Оргтехника: грамотный подход к выбору многофункционального устройства для офиса
Несмотря на стремительное наступление «цифры», бумажный документооборот пока никто не отменял. В офисной работе постоянно возникает необходимость что-то распечатать, отсканировать, отправить по факсу. А значит, даже небольшой компании не обойтись без многофункционального устройства.
Чем руководствоваться при выборе МФУ? На какие характеристики обращать внимание и как их соотносить с конкретными потребностями офиса? Что такое стоимость владения, как её рассчитать? Это лишь часть вопросов, которые стоит задать себе при выборе МФУ. На примере линейки лазерных МФУ Panasonic мы попробуем понять, как выбрать «печатный центр» для малых, средних офисов и больших рабочих групп.
Критерии выбора: исходные данные
Прежде чем приступить к выбору МФУ, нужно понять, какие задачи оно будет выполнять, и далее уже определиться с набором функций, которые будут востребованы в Вашем офисе каждый день.
Второй критерий выбора – ежемесячная нагрузка. Рассчитать её можно, ответив на пару вопросов: сколько сотрудников будет ежедневно пользоваться МФУ, и какой ежемесячный документооборот в офисе. Производители всегда указывают в спецификации максимальную ежемесячную нагрузку, рекомендуемую для того или иного устройства. Превышать её не рекомендуется – это может стать причиной частых поломок. Рассчитайте максимальный объём работ для своего МФУ с небольшим запасом, и Вы избежите лишних расходов на ремонт устройства.
Ещё один показатель, который нужно держать в уме, – так называемая «стоимость владения». Она складывается из затрат на расходные материалы и сервис. Из стоимости расходников и сервисных частей можно рассчитать, сколько стоит одна напечатанная страница. Чем ниже цена, тем выгоднее эксплуатация устройства.
Не последнюю роль в выборе оргтехники имеет и площадь рабочего помещения. МФУ не должно занимать много места и быть легко доступным из любой точки офиса. Итак, задачи офиса, ежемесячная нагрузка, приемлемые габариты – вот основные критерии, которыми нужно руководствоваться при выборе многофункционального устройства. Определившись с ними, Вы будете четко представлять себе, какие характеристики должны быть у МФУ.
Мал да удал: 2000-ая серия МФУ Panasonic
В 2000-ой серии МФУ Panasonic представлены пять устройств – от модели с базовыми функциями «принтер/сканер/копир», до устройств «6 в 1». Устройства обладают набором общих базовых функций, но дополнительный функционал растёт от модели к модели.
2000-ая линейка позиционируется как МФУ для малых и средних офисов. С учётом этого рассчитаны и размеры, и возможности устройств.
При скромных габаритах 2000-ая серия Panasonic имеет высокую скорость монохромной печати и копирования – до 24 стр/мин., сканирует в цвете с разрешением до 9600 dpi. В месяц устройства из этой серии можно нагрузить на 10 000 страниц. Ёмкость оригинального тонер-картриджа для моделей данной серии составляет 2000 страниц, а ресурс оптического блока - 6000 страниц.
Во всех МФУ есть опции масштабирования документа от 25% до 400% с шагом 1%, мультикопирования (от 1 до 99 копий), возможность быстрого копирования двусторонних визиток и тиражирования. Сетевой интерфейс позволяет не только удаленно принимать и обрабатывать документы, но и без использования ПК сохранять их в папки с открытым доступом или на ftp- сервер.
«Три в одном»
Тем, кому МФУ нужно исключительно для печати, копирования и сканирования документов, стоит обратить внимание на так называемые «базовые» модели. Как правило, они дешевле, но функций у них достаточно для выполнения вышеперечисленных задач. Panasonic KX-MB2000RU – как раз такая «базовая модель», младшая в двухтысячной серии Panasonic.
Важное преимущество KX-MB2000RU - сетевой интерфейс. В устройствах «3 в 1» порт Ethernet встречается редко, при том, что функция более чем полезна. Таким образом, KX-MB2000RU подойдет Вам, если нужно экономичное, надежное и компактное МФУ «3 в 1».
Бизнес растёт?
В маленьком помещении удобно использовать технику с большим количеством функций. Если кроме печати, сканирования и копирования Вам нужен еще и факс, выгоднее приобрести МФУ с дополнительной опцией, чем покупать факсимильный аппарат отдельно. В таком случае, обратите внимание на модели - KX-MB2020RU, KX-MB2030RU, KX-MB2051RU, KX-MB2061RU. Эти МФУ совмещают в себе сразу 6 устройств – принтер/сканер/копир/телефон/факс/PC-факс. Устройства способны обслуживать несколько отделов одновременно при условии, что ежемесячная нагрузка не превышает 10 000 страниц.
Память факса энергонезависима: в случае отключения электричества информация, хранящаяся в памяти устройства, не пропадёт. МФУ имеет возможность передавать факсимильные сообщения со скоростью передачи33,6 кбит/сек. Особо стоит отметить функцию PC-факса, которая позволяет принимать и отправлять факсы непосредственно с ПК, экономя при этом бумагу и тонер.
