Составляем должностные инструкции
то, что сами надумали, и абсолютно уверены, что делают то, что я им сказала.
Директор управления по работе с персоналом одного
из территориальных банков Сбербанка России
Оговорюсь сразу, что, по моему глубокому убеждению, не существует единственно верного способа составления должностной инструкции. Поэтому все ниже изложенное, является творческим бредом автора, надуманным им в процессе собственной производственной и управленческой деятельностей.
Начнем с того, что должностная инструкция (не путать с положением о функциях) является регламентом организационной структуры компании и входит в состав штатного расписания. А, следовательно, не может писаться до формирования плана производства работ (читай описания функциональной структуры организации). Как следствие: дорогие товарищи собственники, HR-менеджеры, консультанты, и т.д. и т.п. перед тем как составлять должностную инструкцию, убедитесь, что у вас на руках уже имеются:
1. Описания работ. А иначе вы создадите JD на мифическое существо, потенциально полезное организации в обозримом будущем.
2. Расчет нагрузки в человеко-днях, либо человеко-часах. В противном случае вы составите JD для фрилансеров или аутсорсеров.
3. Бизнес-процессы (не путать с описанием работ). Так как рискуете прописать коммуникации, которые будут излишними в работе компании.
В дополнение к этим документам, в идеале, хотелось бы еще увидеть:
4. Миссию компании.
5. Стратегический план.
6. Кадровую политику организации.
7. Описание продукта фирмы.
8. Портрет целевого потребителя.
9. Стандарты предприятия.
Также, в особых случаях, могут потребоваться:
- система управления качеством;
- система управления проектами;
- система управления изменениями
- финансовая политика;
- торговая политика и т.д.
Да-да, все эти документы тем или иным образом будут влиять на содержание вашей должностной инструкции. Не буду подробно останавливаться на этих документах, и на том, как они меняют структуру и наполнение JD, так как в этом случае мне понадобиться не мегапост, а йоттаэкстрапетасупертераультрамегапост. Поэтому сразу перейдем к структуре JD.
Должностная инструкция должна описывать всего два момента:
- Функции сотрудника (чем он должен заниматься).
- Условия работы (на каких условиях он это будет делать).
Не надо запихивать в данный документ:
- личные качества сотрудника;
- требования к образованию;
- пожелания к опыту работ и т.д.
Все это вы должны были указать в объявлении на вакансию. А если вы принимаете на работу без таковой процедуры, то все это должно учитываться при приеме на работу. Так как, если вы уже взяли человека на работу, то его личные качества, опыт работы и уровень его образования вас уже устроили (ну, хотя бы для прохождения им испытательного срока ). В противном случае выйдет конфуз: вы человека взяли, но по регламенту он вам не походит, и как следствие, подписать вашу должностную инструкцию – не может, так как там есть несоответствие тому, что он из себя представляет.
У многих «писателей» чешутся руки начать должностную инструкцию с раздела «Общие положения», как и любой другой «творческий» документ, написанный ими. Что вам там собственно собираетесь написать? Различные вопросы нормативно-правовой базы деятельности лица в данной должности? Ссылки на УК, ГК и Конституцию? В нашей стране, насколько я помню: незнание закона – не освобождает от ответственности. Поэтому законы и правовые акты должны выполняться, так сказать, «по умолчанию» независимо от наличия или отсутствия должностных инструкций как таковых. Так к чему вам утяжелять данный документ различными «страшилками», ценность которых весьма сомнительна?
Если уж сильно хочется что-то написать пафосное, ну так начните с раздела «Резюме Компании». Лично я предпочитаю писать JD, повторяя миссию организации.
Но перейдем уже непосредственно к содержанию должностной инструкции. Я уже говорил, что для меня должная инструкция отвечает всего на два вопроса:
- Что сотрудник будет делать (функционал сотрудника).
- И при каких обстоятельствах все это будет происходить (условия труда).
На самом деле должностная инструкция – это частный случай делегирования, формализованный на бумаге. Поэтому в первом разделе «Функционал сотрудника» вы фактически делегируете ему часть своих функций. А делегируем мы всегда три вещи:
- задачу: что должно быть сделано;
- полномочия: какими ресурсами будет обладать исполнитель;
- ответственность: что ему за это «светит».
Ну, так вот, раз раздел «Функционал сотрудника» – это описания делегирования; то там, разумно предположить, и должны находиться все эти три подраздела: задачи, права и ответственность сотрудника.
