Трудовая проверка: как избежать наказаний

Любая проверка контролирующих служб является для компаний ответственным моментом и сильным отвлекающим фактором. Сейчас мы поговорим о проверках Роструда, чтобы вы имели возможность заранее узнать о том, что в первую очередь проверяют инспекторы, и как подготовиться к этому.

На каждого работодателя возлагается обязанность по соблюдению норм трудового законодательства. Контролирует выполнение данных требований Роструд. Он осуществляет проверки в отношении юрлиц любой формы собственности и организационно-правовой формы, а также физлиц, в трудовых отношениях с которыми состоят работники.

Проверка, которая проводится инспекцией труда, также как и любая другая, отнимает много сил и времени. Чтобы избежать излишней траты времени и нервотрепки, лучше всего подготовиться заранее (привести в порядок трудовые документы, проверить соблюдение требований законодательства об охране труда и т. д.). Также не помешает узнать о том, что могут проверять инспектора, какие мероприятия вправе проводить и на каких основаниях.

Формы контроля

В соответствии с положениями Федерального закона № 294-ФЗ трудовая инспекция может проводить как плановые так и внеплановые проверки. Они в свою очередь делятся на документарные и выездные.

Роструд или его территориальные органы проводят документарную проверку по месту своего нахождения. В ходе данного мероприятия инспектора проверяют документы юрлица, в которых содержаться сведения об организационно-правовой форме фирмы, а также ее права и обязанности. Проверяя предпринимателя, сотрудники Роструда подвергают очень четкому анализу документацию, связанную с осуществляемой деятельностью и с исполнением требований законодательства о труде.

Во-первых, могут запрашиваться документы, которые подтверждают трудовые отношения. Например, трудовые договоры, трудовые книжки (книгу учета движения книжек), приказы о приеме и увольнении, штатное расписание, должностные инструкции и т. д.

Во-вторых, нормативные акты, издаваемые работодателем. К ним относятся коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, инструкции по охране труда и т. д. Представляются данные бумаги в оригиналах с документами, которые подтверждают, что работники с ними ознакомлены.

В-третьих, проверяется документация, связанная с учетом рабочего времени и отдыха (табель учета рабочего времени, графики отпусков, больничные, приказы об отпуске и т. д.).

В-четвертых, трудовая инспекция интересуется оплатой труда на предприятии. У работодателя могут запросить расчетные листки, лицевые счета работников, платежные ведомости на выплату заработной платы и т. д.

При этом инспекторы не имеют права требовать у работодателя документы, которые могут быть получены от иных органов государственного контроля либо органов муниципального контроля.

Если при документарной проверке трудовая инспекция не удостоверилась в полноте и достоверности сведений, которые содержались в документации проверяемого или не возможно оценить, как выполняются требования законодательства, то назначается выездная проверка.

При проведении выездной проверки, в первую очередь, рассматривают все сведения, которые содержатся в документах, соответствие рабочих мест количеству сотрудников и т. д,. Во-вторых, проверяют состояние используемых территорий, зданий, помещений, оборудования, транспортных средств, производимых и реализуемых товаров. В-третьих, устанавливают, какие меры предпринимаются для исполнения обязательных требований законодательства.

Все по плану

Большинство проверок, которые проводит Роструд, являются плановыми. Каждый год составляется план, в котором определяются работодатели которых необходимо проверить. Форма проведения проверки (документарная или выездная) будет использоваться определяется при составлении плана.

Плановая проверка проводится по истечении трех лет с момента:

При этом данный список является закрытым, то есть инспекторы не могут по каким-либо иным основаниям назначить проверку.

В соответствии с приказом Роструда от 28 октября 2010 г. № 455 плановые мероприятия, осуществляемые инспекторами, могут носить как комплексный так и тематический характер.

Комплексная проверка представляет собой контроль по соблюдению требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (как по комплексу вопросов охраны труда, так и по комплексу общих вопросов и особенностей трудового законодательства);

При проведении проверок тематического характера проверяют выполнение того или иного раздела трудового законодательства, например соблюдение порядка заключения коллективных договоров и внесения в них изменений и дополнений, выполнение требований законодательства об оплате труда, ведение трудовых книжек, условия труда работников особых категорий и т. д.

