Ревизор из трудовой инспекции: какие документы подвергнутся атаке?

Плановые проверки, которые осуществляют специалисты из Государственной инспекции по труду, проводятся не чаще одного раза в два года. Однако контролеры обязаны будут навестить компанию «во внеурочный час», если какой-либо ее сотрудник «настучит» в инспекцию о своих нарушенных правах. Какие документы в ходе ревизии может запросить пытливый контролер?

Трудовую инспекцию может заинтересовать обширный список документов кадрового делопроизводства, а именно:

1. Уставные документы
2. Штатное расписание
3. Трудовые договоры
4. Трудовые книжки
5. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
6. Правила внутреннего трудового распорядка
7. Положение об оплате труда
8. Положение о защите персональных данных
9. График сменности
10. График отпусков
11. Приказы по личному составу (приказ о приеме, приказ на увольнение, приказ на отпуск, приказ о переводе)
12. Личная карточка (форма Т2)
13. Табель учета рабочего времени
14. Правила и инструкции по охране труда
15. Должностные инструкции

Проблема спешного сбора комплекта документов, который бы полностью устроил представителей трудовой инспекции, особенно актуальна сейчас, в условиях кризиса, когда компании, подчас без лишних сантиментов и, что еще хуже, не желая соблюдать все установленные законодательством нормы, увольняют сотрудников десятками, а то и сотнями. Любой более или менее подкованный в правовых вопросах работник, посчитавший, что его права ущемили, непременно обратится за их защитой в Гострудинспекцию, а значит, организации стоит в любой момент ждать не слишком приятных в общении «гостей». Все усугубляется тем, что, согласно статье 360 Трудового кодекса, они имеют законное право не предупреждать предприятие о проверке, если сочтут, что соответствующее уведомление способно исказить ее результаты.

Без грифа «секретно»

Итак, во-первых, блюстители трудового порядка затребуют учредительные документы, а также те, в которых определена специфика деятельности компании. Это устав, учредительный договор, а также лицензии и специальные разрешения.

Не оставят инспекторы без внимания и локальные нормативные акты, которые должны быть в наличии вне зависимости от «профиля» организации. К ним, к примеру, относятся правила внутреннего трудового распорядка (а если на предприятии установлен режим ненормированного рабочего дня, то еще и Перечень должностей и профессий тех сотрудников, которым выпало трудиться по такому графику), положение о защите персональных данных сотрудников, штатное расписание, график отпусков, положение об оплате труда и премировании, и, наконец, инструкция об охране труда.

Третий блок столь необходимых контролерам бумаг – это локальные нормативные акты, которые соответствуют специфике деятельности компании. Так, непременно будут запрошены документы, регламентирующие нормы труда, порядок проведения аттестации персонала, а также условия и размеры возмещения «командировочных» расходов. Кроме того, придется представить график сменности в тех случаях, если работа организации выстроена по соответствующему расписанию. Проверяющие не позволят бизнесмену или его подчиненным «забыть» о документах, устанавливающих выплату материального вознаграждения за труд в нерабочие и праздничные дни.

Несомненно, их заинтересуют и договорные документы, к категории которых можно отнести трудовые договоры (и дополнительные соглашения к ним), соглашения сторон, договоры об индивидуальной материальной и полной коллективной (бригадной) ответственности, коллективный договор. Не оставят инспекторы без внимания приказы по основной деятельности компании, а также по личному составу, заявления работников, служебные записки, протоколы, акты, а также те бумаги, которые сотрудники предъявляют работодателю в процессе трудовой деятельности (решения суда, медзаключения и так далее).

Долг платежом красен

Гострудинспекция, как отмечают эксперты журнала «Консультант», интересуется и первичными учетными документами – по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда. Проверке подвергнутся личные карточки сотрудников, табели учета проведенного ими на работе времени, записки-расчеты, выданные при предоставлении отпусков и увольнении, зарплатные ведомости за последние три месяца, «больничные» листы. Особого внимания удостоится справка об имеющейся у предприятия задолженности перед персоналом по зарплате и другим выплатам или о ее отсутствии.

Не исключено, что ревизоры затребуют трудовые книжки работников. Ну и, наконец, представителям компании, отвечающим за гладкое проведение проверки, стоит максимально внимательно отнестись к хранению и представлению так называемых регистрационных учетных форм. Это и документы, которые бы подтверждали ознакомление персонала с локальными нормативными актами, изданными за подписью работодателя, и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек, а также книга регистрации приказов по личному составу, трудовых договоров, личных карточек сотрудников компании.

Только будучи готовыми в любой момент собрать всю эту кипу документов, оформленных надлежащим образом, и представить ее в распоряжение контролера из Государственной инспекции труда, можно надеяться на неприменение санкций к компании, решившейся на сокращение персонала в условиях экономического кризиса.