У меня в должностных инструкциях в этой части 5 подразделов:
- цели должности;
- поставленные задачи;
- отведенные полномочия (права);
- возложенные ответственности;
- критерии оценки;
Дам некоторые комментарии относительно такой разбивки. Подраздел «Цели» у меня отпочковался от подраздела «Задачи». Причины разделения здесь две:
- Цель действительно для меня укрупняющее понятие по отношению к задачам. Поэтому если задач у сотрудника много, он не обязательно должен их все помнить, но вот цели свой должности должен помнить даже во сне. Поэтому и не хочу их объединять под одним заголовком.
- Я глубоко убежден, что в идеале должностная инструкция пишется под конкретного человека. А если еще конкретнее, что в цели должности необходимо поместить базовые ценности того человека для которого она пишется. Тогда он будет все это делать с еще большим рвением. Поэтому подраздел «Задачи» у меня общий для всех менеджеров одной категории, а «Цели должности» у них могут отличиться по описанию.
Хотя еще раз оговорюсь, все на ваше усмотрение. Некоторые «умельцы» умудряются расчленить подраздел «Задачи» аж на три подраздела:
- Функции;
- Задачи;
- Обязанности.
Либо в такой классификации:
- Задачи;
- Мероприятия;
- Действия.
В моей должностной инструкции функции, задачи, мероприятия, обязанности и т.д. по списку – это близнецы братья, и я выделяю только лишь цели, и то для того, чтобы завязать их на личные ценности человека, для которого это пишется.
Кстати о функциях. На самом деле я иногда делю подраздел «Задачи» на два подраздела:
а. Общие функции, которые в принципе нужно выполнять;
б. Регламентированные функции, которые регламентированы по времени их исполнения, или наступления определенных обстоятельств.
Но делаю я это крайне редко, и только в тех случаях, когда считаю архиважным обратить внимание сотрудника именно на ту часть его функций, которая регламентирована по времени или причинам их возникновения.
С подразделом «Права» здесь все достаточно просто. Именно здесь вам особо понадобятся знания всевозможных стандартов и политик вашей компании. Я уже обещал не расписываться здесь особо, дабы не перегружать вас потоком информации. Скажу лишь одно. В свое время, один умный человек, кстати, не имеющей никакого отношения к бизнесу, подсказал мне одну идею: поменять все модальные глаголы с повелительного наклонения:
- менеджер должен;
- сотрудник обязан;
- работник несет ответственность и т.д.
на изъявительное:
- менеджер хочет;
- сотрудник может;
- работнику нравится и т.д.
Я попробовал, и производительность в компании выросла на 20%. Мне тяжело судить, что повлияло больше: именно изъявительное наклонение или принцип Мейо (что к сотрудникам попытались проявить заботу). Но факт остается фактом, прирост производительности был, и с тех пор я пишу все должностные инструкции только в изъявительном наклонении.
Если вы успели заметить, то в первый раздел «Функции сотрудника» у меня затесался еще один подраздел – это «Критерии оценки». Я тоже его выделяю отдельно, чтобы сотрудник понимал: за что его будут хвалить или ругать. На самом деле все это можно написать непосредственно в подразделах: Задачи, Права и Обязанности. Но мне почему-то нравится ставить этот подраздел обособленно, хотя особого смысла в этом и нет. Отдельные «извращенцы» умудряются даже этот подраздел поделить еще на несколько, типа:
- ожидаемые результаты;
- критерии эффективности;
- цифровые показатели и т.д.
Но, предоставим извращенцев самим себе и двинемся дальше. Второй большой раздел в должностной инструкции – это «Условия работы». Для меня это более формальный раздел с общими описаниями, нежели конкретная детализация предстоящих условия труда (поэтому я и выделяю два раздела: «Функции сотрудника» (конкретный) и «Условия работы» (абстрактный).
Ну, так вот, здесь я тоже выделяю 5 подразделов:
- график работы;
- уровень ЗП;
- координации и подчиненность;
- как часто должен проходить переподготовку;
- доп. условия.
Почему я считаю эти подразделы абстрактными? Потому что искренне уверен, что описывать условия труда имеет смысл лишь тогда, когда для описываемой должности предусмотрены особые (привилегированные) условия работы. Хотя опять же, с точки зрения сохранения хорошей атмосферы в коллективе и дополнительной мотивированности такого сотрудника особые условия лучше оговаривать не в JD, а представлять как персональные «особые» условия.
