Как выбрать кассовый аппарат?
Как правильно выбрать кассовый аппарат, оптимальный для вашей сферы деятельности? Чем отличаются эти устройства? И как не потратить лишние деньги, купив дорогую модель, в которой нет необходимости?
В момент оплаты товаров (работ, услуг) наличными или платежной картой покупателю выдается кассовый чек. Отступить от этого требования можно только в двух случаях. Первый - когда предприниматель осуществляет определенные виды деятельности. Они перечислены в статье 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ, сюда входят продажа газет, журналов, лотерейных билетов, торговля на рынках с открытых прилавков, разносная мелкорозничная торговля и др. Второй - при оказании услуг физлицам коммерсант вправе вместо чека выписывать бланки строгой отчетности. Таковыми являются квитанции, билеты, талоны, путевки, абонементы и другие документы, форма которых утверждена Минфином России. Во всех остальных случаях ККМ обязательна. За ее неприменение штраф составит от 3000 до 4000 рублей (ст. 14.5 КоАП РФ).
Если названные выше ситуации к вам не относятся либо вы не хотите применять бланки, поскольку у вас много клиентов и выписывать их просто некогда, или вы оказываете услуги юридическим лицам, тогда придется приобретать кассовый аппарат.
Избранные кассовые аппараты
Выбирать следует из моделей ККТ, включенных в государственный реестр и снабженный электронной контрольной лентой защищенной (ЭКЛЗ). Выполнение этого требования подскажет название кассы - в нем (при наличии ЭКЛЗ) должна присутствовать буква «К». Далее круг сужается в зависимости от вида деятельности: торговля, услуги, отели и рестораны, торговля нефтепродуктами. Для каждого из них существуют свои кассовые аппараты, правда, некоторые применяются в нескольких сферах. В какой отрасли допустима та или иная касса, можно узнать из реестра ККТ (приложение к письму Минпромэнерго России от 28 ноября 2005 г. № БА-857/16) или его технического описания.
Теперь переходим к характеристикам самих касс в избранной группе. Существует четыре типа ККМ. Самые простые, с относительно небольшим набором дополнительных функций - автономные и пассивные системы. Более сложные кассовые аппараты, которые работают только в связке с компьютером - это активные системные ККМ и фискальные регистраторы. Диапазон операций у них весьма широк, а начальная цена порядка 30 тыс. рублей. Они удобны для крупных магазинов с большим потоком клиентов. Небольшим торговым точкам свой выбор целесообразнее остановить на кассах первого и второго типов. Помимо цены, которая колеблется в пределах от 11 до 16 тыс. рублей, к их достоинствам можно отнести малые габариты и относительную простоту использования, соответственно не потребуется длительное обучение продавцов.
На решение повлияют нюансы
Выбор модели ККМ зависит от цели приобретения. К примеру, для курьерской доставки, в том числе интернет-магазинов, потребуется небольшой аппарат. Многие нередко поступают так: чтобы не нагружать курьеров, чек печатают в офисе. В этом случае есть риск штрафа за неприменение, поскольку чек должен пробиваться в момент оплаты. Здесь альтернативы, к сожалению нет. Среди касс самая маленькая и легкая Элвес-Микро-К (232 х 116 х 75 мм, 0,9 кг), причем применять ее можно как в торговле, так и при оказании услуг. Среди ее недостатков можно назвать жесткую клавиатуру, требующую четкого нажатия, что не удобно при большом потоке покупателей. Кроме того, ошибочно пробитые чеки не аннулируются. Но все это не мешает аппарату быть популярным, так как другие автономные модели значительно тяжелее.
Для других сфер деятельности придется поискать компромисс.
Первое ограничение - место для размещения ККТ. В небольшой магазинчик, или палатку подойдут кассовые аппараты средние и по весу, и по габаритам, к примеру, серии Микро или Орион. Далее вспомните об электросети, точнее о перепадах напряжения, поскольку в результате внезапного отключения тока касса может блокироваться. Ее придется везти в ЦТО, соответственно, если аппарат в магазине единственный, то работа будет приостановлена на неопределенный срок. Так что, когда сеть неустойчива, стоит подумать либо об автономном аппарате, либо выбрать модель, которая не чувствительна к перепадам напряжения за счет встроенного или присоединяемого блока. Кстати, некоторые кассы работают от автомобильного аккумулятора. Такие будут хорошим решением для автолавок.