Чтобы начать проверку, руководитель контролирующего органа должен издать распоряжение, которое составляется по форме, утвержденной приказом Минэкономразвития России от 30 апреля 2009 г. № 141. В распоряжении обязательно указывают номер, дату, наименование территориального органа Роструда, должностное лицо, уполномоченное провести проверку, сроки, основания, форма проведения проверки, наименование юрлица или ФОИ предпринимателя.

С копией распоряжения также направляют мотивированный запрос с требованием представить необходимые для рассмотрения в ходе документарной проверки документы или их копии.

Работодатель должен быть уведомлен о проведении плановой проверки не позднее чем в течение трех рабочих дней до начала ее проведения. Уведомление может быть направлено различными способами, например посредством направления копии распоряжения заказным письмом с уведомлением о вручении, вручения под роспись копии распоряжения уполномоченному представителю проверяемого лица, направления копии распоряжения факсом.

При направлении уведомления заказным письмом работодатели, отказавшиеся от получения направленных материалов или не явившиеся за их получением, несмотря на почтовое извещение, признаются извещенными надлежащим образом.

Если форма проверки документарная, то в течение десяти рабочих дней со дня получения мотивированного запроса проверяемое лицо обязано представить на проверку истребуемые документы.

Вы не ждали, а они пришли

Внеплановые проверки назначаются в промежутках между плановыми. Основаниями для их назначения являются:

Данные обстоятельства являются обязательными основаниями для проведения проверки. Однако если обращение не позволяет установить лицо, обратившееся в Роструда или не содержит сведений о фактах возникновения угрозы или уже произошедшего причинения вреда жизни, здоровью граждан (невыплата заработной платы, непредоставление отпусков и т. д.), оно не может являться основанием для проведения проверки.

О проведении проверки работодатель должен быть уведомлено не менее чем за 24 часа до ее начала, если основаниями для нее являются первое и третье из указанных выше оснований.

Внеплановые выездные проверки, основанием которых является возникновение угрозы или уже произошедшее причинение вреда жизни и здоровью граждан, подлежат согласованию с органами прокуратуры. Если основанием незапланированной проверки признается причинение вреда жизни или здоровью граждан, в связи с необходимостью принятия неотложных мер, Роструд может приступить к проверке незамедлительно. Однако в данном случае инспекторы обязаны известить прокуратуру об осуществлении мероприятий по контролю в течение 24 часов.

Вы к нам надолго?

По общему правилу срок проведения проверки Рострудом не должен превышать 20 рабочих дней. Но существуют исключения, которые относятся к субъектам малого предпринимательства для которых срок проведения плановой проверки является:

Обратите внимание, что при проведении внеплановой выездной проверки, а также любой документарной проверки субъектов малого предпринимательства вышеназванное правило не действует, а применяется общеустановленное (20 рабочих дней).

В случае наличия филиалов срок проверки устанавливается специально для каждого подразделения, но общий срок не может быть выше 60 рабочих дней.

При необходимости трудовая инспекция может продлить сроки проверки, но не более чем на 20 рабочих дней, а в отношении малых предприятий и микропредприятий - не более чем на 15 часов для продления сроков принимается решение, которое должно быть доведено до сведения работодателя не менее чем за три рабочих дня до окончания срока проведения проверки. Обратите внимание, что продление срока внеплановой и документарной проверок не допускается.

Проверка должна быть прекращена, если отсутствуют основания для ее проведения, предмет внеплановой проверки не соответствует полномочиям органов Роструда, либо проведение проверки противоречит требованиям законодательства.

Оставьте «отзыв»

По итогом проведенной проверки представители Роструда составляют акт. Данный акт оформляется в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, один из которых с копиями приложений вручается полномочным представителям работодателя под расписку об ознакомлении либо об отказе от ознакомления с актом проверки. В случае отказа ознакомиться с актом, он может быть направлен заказным письмом с уведомлением о вручении.

В акте указывают, какие документы были затребованы и какие нарушения выявлены. К нему могут прилагаются протоколы проведенных исследований и экспертиз, объяснения работников, ответственных за нарушение требований законодательства и т. д.

В случае не согласия с выводами содержащимися в акте работодатель может обжаловать его в течение 15 дней. Для этого необходимо представить в соответствующий орган письменные возражения.

И.Р. Светличная, юрист