Должностную инструкцию сотрудники (особенно новенькие) часто хранят на своем рабочем столе как напоминалку. Поэтому я никогда не буду писать там его объем заработной платы или «индивидуальные» планы, дабы не пробуждать зависть и негодование у окружающих.
Единственный конкретный подраздел в этой части должностной инструкции (имеется ввиду раздел «Условия работы») – это «Координация и подчиненность». Здесь вы как раз и описываете: кого он должен слушаться, а к кому только прислушиваться.
На самом деле здесь тоже есть две хитрости:
- Никакая должностная инструкция не может предусмотреть всего функционала сотрудника, тем более в нашем быстро меняющемся мире. Поэтому очень полезно написать здесь фразу, типа: «обязан выполнять… и другие распоряжения начальства».
- Дабы отвадить сотрудника бегать к начальству за каждым маломальским советом и развить в нем самостоятельность, полезны фразы, типа: «принимать решения на основании… и руководствуясь знаниями своей специальности».
Теперь, для того чтобы хоть что-то из того что я писал стало понятным, ниже я приведу пример одной из реальных должностных инструкций, работающих у меня в компании.
| ЗАО «САСТ»
Утверждаю: Должностная инструкция Миссией компании САСТ является создание пространств для личностного роста и материального благополучия, путем ведения профессиональной деятельности. И я, ____Ф.И.О.____ , вступая в должность менеджера по продажам, принимаю миссию компании САСТ, как один из способов реализации собственных устремлений и достижения личностных ценностей. Я так же считаю, что сотрудничая со всем коллективом компании САСТ, я смогу это сделать быстрее и эффективнее. 1. Цель должности: Я хочу обслуживать клиентов коммерческого отдела, привлекать новых потребителей, организовывать продажи товаров и услуг компании путем реализации функций менеджера по продажам. 2. Желаемые функции: Я буду еженедельно планировать свою работу, составлять график звонков и встреч с клиентами из расчета не менее 15 контактов или 3 встречи в день. Так же я буду осуществлять обзвон имеющейся клиентской базы, поиск новых клиентов с помощью различных источников, подготавливать коммерческие предложения для клиентов, а полученную от клиентов информацию, ежедневно заносить в 1С. На основе этого я смогу составлять своевременный и достоверный прогноз собственных продаж и выполнять планы компании. Помимо этого, я хочу постоянно совершенствовать свои профессиональные знания в области ассортимента и технических характеристик, а так же в области теории продаж, менеджмента и маркетинга. Еще мне будет интересно изучать деятельность конкурентов, анализировать предлагаемый ими ассортимент и условия продажи. 3. Предоставленные полномочия: В нашей компании приветствуется внесение на рассмотрение руководства предложений по совершенствованию бизнес-процессов в компании. Я так же могу ознакамливаться с любыми проектами решений руководства компании, касающихся моей деятельности. Я осознаю, что могу производить кредитование обслуживаемых мной клиентов в объеме не превышающем 50 тыс.руб., без согласования с руководителем, из расчета не более 20 тыс.руб. на 1-го клиента, только неся полную материальную ответственность за ссуженные мною средства. Помимо всего прочего мне разрешено подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции, запрашивать от функциональных отделов необходимые материалы и принимать решения в пределах своей компетенции. 4. Ответственность, которую доверили: Я смогу оформлять все сделки с клиентами в 1С: договора купли-продажи, спецификации к договорам, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, в соответствии с требованиями компании и действующего законодательства. И буду нести ответственность за качество документов, предоставляемых на подпись руководству компании. У меня получится следить за состоянием взаиморасчетов с клиентами в 1С. При этом я буду поддерживать имидж респектабельной, деловой компании, при общении с клиентами. Я справлюсь с полной материальной индивидуальной ответственностью за сохранность вверенных мне для работы материальных ценностей. И буду следить за чистотой и порядком на рабочем столе. Я хочу, и буду нести ответственность за своевременное и качественное исполнение своих функций и задач, а так же за не использования своих полномочий. 5. Критерии эффективности: Основными критериями оценки эффективности достижения заявленных целей являются:
Дополнительным бонусом при оценке эффективности проделанной работы будут считаться:
