьеры для секретаря учитывает карьерный рост. Например, через полтора-два года — переход в отдел аренды или маркетинга», — рассказывает Александр Кобылинский.

Кадровый резерв

Учитывая, что секретари с опытом работы либо хотят расти, либо желают материально компенсировать психологический дискомфорт от поднадоевшей работы, работодателям приходится идти навстречу кандидатам, готовым осваивать секретарское дело. И это порождает еще одну проблему, связанную с непредсказуемостью и нередкой безответственностью «совсем молодых» специалистов. Легкомысленность и необязательность юных созданий, предпочитающих поездку с друзьями на пляж встрече с работодателем, способны до слез расстроить самых опытных кадровиков. «Три из пяти-шести назначенных собеседований могут не состояться по одной банальной причине — претендентка так и не явилась на интервью», — уверяет Оксана Яременко, специалист по подбору персонала рекрутинговой компании WST-Consulting, (штат — 6 чел.).

«Если уж пришлось выбирать кандидата без опыта работы, то придется быть трижды внимательным и четырежды предусмотрительным. Нужно учитывать и материальную зависимость человека от работы, и мнение его «второй половины». Иначе может оказаться, что через неделю работы, при необходимости задержаться в офисе и первой ссоры по этому поводу, молодые люди могут прийти к решению, что девушке будет лучше «посидеть дома».

Нелишним будет узнать и другие семейные обстоятельства претендентки. В практике экспертов «ВД» бывали случаи, когда родители, оплачивающие обучение дочери, препятствовали ее желанию за счет учебы посвятить свое время работе.

«Психологическая совместимость» с должностью секретаря, по мнению Оксаны Яременко, может наблюдаться у девушек, относящихся к той категории отличниц, которые хорошо учились из чувства долга (что говорит об их ответственности), студенток «непрестижных» факультетов (что является косвенным свидетельством их меньших амбиций) и выпускниц педагогических вузов. «Так, люди, научившиеся справляться с тридцатью-сорока разновозрастными детишками, легко «разруливают» любые офисные ситуации. Кроме того, они лишены такого недостатка, как тотальная безграмотность. Что считается бичом юных финансистов, экономистов и маркетологов», — говорит Оксана Яременко.

Но даже успешно пройденное собеседование не может быть гарантией того, что вакансия наконец-то закрыта. «Был случай, когда девушка, которую мы пригласили на должность секретаря, отказалась, посидев полдня на ресепшене. Свое решение она мотивировала тем, что не готова к такой напряженной работе», — поделился Александр Кобылинский. С тем, что выбор специалиста без опыта работы напоминает покупку кота в мешке, согласна и Екатерина Полле, советующая поиску в интернете предпочесть рекомендации знакомых. Нелишним может быть и обращение к услугам кадровых центров, которые занимаются трудоустройством выпускников профессиональных курсов.

КАК ОТЛИЧИТЬ ПОДДЕЛКУ

Задать три вопроса одновременно. Посмотреть, запомнит ли кандидат информацию, сможет ли ответить без напоминания. Этот нехитрый прием позволяет оценить объем оперативной памяти и внимательность.

Предложить написать небольшое деловое письмо в качестве тестового задания. Таким простым способом можно определить степень владения ПК, грамотность, способность быстро выполнять поручения.

Ответ на вопрос «какие из стандартных обязанностей секретаря вам меньше всего по душе?» может дать богатую пищу для размышлений. Возможно, именно эти «нелюбимые» дела и должны стать основным занятием сотрудника.

Четко выяснить, «почему» и «как долго» соискатель собирается работать секретарем. Какие цели ставит перед собой претендентка на эту вакансию, какие мотивы ею движут.

Источник: belinvest.info