Отследить работу каждого из кассиров позволяет опция «число кассиров». При этом для каждого устанавливается свой пароль, так что выяснить автора той или иной ошибки будет проще. Рядом с названным показателем обычно указывается «число отделов (секций)» - функция помогает вести раздельный контроль продаж по группам товаров. Для более детального учета продаж можно использовать встроенную базу памяти, минимальный объем которой порядка ста наименований, но иногда ее можно расширить за счет дополнительных устройств. Использовать такую базу удобнее при наличии сканера.
Показатель - скорость печати чека. Он не столь важен, но упускать его из виду было бы ошибкой. Вряд ли клиенты при покупке, скажем 4-5 наименований, будут рады потратить время, пока кассир пробьет чек. Рассматриваемым моделям ККТ далеко до скоростей фискальных регистраторов (40 строк/с и выше), но если в среднем один покупатель единовременно осуществляет 2-3 покупки, лучше выбрать аппарат, печатающий порядка 8 строк в секунду.
Еще одна деталь - подключение периферийных устройств. Большинство из рассматриваемых нами систем могут быть дополнены электронными весами и сканером штрих-кода. Последний значительно сократит время обслуживания покупателей. Но такая экономия потребуется только при большом потоке клиентов или значительном номенклатурном объеме. Есть и более «продвинутые» модели, допускающие подключение ПК, что увеличивает их возможности, в частности объем памяти, обработки сведений по движению товаров. А также считывателя электронных банковских карт. Если вы планируете применять разные формы оплаты, стоит обратить внимание на такой пункт.
Параметр, о котором нередко забывают - рабочие температуры. Свое значение он приобретает, когда кассу планируется установить в открытом или плохо отапливаемом павильоне. Большая часть моделей ККТ допускает весьма широкий диапазон температур, хотя есть среди них и «теплолюбивые», например Штрих-Мини-К.
Вариант «подешевле»
При покупке кассового аппарата можно сэкономить, если приобрести его в ЦТО с одновременным заключением договора на обслуживание. Обычно техцентры предоставляют скидку порядка 1-2 тыс. рублей, а многие даже самостоятельно регистрируют кассу в налоговой. Но в тоже время ЦТО продают не все модели, а лишь некоторые, параллельно обслуживая больший круг ККМ.
Другой вариант - взять кассу в аренду, при этом арендодатель должен снять аппарат с учета в налоговой, а арендатор - зарегистрировать его в своей инспекции либо приобрести кассовые аппараты, использованные ранее. Но учтите, и в том, и в другом случаях придется потратиться на новую ЭКЛЗ, приблизительная стоимость которой составляет от 3,5 до 4 тыс. рублей, и заключать договор с ЦТО.
Напоследок отметим, при выборе ККТ не стоит гнаться за дополнительными сервисными функциями. Практика показывает, что многие из них зачастую игнорируются. Кроме того, чем больше операций способна выполнить машина, тем сложнее освоить работу на ней, осуществлять программирование. Да и не нужен сложный аппарат, например, при торговле в палатке или контейнере.
На заметку
Если у ККТ нет функции возврата (аннулирования), тогда на ошибочные чеки поставляется штамп «Погашено» или печать предпринимателя, далее они наклеиваются на лист бумаги и подшиваются в папку вместе с формой КМ-3 (утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132). В последней указываются номер и сумма по ошибочным чекам.
Памятка
К неприменению и, соответственно, штрафу по статье 14.5 КоАП РФ, приравниваются фактическое неиспользование ККМ (в том числе ее отсутствие), применение кассы, не зарегистрированной в налоговой инспекции либо не включенной в Госреестр, либо без фискальной памяти, либо в нефискальном режиме, либо с поврежденным блоком памяти. А также отсутствие (повреждение) пломбы ЦТО, пробитие чека с указанием суммы меньшей, чем заплатил покупатель (постановление ВАС РФ от 31 июля 2003 г. № 16).
К ответственности привлекаются сами предприниматели, но законодательство не запрещает требовать возмещения уплаченной суммы от продавца, фактически допустившего нарушение (письмо ФНС от 13 июня 2006 г. № ММ-6-06/597@).
Справка
ЭКЛЗ (электронная кассовая лента защищенная) – это блок фискальной памяти для хранения информации о проводимых операциях. Раз в 12 месяцев необходимо его менять, о чем кассовые аппараты напомнят владельцам через 11 месяцев после начала работы на кассе. Для этого сначала нужно получить разрешение в инспекции, а потом обратиться в ЦТО, где произведут замену. Далее необходимо зафиксировать смену ЭКЛЗ в инспекции, куда необходимо принести весь комплект бумаг, полученный в ЦТО. Налоговый инспектор обязан сделать пометку в карточке регистрации ККМ и в журнале кассира-операциониста. Использованная ЭКЛЗ хранится в течение пяти лет.