6. Координации: Мне как менеджеру по продажам важно поддерживать полномочия и реализовывать компетенции моей функции. Моим непосредственным начальником является руководитель направления _____Ф.И.О._____ . Он так же исполняет мои обязанности во время моего отсутствия, либо назначает другого менеджера. Дополнительные распоряжения могут быть получены от: коммерческого директора _____Ф.И.О._____ ; административного директора _____Ф.И.О._____ ; финансового директора _____Ф.И.О._____ . Указания этих должностных лиц исполняются только в тех случаях, если они не противоречат указаниям моего непосредственного руководителя. Мне как менеджеру по продажам особенно интересно сохранять баланс между подчинением и взаимовыгодным сотрудничеством с этими службами. 7. Требования к квалификации: Через месяц после вхождения в должность я буду знать всю структуру организации, направления ее деятельности, распределения обязанностей и выучу наизусть фамилии, имена и отчества всех сотрудников компании. Я буду неуклонно следовать правилам внутреннего распорядка и соблюдать все правила охраны труда и техники безопасности на рабочем месте. Осознавая, всю важность поддержания компетенций моих функций, я буду ежегодно проходить курсы повышения квалификации в области технологий продаж и стратегий переговоров, в том числе и за собственный счет. 8. Время работы: С 900 до 1800, с перерывом на обед с 1200 до 1300, пятидневная рабочая неделя. 9. Рамки заработной платы: Согласно положения о заработной плате. 10. Дополнительные условия: Менеджер по продажам назначается и освобождается от должности приказом генерального директора. Должностная инструкция может пересматриваться не более 1 раза в год. Система оплаты труда может пересматриваться не более чем 1 раз в год. Я, _____Ф.И.О._____ , также осознаю, что никакая инструкция не может перечислить всех обязанностей должностного лица, предусмотреть все случаи и дать наперед все соответствующие указания. Поэтому я, полностью принимая доверенную мне возможность реализовать себя в качестве менеджера по продажам, буду проявлять инициативу и, руководствуясь знаниями своей специальности и пользой дела, прилагать все усилия для оправдания своего назначения. ____________ / Ф.И.О. / «___»_________________ 20__ г. Утверждаю: Административный директор ____________ Е.А.Попова 01.02.2009 г. |
В конце хочется дать еще несколько общих рекомендаций по написанию должностных инструкций:
1. Написание JD еще не гарантирует претворение их в жизнь. Поэтому если вы надеетесь, что какие-то консультанты напишут вам замечательные регламенты и все у вас наладиться, то это далеко от истины.
2. Очень часто JD не пишется за один раз. Я уже говорил, что наполнение должностной инструкции зависит от различных документов в компании: стандартов предприятия, описания бизнес-процессов, финансовой политики и т.д. Поэтому это, как правило, итерационный процесс. То есть поменяли одно, должно поменяться и другое. И за несколько проходов, вы получаете нечто похожее на правду.
Более того, необходимо взять за правило: ежегодно выбрасывать все ваши должностные инструкции и садиться писать новые! Хорошо, если менеджер занимает активную позицию и периодически делает обзор должностных обязанностей, выполняемых им и его сотрудниками, чтобы увидеть, как меняется их работа, не дожидаясь, пока возникнут проблемы. На практике же все обстоит иначе: ситуация поменялась, а регламенты остались прежними.
3. Степень детализации JD должна находиться в прямой зависимости от принятой корпоративной культуры и общепринятого языка в компании. У нас в компании не приняты долгие рассуждения и длинные планерки: хочешь высказаться – напиши на корпоративном форуме, нет – иди займись делом. Поэтому меня, к примеру, бесят должностные инструкции объемом более 10 страниц. Все мои JD умещаются в объем 3-5 страниц машинописного текста шрифтом 13-го размера с одинарным межстрочным интервалом. Он это-то не может запомнить, а вы ему на 20 листах мелким шрифтом. Зачем? Он все равно все это не запомнит, а значит и следовать не будет.
В мою бытность стажировки в Японии я видел одну должностную инструкцию объемом 200 (!) страниц. И это-то их иероглифами. Там было, правда, предусмотрено все, даже как долго по времени он может расстраиваться на работе, если умрет любимая кошка двоюродной сестры его бабушки. Но поверьте мне, сколько бы вы не детализировали, все равно останутся нераскрытые моменты.
Альберт Волосский
Опубликовано 18.01.11.