Наличие автоподатчика на 20 страниц (для моделей KX-MB2030RU и KX-MB2061RU) в значительной степени облегчает работу с объемными документами. А модели KX-MB2051RU и KX-MB2061RU укомплектованы дополнительной беспроводной трубкой стандарта DECT (всего можно подключить до 6 дополнительных трубок), которая позволяет не только делать телефонные звонки, но и принимать факсимильные сообщения, свободно перемещаясь по офису.
Большой документооборот
KX-MB3030RU - самое быстрое и ресурсоёмкое в линейке МФУ Panasonic с сетевым интерфейсом, отвечающее потребностям больших рабочих групп. Это устройство «5 в 1» - принтер/сканер/копир/факс/PC-факс. Печатает и копирует со скоростью до 32 стр/мин., а максимальное разрешение при печати составляет 2400х1200 dpi. Удобный web-интерфейс позволяет просматривать входящие факсимильные сообщения на компьютере, а затем решить распечатать, сохранить или удалить их. МФУ поддерживает функции двустороннего копирования и сканирования, которые осуществляются с помощью двустороннего автоподатчика на 50 листов.
Такая опция значительно упрощает работу с объемными пакетами документов. Особого внимания заслуживает функция дуплексного копирования, которая позволяет сделать из двух односторонних документов один двусторонний или из одного двустороннего два односторонних документа. 
В месяц KX-MB3030RU напечатает до 25 000 страниц. Большие возможности печати требуют и лотков соответствующего объема – KX-MB3030RU вмещает до 520 листов формата А4 с возможностью установки дополнительного блока, позволяющего удвоить запас бумаги, а это значит, не придётся постоянно подкладывать бумагу. Есть дополнительный порт для подключения проводного телефона или DECT телефона.
Отметим, что стартовый тонер-картридж KX-MB3030RU имеет такую же емкость, что и купленный для замены стандартный картридж – 8 000 листов. Это необычно, потому что другие производители чаще поставляют МФУ со стартовыми картриджами, ёмкость которых меньше стандартного объёма тонера.
Хотите печатать много и в цвете?
Для рабочих нужд недостаточно монохромной печати? В линейке Panasonic есть цветное лазерное МФУ KX-MC6020RU. Это сетевое устройство «6 в 1» совмещает в себе функции принтера/сканера/копира/телефона/факса/PC-факса. Скорость печати этого МФУ – 20 стр/мин, для цветных лазерных устройств это хороший показатель, а максимальное разрешение при печати составляет 1200х1200 dpi. Работу с объемными документами облегчает автоподатчик на 50 листов.
Устройство оснащено высокоскоростным факсимильным аппаратом со скоростью передачи данных 33,6 кбит/сек., а максимальный объем документов, которые можно будет принять при отсутствии бумаги – 630 страниц.
Трудолюбия этому МФУ не занимать: ежемесячно его можно нагрузить на 35 000 страниц.
ПО: «родная» утилита удобнее в деле
В процессе работы, как правило, хочется избежать лишних распечаток. Перед отправкой на печать бывает полезно проверить документ еще раз. Иногда приходится вносить коррективы в макет: добавлять заголовки, колонтитулы или водяные знаки, менять порядок страниц. Подобные правки удобно вносить, используя программное обеспечение самого МФУ. Panasonic комплектует все устройства 2000-ой серии и KX-MB3030RU ПО Easy Print Utility. Эта программа позволяет объединять в один файл документы, созданные в различных приложениях Microsoft Office, вносить корректировки и просматривать полученный документ, а затем можно отправить на печать или сохранить файл в формате PDF. А для всех моделей 2000-ой серии, KX-MB3030RU и KX-MC6020RU, поставляется утилита OCR Readiris, которая преобразует буквенные изображения в данные, которые затем можно обрабатывать в текстовом редакторе. Так что одна из частых проблем офисного сотрудника «как перевести PDF в Word» решается сама собой.
Расходники: оригинальная выгода
Обратите внимание, что в 2000-ой серии, KX-MB3030RU и KX-MC6020RU Panasonic сделал тонер-картридж и оптический блок отдельными деталями. Такое разделение экономически выгодно для потребителя, т.к.«жизнь» оптического блока длиннее ресурса картриджа (например, для 2000-ой серии 6000 страниц против 2000). Соответственно, выгоднее приобретать только отработавшую свой ресурс часть, чем каждый раз покупать сразу и то, и другое. Подобная экономия сильно снижает стоимость обслуживания устройства и стоимость одной распечатки. В дополнение к этому Panasonic предоставляет гарантию на МФУ до трёх лет, при условии использования оригинальных расходных материалов.
Вместо заключения
МФУ – это универсальный помощник, и от его надежности зависит трудовой процесс всего офиса. Сейчас уже невозможно вообразить себе работу без этого компактного и удобного устройства. Линейка МФУ Panasonic легко справится с различными задачами обработки документов.
Сильные стороны устройств - надёжность, компактность простота и экономичность эксплуатации. МФУ оснащены полноценным функционалом, соответствующим запросам современного офиса. Японский производитель четко знает потребности офисных работников и готов «поручиться» за надёжность и качество своих устройств.